Xerox SMARTsend

O Xerox SMARTsend é uma solução integral de captação, conversão e envio de documentos que simplifica a gestão de informação, permitindo aos utilizadores partilhar de forma rápida, fácil e segura informação em papel.

Principais funções

  • Envio de documentos para diversos destinos numa única digitalização:
    • Endereços de e-mail
    • Pasta de rede Microsoft
    • Pasta Novell Netware (versão 5.x, 6.x)
    • Pastas FTP
    • Pastas Web Microsoft Exchange 2000
    • Web URL
    • Impressora
    • Repositórios de documentos:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versão 5.x ou 6.0)
      • Domino.Doc (versão 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Digitalização para formatos padrão do mercado tais como TIFF, PDF e JPEG.
  • Variação dos formatos de ficheiro de digitalização por destino. Por exemplo, com o SMARTsend Pro uma digitalização poderá enviar o documento como PDF de texto pesquisável para um repositório e como documento do Microsoft Word para um endereço de e-mail.
  • Acesso directo a endereços de e-mail disponíveis através do livro de endereços da empresa.
  • Acrescente informação de indexação (metadados) a qualquer documento digitalizado para pesquisa e abertura rápida no seu sistema de gestão de conteúdos.
  • Digitalize para repositório, ou imprima a partir de um repositório (versão SMARTsend Pro) directamente a partir do interface do utilizador de um dispositivo multi-funcional com capacidades EIP. Os repositórios podem incluir pastas Windows, Xerox DocuShare™ e Microsoft SharePoint
  • As folhas de rosto de digitalização do PaperWare (versão SMARTsend Pro) permitem modificar os destinos no momento da digitalização.
  • Diversos métodos de confirmação de digitalização (impressos ou e-mail).
  • Integrado na arquitectura Microsoft.Net para uma integração impecável com a sua rede existente.
  • Fácil utilização por profissionais TI. Facilidade de instalação e manutenção pelos Administradores de Sistemas. Optimização dos perfis de utilizador de rede em termos de segurança e de facilidade de acesso. Sem necessidade de configuração de utilizadores individuais.
  • Fácil de utilizar, Assistentes do Workflow proporcionam aos utilizadores uma funcionalidade de criação workflow fácil e passo a passo.
Os armários para arquivo de documentos em papel, começam rapidamente a ocupar demasiado espaço precioso. Além disso, aceder a estes documentos poderá ser um desafio. Sempre que a solução passa por arquivar digitalmente os documentos, esta deverá ser de implementação e manutenção fácil e económica.

Principais desafios

  • Satisfazer requisitos legaisrelacionados com informações à base de papel
  • Adicionar informação contida em papel no actual sistema de gestão de conteúdos electrónicos
  • Reduzir custos elevados do fax tradicional e envio rápido
  • Reduzir custos elevados de armazenamento e arquivo de papel
  • Encontrar documentos poderá ser um processo frustrante, demorado e impreciso
  • Fluxo de trabalho e colaboração pouco eficiente devido a uma lenta disseminação de informações em papel e em formato digital por toda a organização
O software Xerox SMARTsend torna a partilha de documentos mais fácil do que nunca, de modo a que mais informações estejam à disposição de mais pessoas. Optimize o investimento na sua rede e transporte os seus processos para o futuro com o software SMARTsend.
  • Poupe tempo definindo diversos destinatários e formatos de ficheiro num mesmo fluxo de trabalho.
  • Poupe em despesas de envio enviando documentos electronicamente, em vez de os enviar por correio.
  • Crie espaço de armazenamento convertendo documentos em papel arquivados em armários, para ficheiros em formato electrónico.
  • Uma mais rápida pesquisa e recuperação de documentos, adicionando informações de indexação (metadados) sempre que os digitalizar.
  • Um fluxo de trabalho e uma colaboração mais eficiente uma vez que os documentos em papel ou em formato digital podem ser obtidos rapidamente ou enviados para um único repositório partilhado de informações a partir de qualquer dispositivo multi-funcional com capacidades EIP

Porquê escolher a Xerox?

  • Envie documentos para diversos destinos em diferentes formatos, usando o mesmo fluxo de trabalho. Muitas soluções da concorrência obrigam-no a reenviar para cada destino ou formato…um processo que requer muito tempo.
  • Fácil de instalar e de fazer a manutenção sem software adicional para carregar no ambiente de trabalho do utilizador, ao contrário de alguns concorrentes.
  • Compatível com a maioria dos equipamentos- permite utilizar mais de 40 equipamentos Xerox WorkCentre Pro (incluindo equipamentos a cores) e equipamentos Document Centre com o SMARTsend. A compatibilidade da concorrência na sua própria linha de produtos é muito mais limitada.
  • Opções flexíveis de edição do workflow (workflows do equipamento com modelos e/ou PaperWare) que os concorrentes não conseguem igualar.
  • Desenvolvimento mais fácil e rápido de software personalizado de interface em relação à maioria dos concorrentes, uma vez que a Xerox Extensible Interface Platform se baseia em padrões web
  • O botão Scan to Home, que a maioria dos concorrentes não possui, simplifica a digitalização para utilizadores remotos, enviando automaticamente as digitalizações para um destino pré-definido.
  • TrueMatch, exclusivo da Xerox, um workflow de pesquisa e recuperação de documentos, que faz corresponder um documento digitalizado no equipamento ou documentos que contêm informação semelhante.
  • Processo de aquisição mais fácil do que a concorrência, uma vez que o seu técnico Xerox irá gerir, quer as suas necessidades de hardware, quer as suas necessidades de software.
  • Mais rápida resolução de problemas com um único ponto de contacto para apoio a hardware e/ou a software – ao contrário das ofertas da concorrência, que possuem diferentes contactos para apoio a hardware e a software.

Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

Impressoras Multifunções / All In One

Copiadores

  • Para uma melhor performance, recomendamos a instalação do software SMARTsend num servidor/computador dedicado. Os requisitos mínimos são:
    • CPU: 1.0 GHz ou superior
    • Disco Rígido: 750 MB ou mais de espaço livre em disco
    • RAM: 512 MB ou superior; o SMARTsend também pode ser instalado num servidor de ficheiros ou impressão partilhado, com os requisitos mínimos referidos acima.
    • Sistemas operativos
      • Windows 2000 Server ou Advanced Server com IIS 5.0 ou superior
      • Servidor Windows 2003 com ASP.NET e IIS
      • Plataforma Windows XP Professional Workstation SP2
        O SMARTsend também pode ser instalado nos sistemas operativos referidos acima, juntamente com o VM Ware ou com o Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Requisitos de cliente
    O interface de cliente SMARTsend é baseado no browser web e é acessível apenas através dos browsers web suportados que se seguem:
    • Clientes Windows: Microsoft Internet Explorer versão 5.5 e superior
    • Clientes Windows/Mac:Netscape Navigator versão 7.2 e superior
    • Mac OS X v10.2 ou superior:Mozilla versão 1.7 ou superior, Mozilla FireFox versão 1.0.6 ou superior
    • Clientes Linux/UNIX:Mozilla versão 1.7 ou superior, Mozilla FireFox versão 1.0.6 ou superior