Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend to kompletne rozwiązanie do przechwytywania, konwersji i przesyłania dokumentów, które upraszcza zarządzanie informacjami, umożliwiając użytkownikom szybkie, łatwe i bezpieczne współdzielenie informacji papierowych.

Kluczowe funkcje

  • Wysyłaj dokumenty do wielu miejsc docelowych za jednym skanowaniem:
    • Adresy e-mail
    • Folder sieci Microsoft
    • Folder Novell Netware (wersja 5.x, 6.x)
    • Foldery FTP
    • Foldery Microsoft Exchange 2000 Web
    • Adres URL sieci Web
    • Drukarka
    • Repozytoria dokumentów:
      • DocuShare 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (wersja 5.x lub 6.0)
      • Domino.Doc (wersja 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Skanowanie do standardowych formatów przemysłowych jak TIFF, PDF i JPEG.
  • Zróżnicowanie formatów plików skanowania według miejsca docelowego. Na przykład za pomocą programu SMARTsend Pro można zeskanować i wysłać dokument jako plik PDF z możliwością wyszukiwania do repozytorium oraz jako dokument Microsoft Word na adres e-mail.
  • Bezpośredni dostęp do adresów e-mail za pośrednictwem firmowej książki adresowej
  • Dodawanie informacji o indeksowaniu (metadane) do dowolnego zeskanowanego dokumentu w celu szybkiego wyszukiwania i pobierania w systemie zarządzania zawartością
  • Skanuj do lub drukuj z repozytorium (wersja SMARTsend Pro) bezpośrednio z interfejsu użytkownika urządzenia wielofunkcyjnego obsługującego EIP. Repozytoria mogą obejmować foldery Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint i Windows
  • Strony tytułowe skanowania PaperWare (wersja SMARTsend Pro) umożliwiają modyfikację miejsc docelowych już podczas skanowania
  • Wiele metod potwierdzania skanowania (druk lub e-mail)
  • Stworzone w oparciu o architekturę Microsoft.Net dla płynnej integracji w istniejącej sieci
  • Przyjazna technologia IT. Administratorzy systemu mogą z łatwością dokonać instalacji i konserwacji. Wykorzystuje profile użytkowników sieciowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa i łatwego dostępu. Nie ma potrzeby konfigurowania poszczególnych użytkowników.
  • Łatwość użycia. Proste tworzenie przepływów prac dzięki kreatorom przepływu prac, prowadzącym użytkownika krok po kroku.
Kartoteki pełne papierowych dokumentów mogą szybko zająć cenną przestrzeń biura. Ponadto, dostęp do tych dokumentów często stanowi wyzwanie. Jeśli rozwiązaniem ma być cyfrowa archiwizacja dokumentów, musi być ona łatwa do wykonania i tania w eksploatacji i utrzymaniu.

Kluczowe wyzwania

  • Spełnianie norm prawnych dotyczących informacji papierowych
  • Dodawanie danych w postaci papierowej do istniejącego elektronicznego systemu zarządzania zawartością
  • Redukcja wysokich kosztów tradycyjnych faksów, także dzięki funkcji dostarczania w nocy
  • Redukcja wysokich kosztów przechowywania i archiwizacji papieru
  • Odnajdywanie dokumentów może być frustrujące, czasochłonne i niedokładne
  • Nieefektywny przepływ prac i współpraca spowodowane wolnym rozprowadzaniem kopii papierowych i informacji cyfrowych w organizacji
Oprogramowanie Xerox SMARTsend ułatwia współdzielenie dokumentów, więc więcej informacji jest dostępnych dla większej liczby osób. Zoptymalizuj inwestycję sieci i przenieś procesy biznesowe do przyszłości za pomocą oprogramowania SMARTsend.
  • Oszczędność czasu poprzez definiowanie wielu miejsc docelowych i formatów plików w jednym przepływie prac
  • Oszczędności na kosztach pocztowych dzięki wysyłaniu dokumentów elektronicznie zamiast pocztą tradycyjną
  • Zwiększanie przestrzeni przechowywania poprzez przekształcenie dokumentów papierowych z kartotek na format elektroniczny
  • Szybsze wyszukiwanie i pobieranie dokumentów poprzez dodanie informacji indeksowania (metadanych) podczas skanowania
  • Bardziej efektywny przepływ prac i współpraca, ponieważ kopie papierowe i dokumenty cyfrowe mogą być szybko pobrane lub wysłane do jednego współdzielonego repozytorium z dowolnego urządzenia wielofunkcyjnego obsługującego technologię EIP

Dlaczego wybrać markę Xerox?

  • Raporty branżowe potwierdzają, w jak dużym stopniu to innowacyjne rozwiązanie firmy Xerox może pomóc Twojej firmie. Pokaż raport:
  • Wysyłanie dokumentów do wielu miejsc docelowych w różnych formatach — wszystko w jednym przepływie prac. Wiele konkurencyjnych rozwiązań wymaga od użytkownika ponownego wysłania dokumentu w danym formacie do każdego miejsca docelowego… Jest to bardzo czasochłonny proces.
  • Łatwość instalacji i konserwacji bez dodatkowego oprogramowania do ładowania na komputerze użytkownika, w przeciwieństwie do konkurencji.
  • Kompatybilność z większością urządzeń — ponad 40 urządzeń Xerox WorkCentre Pro (w tym z obsługą koloru) i urządzeń Document Centre można użyć z programem SMARTsend. Kompatybilność konkurencji z jej własnymi produktami jest dużo bardziej ograniczona.
  • Elastyczne opcje publikacji przepływu (przepływy prac urządzenia z szablonami i/lub PaperWare), którym konkurencja nie dorównuje.
  • Łatwiejsze i szybsze tworzenie oprogramowania do niestandardowego interfejsu użytkownika niż w konkurencyjnych produktach dzięki wykorzystaniu standardów sieci Web w platformie Xerox Extensible Interface Platform
  • Przycisk skanowania do lokalizacji głównej, którego większość produktów konkurencyjnych nie posiada, upraszcza skanowanie, automatycznie wysyłając zeskanowane dokumenty do zdefiniowanej wstępnie lokalizacji głównej.
  • Przepływ prac wyszukiwania i pobierania TrueMatch firmy Xerox może pobierać dokumenty odpowiadające zeskanowanemu dokumentowi do urządzenia lub dokumenty zawierające zbliżone informacje.
  • Łatwiejszy proces zakupu niż u konkurencji, ponieważ przedstawiciel firmy Xerox spełni potrzeby dotyczące zarówno sprzętu, jak i oprogramowania
  • Szybsze rozwiązywanie problemów dzięki jednemu punktowi kontaktu dla pomocy technicznej dotyczącej sprzętu i oprogramowania — w przeciwieństwie do ofert konkurencyjnych, gdzie punkty pomocy dotyczące sprzętu i oprogramowania są oddzielone

Nagradzane kopiarki, drukarki i urządzenia firmy Xerox zawierają elastyczne platformy do obsługi szerokiej gamy różnych rozwiązań software'owych. Funkcje oprogramowania mogą się różnić w zależności od modelu produktu.

Drukarki wielofunkcyjne / All In One

Kopiarki Drukarki produkcyjne i prasy cyfrowe

  • W celu uzyskania najlepszej wydajności zalecamy, aby oprogramowanie SMARTsend było instalowane na dedykowanym serwerze/komputerze. Minimalne wymagania są następujące:
    • Procesor: 1,0 GHz lub szybszy
    • Dysk twardy: 750 MB lub więcej wolnego miejsca na dysku
    • RAM: 512 MB lub więcej, program SMARTsend może być również zainstalowany na serwerze druku współdzielonego lub serwerze plików spełniającym powyższe minimalne specyfikacje.
    • Systemy operacyjne
      • Windows 2000 Server lub Advanced Server z IIS 5.0 lub nowszy
      • Windows 2003 Server z ASP.NET i IIS
      • Platforma Windows XP Professional Workstation SP2
        Program SMARTsend może również być zainstalowany na powyższym systemie operacyjnym w połączeniu z oprogramowaniem VM Ware lub Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Wymagania klienta
    Interfejs klienta SMARTsend bazuje na sieci Web i można do niego uzyskać dostęp poprzez następujące obsługiwane przeglądarki internetowe:
    • Klienci Windows:Microsoft Internet Explorer w wersji 5.5 lub nowszej
    • Klienci Windows/Mac: Netscape Navigator w wersji 7.2 i nowszej
    • Mac OS X v10.2 lub nowszy:Mozilla w wersji 1.7 i nowszej, Mozilla FireFox w wersji 1.0.6 i nowszej
    • Klienci Linux/UNIX: Mozilla w wersji 1.7 lub nowszej, Mozilla FireFox w wersji 1.0.6 i nowszej