Xerox SMARTsend

Programmet SMARTsend är en komplett lösning för dokumentavläsning, konvertering och routing, som förenklar informationshanteringen genom att användaren snabbt, enkelt och säkert kan sprida information som finns i pappersformat.

Viktiga funktioner

  • Skicka dokument till flera destinationer med en avläsning:
    • E-postadresser
    • Microsoft-nätverksmapp
    • Novell Netware-mapp (version 5.x, 6.x)
    • FTP-mappar
    • Microsoft Exchange 2000 webbmappar
    • URL-adress
    • Skrivare
    • Dokumentarkiv:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (version 5.x eller 6.0)
      • Domino.Doc (version 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Läs av till branschstandardformat som TIFF, PDF och JPEG.
  • Växla mellan avlästa filformat beroende på destination. I SMARTsend Pro kan du t.ex. läsa av en gång och sedan skicka dokumentet dels som sökbar PDF-fil till en databas och dels som Microsoft Word-dokument till en e-postadress.
  • Direktåtkomst till e-postadresser via företagets adressbok.
  • Lägg till indexeringsinformation (metadata) i avlästa dokument fär snabb säkning och hämtning i innehållshanteringssystemet.
  • Scanna till, eller skriv ut från, ett arkiv (SMARTsend Pro version) direkt från användarens gränssnitt i en EIP-klar flerfunktionsenhet. Arkiv kan inkludera Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint och Windows mappar
  • PaperWare försättsblad för avläsning (versionen SMARTsend Pro) - destinationer kan ändras vid avlâsning.
  • Flera metoder för avläsningsbekräftelse (utskrift eller e-post).
  • Baserad på Microsoft.Net-arkitekturen för enkel integrering i det befintliga nätverket.
  • IT-vänligt. Lätt att installera och underhålla. Använder nätverkets användarprofiler för säkerhet och enkel åtkomst. Du behöver inte lägga in varje användare för sig.
  • Enkel att använda. Arbetsflödesguider gör det enkelt för användaren att skapa arbetsflöden genom tydliga steg-för-steg-anvisningar.
Arkivskåp fulla med pappersdokument kan snabbt ta över värdefullt kontorsutrymme. Dessutom kan åtkomsten till dessa dokument vara problematisk. När digital arkivering av dokumenten är lösningen, ska det vara enkelt att genomföra och billigt att implementera och underhålla.

Huvudutmaningar

  • Uppfylla regler och bestämmelser som rör pappersbaserad information
  • Lägga till papperbaserad informationtill existerande elektroniska innehållshanteringssystem
  • Reducera höga kostnader för traditionella försändelser av fax och post som ska vara framme nästa dag
  • Reducera höga kostnader för lagring och arkivering av papper
  • Hitta dokument kan vara frustrerande, tidsödande och inexakt
  • Ineffektiva arbetsflöden och samarbete beroende på långsam spridning av information i pappersformat eller i digitalt format i organisationen
Med programvaran Xerox SMARTsend blir det enklare än någonsin att dela dokument så att informationen kan bli tillgänglig för flera personer. Optimera din nätverksinvestering och ta dina affärsprocesser in i framtiden med SMARTsend.
  • Spara tid genom att definiera flera destinationer och filformat i samma arbetsflöde.
  • Spara portokostnader genom att skicka elektroniska dokument istället för genom vanlig post.
  • Skapa ytterligare lagringsutrymme genom att konvertera pappersdokument i arkivskåp till elektroniskt format.
  • Snabbare sökning och hämtning av dokument genom att komplettera med indexeringsinformation (metadata) när du läser av dem.
  • Effektivare arbetsflöde och samarbete eftersom information i pappersformat och digitalt format snabbt kan hämtas eller skickas till ett enskilt delat informationsarkiv från vilken EIP-klar flerfunktionsenhet som helst

Varför välja Xerox?

  • Skicka dokument till flera destinationer i olika format med ett och samma arbetsflöde. I många av konkurrenternas lösningar måste du göra ett nytt utskick för varje destination eller format - en väldigt tidskrävande process.
  • Enkelt att installera och underhålla- ingen extra programvara behöver installeras på användarens dator, till skillnad från vissa lösningar från konkurrenter.
  • Kompatibel med de flesta enheter- över 40 Xerox WorkCentre Pro- (inklusive enheter med färgfunktion) och Document Centre-enheter kan användas med SMARTsend. Konkurrenternas lösningar är inte alls lika kompatibla med deras egen produktlinje.
  • Flexibla arbetsflöden med publiceringsalternativ (arbetsflöden med mallar och/eller PaperWare) som saknar motsvarighet hos konkurrenterna.
  • EEnklare och snabbare utveckling av skräddarsydd programvara på användarens gränssnitt än de flesta konkurrenter därför att Xerox Extensible Interface Platform (EIP) är baserad på webbstandarder
  • Läs av hem- knapp för enkel avläsning vid enheten - avlästa dokument skickas automatiskt till en förinställd destination. De flesta konkurrentlösningar saknar denna funktion.
  • Xerox-exklusiv TrueMatch- ett arbetsflöde för att söka och hämta dokument som matchar ett avläst dokument från enheten eller dokument som innehãller liknande information.
  • Enklare inköpsprocess än hos konkurrenterna därför att din Xerox-representant hanterar problem med såväl maskinvara som programvara.
  • Snabbare problemlösning med en kontaktpunkt för support av maskinvara och/eller programvara – till skillnad från jämförbara erbjudanden som har separata kontakter för support av maskinvara och programvara.

Xerox prisbelönta kopiatorer, skrivare och flerfunktionsskrivare inkluderar flexibla plattformar som tillhandahåller ett stort utbud av programvarulösningar. Programvarans funktionalitet kan skilja mellan olika produktmodeller. Kontakta din lokala återförsäljare för ytterligare information kring kompatibiliteten.

Multifunktion/All-in-One-skrivare

Kopiatorer

  • För bästa möjliga resultat rekommenderar vi att programvaran SMARTsend installeras på en särskild server/dator. Följande minimikrav gäller:
    • Processor: Minst 1 GHz
    • Hårddisk: Minst 750 MB ledigt diskutrymme
    • RAM: 512 MB eller mer. SMARTsend kan även installeras på en delad skrivar- eller filserver enligt minimikraven ovan.
    • Operativsystem
      • Microsoft Windows 2000 Server eller Advanced Server med minst IIS 5.0
      • Microsoft Windows 2003 Server med ASP.NET och IIS
      • Windows XP Professional Workstation SP2
        SMARTsend kan även installeras på ovanstående operativsystem i kombination med VM Ware eller Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Minimikrav för klient
    Klientgränssnittet i SMARTsend är webbläsarbaserat och fungerar tillsammans med följande webbläsare:
    • Microsoft Windows-klienter: Microsoft Internet Explorer version 5.5 och senare
    • Windows-/Mac-klienter: Netscape Navigator version 7.2 och senare
    • Mac OS X v10.2 och senare: Mozilla version 1.7 och senare, Mozilla FireFox version 1.0.6 och senare
    • Linux-/UNIX-klienter: Mozilla version 1.7 och senare, Mozilla FireFox version 1.0.6 och senare