Xerox SMARTdocument Travel Express Document Scanning Solution Automates Workflows from Any Multifunction Printer

Xerox SMARTdocument Travel™ Express

O Xerox SMARTdocument Travel Express™ é um software de digitalização de documentos para empresas com muitos processos em papel. É fácil criar fluxos de trabalho de documentos e depois digitalizá-los em sua impressora multifuncional ou scanner TWAIN.

Principais características

  • As MFPs da Xerox habilitadas para plataforma de interface extensível (EIP) são compatíveis com o SMARTdocument Travel Express.
  • É compatível com dispositivos de outras marcas caso sua empresa utilize impressoras multifuncionais da Xerox e de outras marcas.
  • Funciona com scanners de PC e rede para aumentar o alcance dos fluxos de trabalho para toda a empresa com hardware de digitalização misto.
  • Digitalize, indexe e salve documentos diretamente do painel frontal da MFP.
  • Digitalize uma vez e envie para vários destinos:
    • Pasta (FTP/Rede/Pasta compartilhada seguras)
    • Endereço de e-mail
    • Servidor de fax
    • PC, Impressora, Banco de dados
    • Sistemas de gerenciamento de documentos:
      • Lotus Notes/Domino
      • SharePoint
  • Faz leitura de códigos de barra e utiliza esse recurso como dados de índice do documento.
  • Rastreie e envie notificação por e-mail às pessoas necessárias depois que o documento for salvo no destino.
  • Digitalize em formatos pesquisáveis, incluindo PDF, Word, Excel e outros.
  • Não requer treinamento do usuário.
  • Faz a instalação e a configuração em menos de 2 horas

Funções de conexão central (para MPFs habilitadas para EIP)

  • Autentique usuários no painel do dispositivo utilizando vários métodos de autenticação (scripts do Windows, Novell, além de scripts personalizados).
  • Preencha campos de índice por meio da verificação de banco de dados back-end ou da utilização de scripts. Por exemplo, ao inserir um número de fatura na MFP quando estiver digitalizando um formulário, o endereço e telefone do cliente serão automaticamente preenchidos.
  • Menus de digitalização personalizados para o usuário conectado são exibidos no painel do dispositivo MFP.
  • Os usuários podem alterar as configurações padrão de digitalização no painel do dispositivo (opcional).
As empresas enfrentam vários desafios em relação ao gerenciamento do fluxo de conteúdo impresso e eletrônico de forma pontual e segura.

Principais desafios

  • Orçamento limitado para automatizar fluxos de trabalho de captura e arquivamento e usar o hardware de digitalização existente.
  • Perda de documentos devido ao manuseio ineficiente
  • Conformidade normativa devido a vários requisitos federais e estaduais.
  • Custos elevados de operação devido aos recursos de fax, e-mail, courier, armazenamento físico, entrada de dados etc.
  • Procure e encontre documentos quando precisar deles
  • Acesso instantâneo às informações para melhor colaboração e atendimento ao cliente
O SMARTdocument Travel Express™ é uma solução abrangente de software de digitalização de documentos para automatizar processos de documentos manuais e passíveis de erro.
  • O software baseado em servidor não precisa ser carregado em cada um dos computadores do cliente.
  • Licença de servidor gratuita: pague somente pelas licenças do dispositivo. O software de servidor não tem custo.
  • Funciona com seus scanners e MFPs existentes para capturar e armazenar conteúdo nos repositórios.
  • Reduza despesas operacionais: capture automaticamente informações de documentos impressos e transforme-os em conteúdo pesquisável para armazenamento e distribuição.
  • Elimine a perda de documentos: um único clique de botão na MFP inicia fluxos de trabalho que digitalizam e enviam documentos para vários repositórios.
  • Armazenamento consistente de conteúdo com fluxos de trabalho que são configurados centralmente pelo administrador de TI e usados por toda a empresa da mesma forma consistente.
  • Aumente a segurança: os fluxos de trabalho do SMARTdocument Travel Express habilitam a autenticação do usuário no momento da captura, melhorando a segurança do documento enquanto cria uma trilha de auditoria.
  • Caminho fácil de upgrade para o SMARTdocument Travel quando seus negócios precisam crescer.

Por que escolher a Xerox?

  • Independente de dispositivos: ao contrário dos produtos da concorrência, o SMARTdocument Travel Express é compatível não só com os dispositivos da marca Xerox, mas com várias marcas de impressoras multifuncionais e todos os scanners TWAIN. Essa é uma grande vantagem caso sua empresa utilize várias marcas de MFPs e scanners.
  • Configuração e início de uso em menos de 2 horas: o SMARTdocument Travel Express é uma solução de software de digitalização de documento baseada em servidor. O administrador de TI configura e gerencia os fluxos de trabalho de manuseio de documentos sem necessidade de aprender a complexa linguagem de programação proprietary como é exigido por alguns produtos da concorrência.
  • Caminho de upgrade simples que cresce junto com seus negócios: se seus negócios exigirem recursos mais avançados para o processamento de conteúdo no futuro, você poderá simplesmente fazer upgrade para o SMARTdocument Travel sem perda do investimento inicial.