Xerox SMARTdocument Travel is Document Management Software that Automates Document Capture

Xerox SMARTdocument Travel™

Xerox SMARTdocument Travel™, en combinación con las impresoras multifunción de Xerox, automatiza y simplifica la captura y el procesamiento de documentos, y el envío de información. El software de administración de documentos resulta ideal para empresas con flujos de trabajo donde se deben escanear documentos repetidos. Si utiliza las aplicaciones de Google, puede cargar, compartir y buscar sus documentos físicos en los documentos de Google al escanearlos y cargarlos desde su dispositivo multifuncional.

Funciones clave

  • Admite dispositivos que no son de Xerox para empresas que usan una combinación entre Xerox y otras marcas de dispositivos multifunción.
  • Funciona con PC y escáneres de red para ampliar el alcance de los flujos de trabajo a toda la empresa con hardware para escaneo combinado.
  • Escanee, indexe y guarde documentos directamente desde el panel del dispositivo multifunción.
  • Permite escanear una vez y enviar a múltiples destinos:
    • Carpeta (FTP, red y carpeta compartida seguros)
    • Dirección de correo electrónico
    • Servidor de fax
    • PC, impresora, base de datos
    • Dirección URL web
    • Sistemas de administración de documentos:
      • ApplicationXtender
      • Captaris Alchemy
      • Documentum
      • DocuShare
      • FileNet
      • Fortis & Filemagic
      • Hummingbird
      • Interwoven NT & MP
      • LaserFiche
      • IBM Content Manager
      • Lotus Notes/Domino
      • Saperion
      • SharePoint
      • Windream
      • Worldox
  • Realiza un reconocimiento de códigos de barra, impresiones, escritura a mano y casillas de verificación.
  • Reconocimiento y procesamiento de formularios con exportación de datos a sistemas ERP de respaldo.
  • Registra y envía una notificación por correo electrónico a la persona requerida después de guardar el documento en el destino.
  • Escanea en formatos que permiten realizar búsquedas, como PDF, Word, Excel y más.
  • Sello Bates, marca de agua y cifrado y descifrado de archivos antes del almacenamiento.
  • No se necesita capacitación de los usuarios.
  • La instalación y la configuración se realizan en menos de 2 horas.
  • Admite EIP (Extensible Interface Platform). Los dispositivos multifunción de Xerox admiten SMARTdocument Travel.
  • Escanee, aplique palabras clave y almacene de forma segura los documentos en papel en Google Docs con la presión de un botón en su impresora multifuncional o copiadora digital habilitada para viaje SMARTdocument.

Funciones de conexión de centro (para dispositivos multifunción que admiten EIP)

  • Permite autenticar usuarios en el panel del dispositivo mediante los diferentes métodos de autenticación (Windows, Novell y secuencias de comandos personalizadas).
  • Completa los campos de indexación de manera automática al realizar búsquedas en bases de datos de respaldo o al usar secuencias de comandos. Por ejemplo, escriba el número de una factura en el dispositivo multifunción al escanear un formulario, y aparecerán de manera automática la dirección y el teléfono del cliente.
  • Menús de escaneo personalizados para el usuario que inicia sesión, que aparecen en el panel del dispositivo multifunción.
  • Los usuarios pueden cambiar la configuración de escaneo predeterminada en el panel del dispositivo (opcional).
El problema más común asociado con las industrias que manejan grandes volúmenes de información está relacionado con el costo.

Desafíos clave

  • Pérdida de documentos debido a un manejo inapropiado de los documentos.
  • El cumplimiento de normas es obligatorio según las diferentes leyes estatales y federales.
  • Reducción de costos operativos en cuanto a fax, correo postal, servicio de mensajería, almacenamiento físico, entrada de datos, etc.
  • Búsqueda de documentos sencilla cuando se necesitan.
  • Acceso instantáneo a información para mejorar el soporte y el servicio al cliente.
  • Personalización de las soluciones de automatización para satisfacer los requisitos específicos del proceso comercial.
El software de flujo de trabajo Xerox SMARTdocument Travel™ aborda los problemas más importantes asociados con el escaneo de documentos con las siguientes soluciones:
  • Reducir costos
    • Trabaja con las impresoras multifunción de Xerox existentes.
    • Reduce el tiempo y el trabajo al procesar y archivar documentos.
    • Minimiza los costos de envío.
    • Software basado en servidor, no es necesario cargarlo en el equipo de cada cliente.
  • Mejorar la productividad
    • Reduce los tiempos del ciclo del documento.
    • Mejora la precisión y la uniformidad.
    • Mejora el servicio al cliente.
    • Procesamiento y disponibilidad del documento en tiempo real.
  • Mejorar el cumplimiento
    • Crea un seguimiento de auditorías de las actividades relacionadas con el manejo de documentos.
    • Realiza la autenticación en el panel del dispositivo para brindar una mayor seguridad.
    • Reduce la pérdida de documentos.
  • Usar y administrar fácilmente flujos de trabajo
    • Prácticamente no requiere capacitación de los usuarios.
    • Administra de manera central todos los flujos de trabajo de los documentos.
    • Personaliza los requisitos de los procesos comerciales.
    • Interfaz de captura única y uniforme para todo el contenido.
    • Documentos de entrada desde múltiples fuentes, como dispositivos multifunción de Xerox, correo electrónico, equipos de escritorio u otros dispositivos multifunción que no sean de Xerox.

¿Por qué elegir Xerox?

  • A diferencia de los productos de la competencia, SMARTdocument Travel funciona con impresoras multifunción para escanear de Xerox y, además, de otros fabricantes.
  • Una solución basada en Web que permite la captura de documentos distribuidos con una administración centralizada del flujo de trabajo. No es necesario aprender un lenguaje de programación de propiedad exclusiva complejo, tal como lo exigen algunos productos de la competencia.
  • La plataforma abierta permite a los administradores de flujos de trabajo crear módulos personalizados en Java o Visual Basic para admitir los requisitos exclusivos de su empresa.
  • Permite cumplir con las normas al encapsular la información del usuario y del dispositivo con los documentos escaneados. Además, el contenido escaneado y la información de metadatos se pueden cifrar para mejorar la seguridad del documento.
Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

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