Xerox SMARTsend

SMARTsend de Xerox es una solución completa de captura, conversión y envío de documentos que simplifica la administración de la información, ya que permite a los usuarios compartir información impresa de manera rápida, fácil y segura.

Funciones clave

  • Envíe documentos a varios destinos con sólo escanear una vez:
    • Direcciones de correo electrónico
    • Carpeta de red Microsoft
    • Carpeta Novell Netware (versión 5.x, 6.x)
    • Carpetas FTP
    • Carpetas de red Microsoft Exchange 2000
    • Web URL
    • Impresora
    • Repositorios de documentos:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versión 5.x o 6.0)
      • Domino.Doc (versión 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Escanee en formatos industriales estándar como TIFF, PDF y JPEG.
  • Utilice diferentes formatos de archivo según el destino. Por ejemplo, con SMARTsend Pro un escaneado puede enviar el documento como un archivo PDF que permite buscar texto a un repositorio, y como un documento de Microsoft Word a una dirección de correo electrónico.
  • Acceso directo a direcciones de correo electrónico disponibles mediante la libreta de direcciones de la empresa
  • Agregue información indexada (metadatos) a cualquier documento escaneado para obtener búsquedas y recuperaciones rápidas en el sistema de administración del contenido.
  • Escaneo a/impresión desde un repositorio (versión SMARTsend Pro) directamente desde la interfaz de usuario de un dispositivo multifunción con EIP. Los repositorios pueden incluir carpetas de Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint y Windows.
  • Las portadas de escaneado de PaperWare (versión SMARTsend Pro) permite modificar los destinos en el punto del escaneado.
  • Múltiples métodos de confirmación de escaneado (impresos o por correo electrónico).
  • Diseñado con la arquitectura de Microsoft.NET para una perfecta integración en la red existente.
  • Fácil administración de sistemas. Los administradores de software lo instalan y mantienen fácilmente. Mejora los perfiles de usuarios de red por razones de seguridad y para tener un acceso más fácil. No es necesario configurar usuarios individuales.
  • Fácil de usar. Workflow Wizards le brinda a los usuarios una capacidad de creación de flujos de trabajo fácil y paso a paso
Los gabinetes de archivos llenos de papeles pueden sobrepasar el espacio de las oficinas con facilidad. Además, tener acceso a estos documentos puede ser un desafío. Cuando la solución es archivar los documentos en forma digital, debe ser fácil de realizar y tener costos de implementación y mantenimiento bajos.

Desafíos clave

  • Cumplimiento de requisitos en materia de regulaciones con información en papel
  • Agregado de información en papel en un sistema de administración de contenido electrónico existente
  • Reducción de los costos altos de entrega de fax y de la noche a la mañana
  • Reducción de los costos altos del almacenamiento y el archivado de papel
  • Encontrar documentos puede ser frustrante, inexacto y lento
  • Flujo de trabajo y colaboración ineficientes debido a la distribución lenta de información impresa y digital en la organización
El software SMARTsend de Xerox hace que compartir documentos sea más fácil, de manera que más personas puedan acceder a la información. Optimice su inversión de red y lleve sus procesos comerciales al futuro con el software SMARTsend
  • Ahorre tiempo al definir varios destinos y formatos de archivos en un flujo de trabajo
  • Ahorre en costos de envío al enviar documentos electrónicamente y no por correo postal
  • Cree espacio de almacenamiento al convertir documentos impresos guardados en gabinetes de archivos en formato electrónico
  • Búsqueda y recuperación más rápida de documentos mediante al agregado de información indexada (metadatos) al digitalizarlos
  • Flujo de trabajo y colaboración más eficientes debido a que los documentos impresos y digitales puede recuperarse y enviarse rápidamente a un único repositorio de información compartido desde cualquier dispositivo multifunción con EIP

¿Por qué elegir Xerox?

  • Envíe documentos a varios destinos en diferentes formatos, todos en el mismo flujo de trabajo. Muchas soluciones de la competencia hacen que tenga que enviar el documento una vez para cada destinatario o formato, un proceso que consume mucho tiempo
  • Fácil de instalar y mantener sin tener que descargar software adicional en el escritorio, como sucede con muchos otros programas de la competencia.
  • Compatible con la mayoría de los dispositivos. Más de 40 dispositivos de Xerox WorkCentre Pro (incluso los dispositivos en color) y de Document Centre pueden utilizarse con SMARTsend. La compatibilidad de las soluciones de la competencia con su propia línea de productos es es más limitada
  • Opciones flexibles de publicación del flujo de trabajo (flujos de trabajo de dispositivos con plantillas o PaperWare) que los competidores no pueden igualar.
  • Desarrollo más fácil y rápido de software de interfaz de usuario personalizada que la mayoría de los competidores debido a que Xerox Extensible Interface Platform está basado en estándares web
  • Botón Escanear a ubicación personal, con el que no cuenta la mayoría de los competidores, simplifica el escaneado de los usuarios temporales enviando automáticamente los archivos escaneados a una ubicación predefinida
  • El flujo de trabajo de búsqueda y recuperación exclusivo de Xerox puede recuperar documentos que coincidan con documentos escaneados y guardados en el dispositivo, o con documentos que contengan información similar
  • Proceso de compra más simple que el de la competencia, ya que su representante de Xerox se encargará tanto de sus necesidades de hardware como de software
  • Solución de problemas más rápida con un solo punto de contacto para asistencia sobre hardware y software, a diferencia de la competencia que tiene contactos distintos para el hardware y el software

Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

Impresoras multifunción y todo en uno

Copiadoras Impresoras digitales y de producción

  • Para obtener un mejor rendimiento, recomendamos que instale el software SMARTsend en un servidor o equipo dedicado. Los requisitos mínimos son:
    • CPU: 1.0 GHz o superior
    • Disco duro: 750 MB o más espacio libre en disco
    • RAM: 512 MB o más. SMARTsend también puede instalarse en un servidor de archivos o de impresión compartido con las especificaciones mínimas disponibles mencionadas anteriormente.
    • Sistemas operativos
      • Windows 2000 Server o Advanced Server con IIS 5.0 o superior
      • Windows 2003 Server con ASP.NET e IIS
      • Plataforma Windows XP Professional Workstation SP2
        SMARTsend también puede instalarse en los sistemas operativos mencionados anteriormente junto con VM Ware o Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Requisitos del cliente
    La interfaz de cliente SMARTsend está basada en un navegador web, y se puede acceder a ella a través de los siguientes navegadores web:
    • Clientes Windows: Microsoft Internet Explorer versión 5.5 o superior
    • Clientes Windows/Mac: Netscape Navigator versión 7.2 o superior
    • Mac OS X v10.2 o posterior: Mozilla versión 1.7 o posterior, Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior
    • Clientes Linux/UNIX: Mozilla versión 1.7 o posterior, Mozilla FireFox versión 1.0.6 o superior