Xerox SMARTsend

Le logiciel Xerox SMARTsend est une solution complète de numérisation, de conversion et de routage de documents qui simplifie la gestion de l'information en permettant aux utilisateurs de partager rapidement, aisément et en toute sécurité les informations présentées dans des documents papier.

Caractéristiques principales

  • Numérisation unique d'un document et envoi vers des destinations multiples :
    • Adresses de courrier électronique
    • Dossier de réseau Microsoft
    • Dossier Novell Netware (version 5.x, 6.x)
    • Dossiers FTP
    • Dossiers Web de Microsoft Exchange 2000
    • URL Web
    • Imprimante
    • Espaces d'archivage de
      documents :
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (version 5.x ou 6.0)
      • Domino.Doc (version 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Numérisation dans les formats standard tels que TIFF, PDF et JPEG.
  • Sélection du format de numérisation en fonction de la destination. Par exemple, SMARTsend Pro vous permet, en une numérisation, d'envoyer un document en tant que fichier PDF avec recherche de texte vers un espace d'archivage et en tant que fichier Microsoft Word vers une adresse électronique.
  • L'accès direct aux adresses de courrier électronique est disponible via le carnet d'adresses de la société.
  • Possibilité d'ajouter des informations d'indexation (métadonnées) à tout document numérisé, ce qui facilite la recherche et la récupération de documents dans votre système de gestion de contenu.
  • Numérisation vers, ou impression depuis, un espace d’archivage (version SMARTsend Pro) directement depuis l’interface utilisateur d’un système multifonction doté d’une plateforme EIP. Les espaces d’archivage peuvent être entre autres des dossiers Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint et Windows.
  • Les bons de distribution PaperWare (version SMARTsend Pro) permettent la modification des destinations au point de numérisation.
  • Choix du mode de confirmation de numérisation (imprimé ou électronique).
  • Basé sur l'architecture Microsoft.Net, il s'intègre de manière transparente dans votre réseau existant.
  • Informatique conviviale. Facilite l'installation et la maintenance par les administrateurs système. Exploite les profils utilisateur réseau pour la sécurité et un accès facile. Il est inutile de configurer des utilisateurs individuels.
  • Facile à utiliser. Les assistants d’aide de workflow, avec des instructions pas à pas, vous facilitent la création de workflow.
L'espace de travail, si précieux, peut très rapidement se trouver envahi par des armoires pleines de documents papier. Dans ces conditions, retrouver des documents peut devenir un véritable tour de force. Lorsque l'archivage numérique s'avère la solution idéale, sa mise en place et sa gestion doivent être simples et peu coûteuses.

Principaux défis

  • Conforme aux exigences réglementaires des données papier
  • Intégration des données papier dans les systèmes de gestion de contenu électronique existant
  • Réduction des coûts élevés de télécopie et de livraison express
  • Réduction des coûts élevés de stockage et d'archivage des documents papier
  • Recherche des documents frustrante, longue et parfois vaine
  • Inefficacité du workflow et de la collaboration due à la lenteur de diffusion des informations papier et numériques au sein de l’entreprise
Avec le logiciel Xerox SMARTsend, le partage des documents est plus simple que jamais. Permettre au plus grand nombre d'accéder à plus d'informations devient donc enfantin. Optimisez votre investissement réseau et donnez une longueur d'avance à vos processus grâce au logiciel SMARTsend.
  • Gagnez du temps grâce à la possibilité de définir plusieurs destinations et formats de fichier en un seul workflow.
  • Économisez sur les frais d'envoi en transmettant vos documents sous forme électronique plutôt que par la poste.
  • Désencombrez votre bureau en convertissant les documents papier classés dans vos armoires en fichiers électroniques.
  • Accélérez vos opérations de recherche et récupération de documents en y intégrant des informations d'indexation (métadata) lors de leur numérisation.
  • Augmentation de l’efficacité du workflow et de la collaboration : les documents papier et numériques peuvent être récupérés ou envoyés rapidement vers un même espace d’archivage partagé depuis n’importe quel multifonction doté d’une plateforme EIP.

Pourquoi choisir Xerox ?

  • Envoi de documents vers plusieurs destinations dans des formats différents, dans le même workflow. Avec de nombreuses solutions concurrentes vous êtes obligé de répéter l'envoi pour chaque destination ou chaque format…ce qui prend beaucoup plus de temps.
  • Simple à installer, facile à gérer : contrairement à certains produits concurrents, cette solution ne nécessite pas l'installation d'un logiciel supplémentaire sur le bureau de l'utilisateur.
  • Compatible avec la plupart des périphériques - plus de 40 systèmes Xerox WorkCentre Pro (y compris les systèmes couleur) et Document Centre peuvent être utilisés avec SMARTsend. La compatibilité des solutions concurrentes avec les produits de leur propre marque est beaucoup plus restreinte.
  • Des options souples de publication de workflow (workflows de périphérique avec modèles et/ou PaperWare) inégalées dans les solutions concurrentes.
  • Développement plus rapide et plus aisé d’interfaces utilisateur personnalisées comparé aux produits concurrents car la plateforme Xerox Extensible Interface Platform s’appuie sur les normes de programmation Web.
  • Le bouton Scan to Home, non proposé dans les produits concurrents, facilite la tâche des utilisateurs en envoyant automatiquement les numérisations vers une destination personnelle prédéfinie.
  • Le workflow de recherche et de récupération TrueMatch, une exclusivité Xerox , permet de récupérer les documents correspondant au document numérisé sur la machine ou des documents contenant des informations similaires. (fonctionne uniquement en Anglais)
  • Processus d'achat plus simple que pour un produit concurrent, votre représentant Xerox se chargeant de l'ensemble de vos besoins, matériels et logiciels.
  • Résolution accélérée des problèmes: vous bénéficiez d'un même contact pour l'assistance matérielle et logicielle, ce qui n'est pas le cas pour les solutions proposées par nos concurrents.

Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

Imprimantes multifonctions / tout-en-un

Copieurs

  • Pour des performances optimales, nous recommandons d'installer SMARTsend sur un serveur/ordinateur dédié. Configuration minimale requise :
    • UC : 1 GHz ou plus rapide
    • Disque dur : 750 Mo d'espace disque libre ou plus
    • RAM : 512 Mo ou plus
      SMARTsend peut également être installé sur un serveur de fichiers ou d'impression partagé doté des spécifications minimales indiquées ci-dessus.
    • Systèmes d'exploitation
      • Windows 2000 Server ou Advanced Server avec IIS 5.0 ou ultérieur
      • Windows 2003 Server avec ASP.NET et IIS
      • Plate-forme Windows XP Professional SP2 pour station de travail
        SMARTsend peut également être installé sur les systèmes d'exploitation ci-dessus en même temps que VM Ware ou Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Configuration client :
    L'interface client SMARTsend est une interface Web accessible via les navigateurs Web pris en charge suivants :
    • Clients Windows : Microsoft Internet Explorer version 5.5 et supérieure
    • Clients Windows/Mac : Netscape Navigator version 7.0 et supérieure
    • Mac OS X v10.2 ou supérieure : Mozilla version 1.7 et supérieure, Mozilla FireFox version 1.0.6 et supérieure
    • Clients Linux/UNIX : Mozilla version 1.7 et supérieure, Mozilla FireFox version 1.0.6 et supérieure