Xerox SMARTsend

A Xerox SMARTsend egy olyan átfogó dokumentumfelismerő, -átalakító és -továbbküldő megoldás, amellyel a felhasználók gyorsan, egyszerűen és biztonságosan megoszthatják egymás között a nyomtatott dokumentációk tartalmát, és ezzel az információkezelés egyszerűbbé válik.

Legfőbb jellemzői

  • Dokumentumok küldése több célhelyre egyetlen szkenneléssel:
    • E-mail címek
    • Microsoft hálózati mappa
    • Novell Netware mappa (5.x, 6.x verziók)
    • FTP mappák
    • Microsoft Exchange 2000 Web mappák
    • Webcím
    • Nyomtató
    • Dokumentumok tárhelyei:
      • DocuShare 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (5.x vagy 6.0-s verzió)
      • Domino.Doc (3.1-es verzió)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Szabványos formátumokba szkennelhet, például TIFF, PDF vagy JPEG formátumba.
  • Célonként eltérő szkennelési fájlformátumot határozhat meg. Például a SMARTsend Pro szoftverrel egyszer beszkennelt dokumentum kereshető formátumú, szöveges PDF-ként egy tárhelyre továbbítható, Microsoft Word dokumentumként pedig egy e-mail címre küldhető.
  • A céges címjegyzék e-mail címeinek közvetlen elérése
  • Szkennelt dokumentumait egészítse ki indexadatokkal (metaadatokkal), hogy azokat tartalomkezelő rendszerében gyorsan megkereshesse és visszahívhassa
  • EIP-vel rendelkező többfunkciós gépeken közvetlenül a felhasználói kezelőfelületről szkennelhet a tárhelyre, és nyomtathat a tárhelyről a SMARTsend Pro verziójával. A tárolók lehetnek Xerox DocuShare™, illetve Microsoft SharePoint tárolók, valamint Windows mappák
  • A PaperWare szkennelési kísérőlevéllel (a SMARTsend Pro verzióján) a célt a szkennelés helyén módosíthatja
  • Többféle módszerrel tájékozódhat a szkennelés eredményéről (nyomtatott vagy e-mail)
  • A Microsoft.Net architektúrára épülő rendszer zökkenőmentesen integrálható meglévő hálózatába
  • Az informatikai szakemberek álma. A rendszergazdák egyszerűen telepíthetik és karbantarthatják. A biztonság és a könnyű hozzáférés érdekében hálózati felhasználói profilokat használ. Nincs szükség egyedi felhasználók beállítására.
  • Könnyen használható. A munkafolyamat-varázslók egyszerű, egyedi lépésekre lebontott eljárásokat kínálnak a munkafolyamatok létrehozásához.
A papírdokumentumokkal telezsúfolt szekrények könnyedén eluralhatják az irodáját. Ráadásul a dokumentumok fellelése olykor komoly munkát jelenthet. Ha megoldásként a digitális dokumentumarchiválás mellett dönt, a választott módszernek egyszerűen használhatónak, és olcsón bevezethetőnek, illetve fenntarthatónak kell lennie.

A legfőbb kihívások

  • Megfelel a törvények által előírt követelményeknek, ideértve a papíralapú információkat is
  • Papíralapú információitfelveheti meglévő elektronikus tartalomkezelő rendszerébe
  • Csökkentse hagyományos faxolási költségeit, és az éjszakai átvitelek költségeit
  • Csökkentse a papíralapú dokumentumok tárolásának és archiválásának magas költségeit
  • A dokumentumok megkeresése idegőrlő és időt rabló tevékenység, amely olykor nem a megfelelő eredményt hozza
  • Gyenge hatékonyságú munkafolyamatok és együttműködés a nyomtatott és digitális információk szervezeten belüli lassú terjesztése következtében
A Xerox SMARTsend szoftverrel a dokumentumokat minden eddiginél egyszerűbben megoszthatja másokkal, így többen több információhoz férhetnek hozzá. A SMARTsend szoftver segítségével optimalizálja hálózati beruházását, és üzleti folyamatait irányítsa a jövő felé vezető útra.
  • Időmegtakarítás számos cél és fájlformátum egyetlen munkafolyamatban történő meghatározásával
  • Alacsonyabb postaköltségek a dokumentumok elektronikus továbbításának köszönhetően
  • Szabadítson fel tárolóhelyeket a szekrényekben tárolt nyomtatott dokumentumok elektronikus formátumú információvá alakításával
  • A dokumentumok gyorsabban kereshetők és beolvashatók, ha a szkenneléskor indexinformációkkal (metaadatokkal) látja el őket
  • Hatékonyabb munkafolyamatok és együttműködés, mivel a nyomtatott és elektronikus dokumentumok gyorsan előkereshetőek, és bármely EIP-vel rendelkező többfunkciós gépről egy megosztott információs tárolóba továbbíthatók

Miért éppen a Xerox?

  • Az iparági jelentések megerősítik, hogy ez az innovatív Xerox megoldás valóban segítséget jelent az irodák számára. A jelentés megtekintése:

  • BLI által készített jelentés a megoldásokról (PDF)
  • Dokumentumok küldése több célhelyre eltérő formátumban, de azonos munkafolyamatban. Sok konkurens megoldással a dokumentumokat külön-külön újra kell küldeni az egyes célhelyekre, minden egyes formátumban, ami egy rendkívül időigényes folyamat.
  • Egyszerűen telepíthető és fenntartható. A versenytárs termékekkel ellentétben nem kell további szoftvereket feltölteni a felhasználók asztali gépére.
  • Kompatibilis a legtöbb készülékkel – több mint 40 Xerox WorkCentre Pro (ide számítva a színes készülékeket is) és Document Centre készülék használható a SMARTsend szoftverrel. A versenytársaknál a saját termékeikkel való kompatibilitás sokkal korlátozottabb.
  • Rugalmas munkafolyamat-megosztási opciók (készülék-munkafolyamatok sablonokkal és/vagy PaperWare), amelyeket a versenytárs termékek nem kínálnak.
  • A testreszabott felhasználói felület szoftvere könnyebben és gyorsabban kialakítható, szemben a legtöbb konkurens termékkel, mivel a Xerox Extensible Interface Platform webes szabványokon alapszik
  • A versenytárs termékekben hiányzó kezdőkönyvtárba szkennelési funkciógomb leegyszerűsíti a gép melletti szkennelési feladatokat, mivel a beszkennelt dokumentumokat automatikusan egy előre meghatározott kezdőkönyvtárba továbbítja.
  • A Xerox egyedülálló TrueMatch kereső és beolvasó munkafolyamata képes előhívni a készüléken beszkennelt dokumentummal megegyező dokumentumokat, vagy más, hasonló információkat tartalmazó dokumentumokat.
  • Egyszerűbb vásárlás a versenytársakhoz képest, mivel Xerox képviselője a hardveres és a szoftveres igényeit egyaránt képes kezelni
  • Gyorsabb problémamegoldás, mivel a hardveres és/vagy szoftveres támogatás azonos ponton történik ellentétben a versenytársak ajánlataival, ahol külön ponton foglalkoznak a hardveres és szoftveres támogatással.

A Xerox díjnyertes másolói, nyomtatói és többfunkciós nyomtatói rugalmasak és személyre szabhatóak azáltal, hogy számos szoftveres megoldás alkalmazható rajtuk. A támogatott szoftverfunkciók nyomtatótípusonként eltérőek lehetnek.

Többfunkciós/all-in-one nyomtatók

Másolók Ipari nyomtatók és digitális nyomdagépek

  • A teljesítmény maximalizálása érdekében azt javasoljuk, hogy a SMARTsend szoftvert egy külön erre a célra kijelölt kiszolgálóra/számítógépre telepítse. Minimális követelmények:
    • CPU: 1,0 GHz vagy gyorsabb
    • Merevlemez-meghajtó: Legalább 750 MB szabad lemezterület
    • RAM: Legalább 512 MB. A SMARTsend a fenti minimum követelményeknek megfelelő megosztott nyomtatási vagy fájlkiszolgálóra is telepíthető.
    • Operációs rendszerek
      • Windows 2000 Server vagy Advanced Server az IIS 5.0-s vagy újabb verziójával
      • Windows 2003 Server az ASP.NET és az IIS alkalmazással
      • Windows XP Professional Workstation SP2 platform
        A SMARTsend a VM Ware és a Microsoft Virtual PC/Virtual Server alkalmazásokat futtató fenti operációs rendszerekre is telepíthető.
  • Klienskövetelmények
    A SMARTsend webböngésző alapú kliensinterfésze az alábbi támogatott webböngészőkön keresztül érhető el:
    • Windows Clients: Microsoft Internet Explorer 5.5-ös vagy újabb verzió
    • Windows/Mac Clients: Netscape Navigator 7.2-es vagy újabb verzió
    • Mac OS X v10.2-es vagy újabb verzió: Mozilla 1.7-es vagy újabb verzió, Mozilla FireFox 1.0.6-os vagy újabb verzió
    • Linux/UNIX Clients: Mozilla 1.7-es vagy újabb verzió, Mozilla FireFox 1.0.6-os vagy újabb verzió