Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Bu ürün artık mevcut değil.

Genel Bakış

Yaşadığımız dijital çağda bile, birçok işletme her gün posta ve faks yoluyla aldıkları veya oluşturdukları kağıt dokümanlarla baş etmenin yollarını aramaya devam ediyor. Çok sayıda ofis bu dokümanların SharePoint veya Windows klasörleri gibi doküman klasörlerinde arşivlenebilecek şekilde yakalanması için karmaşık ve çok aşamalı süreçlerden yararlanıyor. Bunun sebebi bazı işletmelerin hala doküman iş akışı otomasyonunun çok maliyetli, karmaşık ve zaman alan bir işlem olduğuna inanmaları olabilir. SharePoint'e yönelik Xerox ConnectKey; kurulumu ve kullanımı çok kolay, eskisinden de hesaplı yüksek üretkenlikli iş akışı çözümü ile bu duruma son veriyor.

SharePoint'e yönelik Xerox ConnectKey; kağıt dokümanlarınızı tarama, yakalama ve depolama yönteminizi basitleştiren ve düzenleyen bir iş akışı güçlendirme çözümüdür. Xerox çok fonksiyonlu yazıcınız ile dokümanlarınızı aynen bilgisayarınızdan yaptığınız gibi doğrudan uygun doküman klasörüne gönderebilirsiniz. Çok fonksiyonlu yazıcıdan taramadan önce klasöre göz atabilir, dokümanı adlandırabilir ve önemli endeksleme bilgilerini girebilirsiniz. Windows klasörlerine olduğu kadar SharePoint'e de doküman yakalama ve gönderme esnekliği sağlayan ConnectKey, kağıt dokümanlarını arşivlemesi ve paylaşması gereken tüm ofisler için doğru çözüm.

Önemli Özellikler

Basit: Kurulumu, kullanımı ve bakımı çok kolay

  • Yapılandırıcı tabanlı kolay kurulum sayesinde hemen çalışmaya başlarsınız.
  • Kurulum aşamaları tek tıkla SharePoint ve Windows klasörlerini görmenize ve olanak tanır ve bunları Xerox çok fonksiyonlu yazıcınızın kullanıcı arayüzü paneline ekler.
  • SharePoint ortamınızla tam entegre olarak çok fonksiyonlu yazıcı deneyiminizin aynen bilgisayardaki gibi olmasını sağlar.
  • Dinamik klasör tarama sayesinde doküman yakalama ve gönderme akışlarını olağanüstü kolaylaştırır, böylece dokümanlarınız doğruca yazıcı üzerinden adlandırılabilir, endekslenebilir ve istenen konuma gönderilebilir.
  • Sezgisel "Anasayfaya Tara" iş akışını destekleyerek ofis çalışanlarının "Anasayfa" rehberlerine taramalarına olanak sağlar.
  • Küçük ila orta ölçekli işletmeler için idealdir.

Akıllı: Otomatik iş akışı güncellemeleri

  • Müşteri sorgulamalarında, uyumluluk denetimlerinde veya hızlı ve doğru bilgi edinimi gerektiren her durumda önemli işletme bilgilerinin bulunabilmesi için taradığınız dokümanları metin araması yapılabilen PDF dokümanlarına dönüştürün.
  • Microsoft Word ve Excel dosyalarınızı doğru şekilde dijital ortama aktararak zaman kazanabilir ve ofis personelinin dokümanlarla çalışmasını kolaylaştırabilirsiniz.
  • "Anında Hazır" (Ready-Now) iş akışları çok fonksiyonlu yazıcınızın daima güncel olmasını sağlar. Sunucunuzdaki SharePoint veya Windows doküman klasörlerinde yapılan değişiklikler otomatik olarak çok fonksiyonlu yazıcıda da yapılır.

Esnek: Hem SharePoint hem de Windows klasörlerine gönderme

  • Tercih edilen doküman klasörlerine doğrudan kanal olarak Xerox çok fonksiyonlu yazıcıyı kullanın, donanımınızdan ve SharePoint yatırımlarınızdan en fazlasını alın.
  • Çok fonksiyonlu yazıcınızda etkinleştirebileceğiniz tarama klasörlerinin sayısında sınırlama yoktur.
  • SharePoint 2007 ve daha sonraki ortamlarda çalışır.
  • PDF, PDF/A, Aranabilir PDF, JPEG, Tiff, MS Word ve Excel dosyaları oluşturun.

Sorunlarınız

Kağıt yoğun ortamlarla özdeşleşen en yaygın sorunlar; yüksek maliyetler, hatalar, uyumluluk zorluğu ve eski dokümanları yeniden oluşturmaktır.

Önemli Zorluklar

  • Son sektörel verilere göre; dijital içerik üretmek için kullandığımız tüm yeni yöntemlerle ofislerimiz hiç olmadığı kadar kağıt yükü altında ve birçok ofis bunları yönetmenin ve düzenlemenin yollarını arıyor.
  • Çoğu ofisin yazıcıdan istenen doküman klasörüne giden direkt bir hattı bulunmuyor ve bu da hataları kaçınılmaz kılan, zaman kaybettiren ve maliyetli bir çok aşamalı süreçle sonuçlanıyor.
  • Taranan dokümanlar tipik olarak arama yapılamayan PDF'lerdir ve bu da gerektiğinde önemli işletme bilgilerinini bulunmasını neredeyse imkansız kılar.
  • Her gün daha fazla şirket resmi mevzuata uyumluluk koşullarıyla karşılaşıyor ve önemli bilgilerin kolayca bulunması gerekiyor ki kağıt dokümanlarla veya yapılandırılmamış dijital dokümanlarla bu neredeyse imkansız oluyor.
  • Eski kağıt dokümanları yeniden kullanma ihtiyacı genellikle bilgisayarın başına oturup tüm belgeyi baştan yazmak anlamına geliyor ki bu da hem zaman kaybı hem de maliyetli bir yöntem.

Xerox'un Çözümleri

Daha Üretken Olun

  • Akıllı ve sezgisel iş akışlarıyla aşamaları kısaltın ve zaman kazanın
  • Epostaya tarama ve tüm diğer ekstra aşamalardan kurtulun, doğrudan Xerox çok fonksiyonlu yazıcıdan istediğiniz konuma tarama yapın.
  • Hataları azaltın ve uyumluluğu artırın
  • Tek bir butona basarak eski dokümanları yeniden oluşturun

Maliyetleri Azaltın

  • Vakit nakittir. Doğru ve kolay iş akışlarıyla ofisinizde daha çok işi daha hızlı halledecek, hataları azaltacaksınız
  • Dokümanlarınızı doğruca paylaşılan klasörlere göndererek kargo ve faks maliyetlerini azaltın
  • Kağıt dokümanlarınızı kolayca arşivleyerek fiziksel depolama alanlarını azaltın
  • Alması ve sahip olması kolaydır; kullanıcı lisansı gerektirmez, çok fonksiyonlu yazıcı başına uygun şekilde ücretlendirilir

Güvenliği Sağlayın

  • ConnectKey veri kaybını azaltan şifreleme ve güvenli iletim özelliklerine sahip güvenli tarama teknolojisine dayanır
  • Microsoft Active Directory ve çok fonksiyonlu yazıcı giriş şemaları ile entegre olarak kullanıcıların yalnızca kendi görevleri için önemli iş akışlarını görmelerini sağlar

Çevresel Sürdürülebilirlik İnisiyatiflerinizi Destekleyin

  • Akıllı yakalama ve gönderme özelliği, pahalı kağıt dokümanları azaltmanızı sağlar
  • Almanız gereken fotokopi sayısını azaltarak elektrik, kağıt ve toner tasarrufu yapın
  • Diğer iş yerlerine, bayilere ve iş ortaklarına gönderilen dokümanları azaltarak karbon ayak izinizi düşürün

Neden Xerox'u Seçmelisiniz?

Çoklu doküman klasörlerine gönderim yapan birçok benzer ürünün aksine, SharePoint için ConnectKey, özellikle SharePoint kullanıcıları düşünülerek tasarlanmıştır.

  • Çok fonksiyonlu yazıcı, kullanıcıların bilgisayarda gördükleri SharePoint kitaplıklarının aynısını üretecek şekilde tasarlanmış olup, ConnectKey'e olağanüstü sezgisel bir kullanım sağlamıştır
  • Çok fonksiyonlu yazıcıdaki dinamik klasör tarama, kullanıcıların bir adımda istenen konuma tarama yapmasını sağlayarak SharePoint kullanıcı deneyimini daha da güçlendirir
  • SharePoint ile çalışıyorsanız basit PDF oluşturmanın ötesine geçmeniz gerekir. ConnectKey eski Microsoft Word ve Excel dokümanlarını tek bir butonla yeniden oluşturma imkanı sunar
  • Eğer kullanıcılarınız için 'Anasayfaya Tarama" klasörleri oluşturduysanız, ConnectKey bu konumlar için kolayca iş akışları oluşturmanızı ve çok aşamalı şablon oluşturma işlemlerinden kurtulmanızı sağlar

Kaynaklar