YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers

YSoft SafeQ

Controlar, proteger, escalar e otimizar os serviços de impressão na sua organização

O YSoft SafeQ é um conjunto de soluções modulares de gestão de impressão empresarial a nível mundial, que permite às organizações assumir o controlo do ambiente de impressão, reduzir custos, aumentar a segurança e a conformidade dos seus documentos, melhorar a produtividade no escritório e, ao mesmo tempo, minimizar o impacto ambiental da impressão.

Independentemente de a sua organização ser um grande banco, uma companhia de seguros, uma universidade, uma pequena empresa independente ou uma organização sem fins lucrativos ou governamental, o YSoft SafeQ permite-lhe o acesso e controlo total do seu ambiente de impressão, em conformidade com uma administração empresarial. Todas as informações recolhidas ajudam o seu back office a trabalhar de forma mais inteligente e eficiente.

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Principais funções

  • O Print Roaming permite-lhe uma impressão simplificada onde e quando pretender. Independentemente do edifício, campus, cidade ou continente para o qual está a viajar, poderá aceder à sua tarefa de impressão em segurança!
  • A Impressão baseada em regras permite-lhe definir as políticas de impressão das suas organizações com base na acessibilidade do utilizador e na administração de impressão empresarial.
  • A Autenticação promove um acesso seguro às suas impressoras e fotocopiadoras. Apenas os utilizadores autenticados têm acesso a estes dispositivos.
  • Os Relatórios fornecem relatórios consolidados e detalhados por utilizador, departamento e/ou dispositivo para determinar a alocação de custos, o consumo, a utilização e a eficiência do seu ambiente de impressão. Pode aceder facilmente a relatórios pré-definidos ou personalizados e estes podem ser apresentados através da Web ou de uma folha Excel.
  • A Impressão móvel permite impressões móveis e na Web simplificadas e seguras a partir de qualquer dispositivo (Smartphones/iPads/Portáteis), sem a necessidade de instalar software adicional e controladores de impressão.
  • A Gestão de digitalização permite digitalizações simples e seguras com um só clique, que podem ser enviadas para o seu e-mail ou uma pasta pré-definida. Os fluxos de trabalho de digitalização podem ser personalizados e integrados totalmente nos processos empresariais existentes.
  • O Crédito e faturação é um serviço pago de gestão personalizada para impressões, utilizado particularmente na educação e em centros de cópias. Esta funcionalidade confere outra dimensão aos seus relatórios de impressão, ao alocar custos a clientes ou projetos específicos para controlar e cobrar os mesmos.
  • Os Serviços profissionais garantem um design e processos de entrega simplificados, bem como uma fácil utilização do conjunto de soluções do YSoft SafeQ através da nossa estrutura padronizada de Excelência Operacional Global (GOE).
  • A Subscrição de software oferece um baixo custo de entrada inicial para a solução YSoft SafeQ, onde apenas paga o número de dispositivos que estão a ser utilizados.
A maioria das organizações não sabe quanto gasta em custos relacionados com impressão ou como são utilizadas as respetivas impressoras. Isto dificulta a otimização do ambiente de impressão e a identificação de oportunidades para a conformidade com padrões de segurança, a redução de custos e o aumento da produtividade.

O YSoft SafeQ oferece soluções comprovadas para a monitorização e gestão de todos os ambientes de impressão, de forma a reduzir os custos, aumentar a eficiência do fluxo de trabalho, proteger dados e proteger o ambiente.

Principais desafios

  • Custo de impressão desconhecido. Um controlo pouco eficaz e a ausência de relatórios centralizados dificulta a otimização do ambiente de impressão e a identificação de desperdícios.
  • Fluxos de trabalho ineficazes. Os utilizadores têm de realizar tarefas adicionais que resultam em tempo perdido e numa baixa produtividade.
  • Produtividade reduzida. O facto de os utilizadores se verem impossibilitados de imprimir na impressora mais conveniente da organização e de iniciar tarefas de impressão remotamente ou quando se encontram em viagem reduz a sua produtividade.
  • Custos não recuperados. A atribuição incompleta de tarefas de impressão a clientes e departamentos resulta em custos faturáveis que não são recuperados.
  • Riscos de segurança. Os dados confidenciais podem ser expostos a pessoas não autorizadas e podem resultar em violações de conformidade.
  • Prejudicial para o ambiente. O desperdício de papel, de consumíveis e de energia resulta em custos desnecessários e enfraque as responsabilidades sociais empresariais (RSE) de uma organização.
  • Administração morosa. A implementação e gestão contínuas (incluindo as funções e os direitos de acesso de utilizadores) são difíceis, ineficazes e demoram a ser administradas.
A solução de gestão de impressão empresarial do YSoft SafeQ integra-se totalmente com as impressoras Xerox para tirar partido das vantagens Xerox e fazer com que o ambiente de impressão se torne mais inteligente, controlado, seguro, produtivo e económico.
  • Controlo detalhado que reduz os custos de impressão – relatórios centralizados e abrangentes de cada impressão, cópia e digitalização que permitem um melhor controlo de custos por parte da sua organização.
  • Os fluxos de trabalho simplificados permitem que os utilizadores imprimam, copiem e digitalizem usando os menus simples de ecrã tátil em qualquer impressora da sua organização.
  • Maior produtividade – os utilizadores podem imprimir na impressora mais conveniente da organização e enviar tarefas de impressão remotamente graças à impressão móvel.
  • A contabilidade de projetos com múltiplos níveis permite que sejam atribuídas tarefas a clientes ou departamentos para faturações e orçamentos mais precisos.
  • A autenticação do utilizador e a impressão segura protegem dados confidenciais e ajudam a garantir a conformidade regulamentar.
  • Os benefícios ambientais incluem uma utilização reduzida de papel e de toner e a capacidade de controlar a utilização reduzida dos recursos naturais.
  • Uma administração simplificada, com gestão centralizada em todo o ambiente de impressão – desde a implementação à definição de regras, funções e direitos.

Porquê escolher a Xerox?

Com a Xerox e o YSoft SafeQ, terá um controlo sem precedentes sobre o seu ambiente de impressão.
  • Otimize o ambiente de impressão. A gama completa de impressoras multifunções da Xerox, combinada com os relatórios abrangentes do YSoft SafeQ, permitem que a sua organização implemente um ambiente de impressão adequado e mais eficiente.
  • Proteja informações. A autenticação de utilizador simplificada nas impressoras da Xerox, as filas de impressão seguras, a impressão baseada em regras e as funções de utilizador garantem que os seus documentos e informações confidenciais estão sempre protegidos.
  • Dê mais liberdade aos seus funcionários. Os utilizadores podem beneficiar das capacidades das impressoras Xerox na sua totalidade, graças às funcionalidades simplificadas do YSoft SafeQ que tornam a impressão, a cópia e a digitalização mais fáceis e convenientes, como é o caso da impressão remota, pastas favoritas, impressão móvel a partir de qualquer local e muito mais.
  • Reduza os custos. As impressoras eficientes da Xerox e a solução de gestão de impressão do YSoft SafeQ ajudam a sua organização a eliminar desperdícios de todos os tipos com uma melhor contabilidade de custos, menos tarefas de impressão desnecessárias e maiores poupanças ambientais.
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

Impressoras Multifunções / All In One

  • Memória: 2 GB de RAM livre; 4 GB recomendados
  • Disco rígido: 20 GB
    Ligação apropriada ao armazenamento (por exemplo, com um débito de, pelo menos, 120 MB/s e 100 IOPS para 50 dispositivos). Contacte o seu representante do serviço para obter os seus requisitos individuais.
  • CPU: Processador Dual Core de 2 GHz ou mais rápido
  • Redes: 1 Gbit/s
  • Sistemas operativo:
    • Microsoft Windows Server 2008 (32/64bits)
    • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 (64bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 R2 (64bits)