Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend er en komplett løsning for dokumentfangst, -konvertering og videresending som forenkler informasjonshåndtering ved å la brukerne dele informasjon som finnes i papirdokumenter på en rask, enkel og sikker måte.

Nøkkelfunksjoner

  • Send dokumenter til flere destinasjoner i én innskanning:
    • E-post-adresser
    • Microsoft-nettverksmappe
    • Novell Netware-mappe (versjon 5.x, 6.x)
    • FTP-mapper
    • Microsoft Exchange 2000 Web-mapper
    • Web URL
    • Skriver
    • Dokumentlagre:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versjon 5.x eller 6.0)
      • Domino.Doc (versjon 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Skann til standardformater som TIFF, PDF og JPEG.
  • Varier filformat etter destinasjon. Med SMARTsend Pro kan du med én innskanning sende dokumentet som en søkbar PDF-fil til et lager og som et Microsoft Word-dokument til en e-postadresse.
  • Direkte tilgang til e-post-adresser som er tilgjengelige via selskapets adressebok.
  • Legg til indekseringsinformasjon (metadata) til alle skannede dokumenter slik at du raskere kan søke og finne dem i systemet ditt.
  • Skann til eller skriv ut fra et dokumentarkiv (SMARTsend Pro-versjon) direkte fra brukergrensesnittet på en EIP-aktivert multifunksjonsmaskin. Lagre kan være Xerox DocuShare™-, Microsoft SharePoint- og Windows-mapper
  • PaperWare skann omslag (SMARTsend Pro-versjon) gjør det mulig å endre destinasjonen på innskanningstidspunktet.
  • Alternative valg for innskanningsbekreftelser (skrevet ut eller via e-post)
  • Bygd på Microsoft.Net-arkitekturen for sømløs integrering i ditt eksisterende nettverk.
  • IT-vennlig. Enkelt for systemansvarlige å installere og vedlikeholde. Tilpasser brukerprofiler på nettverket for sikker og enkel tilgang. Det er ikke nødvendig å sette opp individuelle brukere.
  • Enkelt å bruke. Med veivisere får brukeren hjelp til arbeidsflyten trinn for trinn.
Arkivskap som er fulle av papirdokumenter opptar raskt mye verdifull plass på kontoret. I tillegg kan det være en utfordring å få tilgang til disse dokumentene. Når løsningen blir å arkivere dokumentene digitalt, må den være brukervennlig og gunstig å implementere og vedlikeholde.

Viktigste utfordringer

  • Overholde lover og forskrifter i forbindelse med papirbasert informasjon
  • Legge inn papirbasert informasjon i eksisterende elektroniske dokumentstyringssystemer
  • Redusere høye kostnader forbundet med tradisjonell faks og levering over natten
  • Redusere høye kostnader forbundet med lagring og arkivering av papirdokumenter
  • Finne dokumenter kan være en frustrerende, tidkrevende og vanskelig oppgave
  • Ineffektiv arbeidsflyt og samarbeid grunnet saktegående spredning av informasjon fra papirdokumenter og digital informasjon gjennom hele organisasjonen
Med Xerox SMARTsend blir det enklere enn noensinne å dele dokumenter slik at flere mennesker får tilgang til informasjonen. Optimaliser nettverksinvesteringen og ta med deg forretningsprosessene dine inn i fremtiden med programvaren SMARTsend.
  • Spar tid ved å definere flere destinasjoner og filformater i en arbeidsflyt
  • Spar portoutgifter ved å sende dokumenter elektronisk i stedet for med vanlig post
  • Få lagringsplass ved å konvertere papirdokumenter i arkivskap til elektroniske filer
  • Raskere søk og gjenfinning av dokumenter ved å legge inn indekseringsinformasjon (metadata) når du skanner dem inn
  • Mer effektiv arbeidsflyt og samarbeid fordi både papirdokumentene og de digitale dokumentene raskt kan hentes frem, eller sendes til ett enkelt delt informasjonsarkiv fra en hvilken som helst EIP-aktivert multifunksjonsmaskin

Hvorfor bør du velge Xerox?

  • Send dokumenter til flere destinasjoner i ulike formater i én og samme arbeidsflyt. Med mange konkurrerende løsninger mådu sende på nytt til hvert mål…en veldig tidkrevende prosess.
  • Enkelt å installere og lagre uten at du trenger å laste opp noen annen programvare på skrivebordet til brukeren, i motsetning til hos enkelte konkurrenter.
  • Kompatibel med de fleste maskiner - over 40 Xerox WorkCentre Pro- (inkludert fargemaskiner) og Document Centre-maskiner kan brukes sammen med SMARTsend. Konkurrentenes kompatibilitet innenfor egne produkter er mye mer begrenset.
  • Fleksible publiseringsverktøyer med arbeidsflyt (arbeidsflytverktøy med maler og/eller PaperWare) som konkurrentene ikke kan matche.
  • Enklere og raskere utvikling av programvare som skreddersyr brukergrensesnitt enn hos de fleste konkurrenter, fordi Xerox Extensible Interface Platform er basert på webstandarder
  • Scan to Home-knappen, som de fleste konkurrenter ikke kan tilby, forenkler innskanningen for enkeltstående brukere. Når du bruker denne knappen, sender maskinen automatisk de skannede dokumentene til en forhåndsdefinert destinasjon.
  • Xerox' enestående TrueMatch-arbeidsflyt for søk og gjenfinning kan hente frem dokumenter som matcher et dokument som er skannet inn på maskinen eller dokumenter som inneholder tilsvarende opplysninger.
  • Enklere kjøpeprosess enn hos konkurrentene fordi din Xerox-representant vil ta seg av både maskinvare- og programvarebehovene dine.
  • Raskere problemløsing med ett kontaktpunkt for maskinvare- og/eller programvare-støtte – i motsetning til hos konkurrentene, der du får forskjellige kontaktpersoner for maskinvare- og programvarestøtte.

Xerox' prisbelønte kopimaskiner, skrivere og multifunksjonsskrivere inkluderer fleksible plattformer som omfatter et bredt utvalg av programvareløsninger. Programvarefunksjonaliteten kan variere etter produktmodell. Ta kontakt med din lokale Xerox-leverandør for nærmere opplysninger om kompatibilitet.

Multifunksjons- / Alt-i-ett-skrivere

Kopimaskiner Produksjons- og digitale trykkpresser

  • For best mulig ytelse, anbefaler vi at SMARTsend-programmet installeres på en dedikert server/datamaskin. Minstekrav er:
    • CPU: 1.0 GHz eller raskere
    • Harddisk: Ledig diskplass på 750 MB eller mer
    • RAM: 512 MB eller mer SMARTsend kan også installeres på en delt utskrifts- eller filserver med minstekravene nevnt ovenfor.
    • Operativsystemer
      • Windows 2000 Server eller Advanced Server med IIS 5.0 eller høyere
      • Windows 2003 Server med ASP.NET og IIS
      • Windows XP Professional Workstation SP2-plattform
        SMARTsend kan også installeres på operativsystemene ovenfor, sammen med VM Ware eller Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Klientkrav
    Klientgrensesnittet SMARTsend er nettleserbasert og du får tilgang til programmet via følgende nettlesere:
    • Windows-klienter:Microsoft Internet Explorer versjon 5.5 og høyere
    • Windows/Mac-klienter:Netscape Navigator versjon 7.2 og høyere
    • Mac OS X v10.2 eller senere:Mozilla versjon 1.7 og senere, Mozilla FireFox versjon 1.0.6 og høyere
    • Linux/UNIX-klienter:Mozilla versjon 1.7 eller senere, Mozilla FireFox versjon 1.0.6 og høyere