Xerox SMARTdocument Travel is Document Management Software that Automates Document Capture

Xerox SMARTdocument Travel™

Streamline the journey from document to destination

O Xerox SMARTdocument Travel™, combinado com impressoras multifuncionais Xerox, automatiza e simplifica a captura de documentos, o processamento e o encaminhamento de informações. Este software de gerenciamento de documentos é mais adequado para empresas com fluxos de trabalho de digitalização repetitivos. Se você usa o Google Apps, agora pode fazer upload, compartilhar e buscar seus documentos físicos no Google Docs ao digitalizá-los e fazer o upload deles a partir de seu dispositivo multifuncional.

Principais funções

  • É compatível com dispositivos de outras marcas para empresas que tenham impressoras multifuncionais da Xerox e de outras marcas.
  • Funciona com scanners de PC e rede para aumentar o alcance dos fluxos de trabalho para toda a empresa com hardware de digitalização misto.
  • Digitaliza, indexa e salva documentos diretamente do painel do dispositivo MFP
  • Digitalize uma vez e envie para vários destinos:
    • Pasta (FTP/Rede/Pasta compartilhada seguras)
    • Endereço de e-mail
    • Servidor de fax
    • PC, Impressora, Banco de dados
    • URL da Web
    • Sistemas de gerenciamento de documentos:
      • ApplicationXtender
      • Captaris Alchemy
      • Documentum
      • DocuShare
      • FileNet
      • Fortis & Filemagic
      • Hummingbird
      • Interwoven NT & MP
      • LaserFiche
      • IBM Content Manager
      • Lotus Notes/Domino
      • Saperion
      • SharePoint
      • Windream
      • Worldox
  • Realize o reconhecimento decódigos de barra, impressão com máquina, documentos escritos à mão e caixas de seleção.
  • Reconhecimento de formas e processamento com exportação de dados para sistemas ERP de back-end.
  • Rastreia e envia notificação por e-mail à pessoa necessária depois que o documento é salvo no destino.
  • Digitaliza em formatos pesquisáveis, incluindo PDF, Word, Excel e outros.
  • Carimbo Bates, marca d'água e(des)criptografia de arquivos antes do armazenamento.
  • Não requer treinamento do usuário .
  • Faz a instalação e a configuração em menos de 2 horas.
  • As MFPs da Xerox habilitadas para plataforma de interface extensível (EIP) são compatíveis com o SMARTdocument Travel.
  • Digitalize, aplique palavras-chave e armazene seguramente documentos físicos no Google Docs pressionando um botão em sua copiadora digital ou impressora multifuncional configurada para o SMARTdocument Travel.

Funções de conexão central (para MPFs habilitadas para EIP)

  • Autentique usuários no painel do dispositivo utilizando vários métodos de autenticação (scripts do Windows, Novell, além de scripts personalizados).
  • Preencha automaticamente campos de índice por meio da verificação de banco de dados back-end ou da utilização de scripts. Por exemplo, ao inserir um número de fatura na MFP quando estiver digitalizando um formulário, o endereço e telefone do cliente serão automaticamente preenchidos.
  • Menus de digitalização personalizados para o usuário conectado são exibidos no painel do dispositivo MFP.
  • Os usuários podem alterar as configurações padrão de digitalização no painel do dispositivo (opcional).
O problema mais comum associado a setores que processam muitas informações relaciona-se ao custo.

Principais desafios

  • Perda de documentos devido ao manuseio ineficiente
  • Atender à conformidade normativa devido a vários requisitos federais e estaduais.
  • Reduzir os custos de operação devido aos recursos de fax, e-mail, courier, armazenamento físico, entrada de dados etc.
  • Procure e encontre documentos com facilidade quando precisar deles
  • Acesso instantâneo às informações para melhor colaboração e atendimento ao cliente
  • Personalizar as soluções de automatização para atender aos requisitos específicos dos processos de negócios
O software de fluxo de trabalho Xerox SMARTdocument Travel™ trata dos principais problemas associados à digitalização de documentos com as seguintes soluções:
  • Reduzir custos
    • Funciona com suas atuais impressoras multifuncionais da Xerox
    • Reduz o tempo e o trabalho para processar e arquivar documentos
    • Minimiza os custos de envio
    • O software baseado em servidor que não precisa ser carregado em cada um dos computadores do cliente
  • Aumentar a produtividade
    • Reduzir os tempos de ciclo dos documentos
    • Aumentar a precisão e a consistência
    • Melhorar o serviço do cliente
    • Processamento e disponibilidade de documentos em tempo real
  • Melhorar a conformidade
    • Criar uma trilha de auditoria de atividades de manuseio de documentos
    • Autenticar no painel do dispositivo para maior segurança
    • Reduzir a perda de documentos
  • Utilizar e gerenciar os fluxos de trabalho com facilidade
    • Quase não exige treinamento do usuário
    • Gerenciar centralmente todos os fluxos de trabalho de documentos
    • Personalizar para atender aos requisitos dos seus processos de negócios
    • Uma interface única e consistente de captura para todo o conteúdo
    • Inserir documentos de várias fontes, como MFPs da Xerox, e-mail, área de trabalho ou outras MFPs que não sejam da Xerox

Porquê escolher a Xerox?

  • Diferentemente dos produtos da concorrência, o SMARTdocument Travel funciona com impressoras multifuncionais ativadas para digitalização da Xerox E de outros fabricantes.
  • Uma solução com base em servidor que permite a captura de documentos distribuídos com administração centralizada do fluxo de trabalho. Não é necessário aprender a usar uma linguagem de programação proprietária complexa, como exigem alguns produtos da concorrência.
  • Uma plataforma aberta que permite que os administradores de fluxo de trabalho criem módulos personalizados em Java ou Visual Basic para atender aos requisitos exclusivos da sua empresa.
  • Permite que você mantenha a conformidade normativa condensando as informações de usuário e de dispositivo com cada documento digitalizado. Além disso, as informações da digitalização e dos metadados podem ser criptografadas para aumentar a segurança dos documentos.
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

Impressoras Multifunções / All In One