Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend on kattava ratkaisu asiakirjojen skannaukseen, muuntamiseen ja jakeluun. Se helpottaa tiedonhallintaa antamalla käyttäjille helpon, nopean ja turvallisen tavan jakaa tietoa.

Tärkeimmät ominaisuudet

  • Asiakirjojen lähetys useisiin kohteisiin yhdellä skannauskerralla:
    • Sähköpostiosoitteet
    • Microsoft-verkkokansiot
    • Novell Netware -kansiot (versio 5.x, 6.x)
    • FTP-kansiot
    • Microsoft Exchange 2000 Web-kansiot
    • URL-osoite Internetissä
    • Tulostimet
    • Asiakirjavarastot:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versio 5.x tai 6.0)
      • Domino.Doc (versio 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Skannaus alan standardimuotoihin, kuten TIFF, PDF ja JPEG.
  • Tiedostomuotoa voidaan vaihdella kohteesta riippuen. SMARTsend Pro:lla voidaan lähettää yhdellä ja samalla skannauskerralla esim. tekstihaut mahdollistava PDF-tiedosto asiakirja-arkistoon ja Microsoft Word -asiakirja sähköpostiosoitteeseen.
  • Yrityksen osoitekirjan sähköpostiosoitteet suoraan käytössä.
  • Indeksointitietoja (metadataa) voidaan lisätä mihin tahansa skannattuun asiakirjaan, mikä mahdollistaa nopeat haut sisällönhallintajärjestelmissä.
  • Skannaa asiakirjasäilöön ja tulosta sieltä (SMARTsend Pro -versio) suoraan EIP-yhteensopivan monitoimilaitteen ohjaustaulusta. Asiakirjasäilönä voi olla esim. Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint tai Windows-kansio
  • PaperWare-skannauskansilehdet (SMARTsend Pro -versiossa) mahdollistavat skannauskohteiden muokkauksen skannauslähteessä.
  • Useita skannauksen vahvistustapoja (tuloste tai sähköposti).
  • Perustuu Microsoft.Net -arkkitehtuuriin, mikä takaa saumattoman integroinnin yrityksen olemassa olevaan ympäristöön.
  • Helppo asentaa ja ylläpitää. Käyttäjien koneille ei tarvitse asentaa lisäohjelmia kuten joissain kilpalijoiden tuotteissa.
  • Yhteensopiva useimpien laitteiden kanssa - SMARTsend toimii yli 40 Xerox WorkCentre Pro (myös värinkäytön mahdollistavat laitteet) ja Document Centre -laitteen kanssa. Kilpailevien tuotteiden yhteensopivuus kyseisen valmistajan oman tuotevalikoiman kanssa on paljon rajallisempi.
Täynnä paperiasiakirjoja olevat arkistokaapit vievät usein paljon arvokasta toimistotilaa. Lisäksi tietojen löytäminen näistä asiakirjoista voi olla hankalaa. Kun asiakirjat arkistoidaan digitaalisesti, toteutuksen ja ylläpidon on oltava edullista ja helppoa.

Tärkeimmät haasteet

  • Arkistointivaatimusten noudattaminen paperipohjaisen tiedon osalta
  • Paperipohjaisen tiedon lisääminenennestään käytössä oleviin sähköisiin sisällönhallintajärjestelmiin
  • Perinteisten faksi- ja pikatoimituskustannusten leikkaaminen
  • Paperiasiakirjojen varastointi- ja arkistointikustannusten leikkaaminen
  • Asiakirjojen haku voi olla hankalaa, hidasta ja epätarkkaa
  • Tehoton työnkulku ja yhteistyö, kun paperiset ja digitaaliset asiakirjat kulkevat hitaasti organisaatiossa
Xerox SMARTsend -ohjelmistolla on helppo jakaa asiakirjoja, joten tieto on useampien ihmisten ulottuvilla. SMARTsend auttaa optimoimaan verkkoon tehdyt investoinnit ja siirtämään liiketoiminnan prosessit tulevaisuuteen.
  • Aikaa säästyy, kun voidaan määritellä useita kohteita ja tiedostomuotoja samassa työnkulussa
  • Postikulut säästyvät, kun asiakirjat lähetetään sähköisessä muodossa
  • Varastointitila lisääntyy, kun paperiasiakirjat muutetaan sähköisiksi tiedostoiksi
  • Tiedon haku on nopeampaa kun asiakirjoihin voidaan lisätä indeksointitietoja (metadataa) skannauksen yhteydessä
  • Työnkulkuun ja yhteistyöhön saadaan lisätehoa, kun paperiset ja digitaaliset asiakirjat voidaan nopeasti lähettää miltä tahansa EIP-yhteensopivalta monitoimilaitteelta yhteiskäytössä olevaan asiakirjasäilöön ja noutaa sieltä

Miksi valita Xerox?

  • Asiakirjoja voidaan lähettää useisiin kohteisiin ja eri asiakirjamuodoissa saman työnkulun aikana. Monet kilpailevat ratkaisut vaativat uuden lähetyksen kuhunkin kohteeseen tai kullakin eri tiedostomuodolla... mikä vie paljon aikaa.
  • Helppo asentaa ja ylläpitää. Käyttäjien koneille ei tarvitse asentaa lisäohjelmia kuten joissain kilpalijoiden tuotteissa.
  • Yhteensopiva useimpien laitteiden kanssa - SMARTsend toimii yli 40 Xerox WorkCentre Pro (myös värinkäytön mahdollistavat laitteet) ja Document Centre -laitteen kanssa. Kilpailevien tuotteiden yhteensopivuus kyseisen valmistajan oman tuotevalikoiman kanssa on paljon rajallisempi.
  • Työnkulun julkaisuvaihtoehtojen joustavuus (laitteiden työnkulut mallien ja/tai PaperWaren kautta) on kilpailijoita parempi.
  • Mukautettujen käyttöliittymien kehittäminen on nopeampaa ja helpompaa kuin kilpailijoilla, koska Xerox Extensible Interface Platform perustuu yleisiin verkkostandardeihin.
  • Scan to Home -painike (jota useimmilla kilpailijoilla ei ole) yksinkertaistaa skannausta lähikäytössä, kun skannatut asiakirjat voidaan lähettää automaattisesti ennalta määriteltyyn omaan kohteeseen.
  • Vain Xerox tarjoaa TrueMatch-hakutoiminnot, joilla voidaan hakea asiakirjoja, jotka vastaavat laitteella skannattua asiakirjaa tai sisältävät samankaltaista tietoa.
  • Hankintaprosessi on helpompi kuin kilpailijoilla, koska Xeroxin edustaja hoitaa sekä laitteisto- että ohjelmistotarpeet
  • Nopeampi ongelmien ratkaisu samasta asiakastuesta sekä laitteille että ohjelmistolle – kilpailevilla tuotteilla on laitteiston ja ohjelmiston tuki erillisenä

Xeroxin palkitut kopiokoneet, tulostimet ja monitoimilaitteet tarjoavat joustavaa toimivuutta ja mahdollistavat lukuisten erilaisten ohjelmistoratkaisujen käytön. Ohjelmistojen toiminnot voivat vaihdella tuotemallista riippuen. Ota yhteyttä paikalliseen myyntiedustajaan, jos haluat tarkempia tietoja yhteensopivuudesta.

Monitoimitulostimet

Kopiokoneet Tuotantotulostimet ja digitaaliset painokoneet

  • Parhaan suorituskyvyn saavuttamiseksi suosittelemme, että SMARTsend-ohjelmisto asennetaan erilliselle palvelimelle/tietokoneelle. Vähimmäisvaatimukset ovat:
    • Prosessori: 1.0 GHz tai parempi
    • Kiintolevy: vähintään 750 Mt vapaata levytilaa
    • RAM: 512 Mt tai enemmän, SMARTsend voidaan asentaa myös jaetulle tulostus- tai tiedostopalvelimella, joka täyttää yllä mainitut vähimmäisvaatimukset.
    • Käyttöjärjestelmät
      • Windows 2000 Server tai Advanced Server, jossa IIS 5.0 tai uudempi
      • Windows 2003 Server, jossa ASP.NET ja IIS
      • Windows XP Professional Workstation SP2 -käyttöjärjestelmä
        SMARTsend voidaan myös asentaa yllä mainituille käyttöjärjestelmille yhdessä VM Waren tai Microsoft Virtual PC:n/Virtual Serverin kanssa.
  • Asiakaskoneiden vaatimukset
    SMARTsend-asiakaskäyttöliittymä on webselainpohjainen ja sitä voidaan käyttää seuraavilla tuetuilla selaimilla:
    • Windows-asiakaskoneet: Microsoft Internet Explorer versio 5.5 tai uudempi
    • Windows/Mac-asiakaskoneet: Netscape Navigator versio 7.2 tai uudempi
    • Mac OS X v10.2 tai uudempi: Mozilla versio 1.7 tai uudempi, Mozilla Firefox versio 1.0.6 tai uudempi
    • Linux/UNIX : Mozilla versio 1.7 tai uudempi, Mozilla Firefox versio 1.0.6 tai uudempi