Xerox SMARTdocument Travel Express Document Scanning Solution Automates Workflows from Any Multifunction Printer

Xerox SMARTdocument Travel™ Express

Xerox SMARTdocument Travel Express™ es un software de escaneo de documentos para empresas que realizan procesos con grandes volúmenes de papel. Puede crear fácilmente flujos de trabajo de documentos y escanear los documentos desde una impresora multifunción o un escáner TWAIN.

Funciones clave

  • Admite EIP (Extensible Interface Platform). Los dispositivos multifunción de Xerox admiten SMARTdocument Travel Express.
  • Admite dispositivos que no son de Xerox, si su empresa usa una combinación entre Xerox y otras marcas de impresoras multifunción.
  • Funciona con PC y escáneres de red para ampliar el alcance de los flujos de trabajo a toda la empresa con hardware para escaneo combinado.
  • Escanea, indexa y guarda documentos directamente desde el panel frontal del dispositivo multifunción.
  • Permite escanear una vez y enviar a múltiples destinos:
    • Carpeta (FTP, red y carpeta compartida seguros)
    • Dirección de correo electrónico
    • Servidor de fax
    • PC, impresora, base de datos
    • Sistemas de administración de documentos:
      • Lotus Notes/Domino
      • SharePoint
  • Lee códigos de barra y los usa como datos para la indexación de documentos.
  • Registra y envía una notificación por correo electrónico a la persona requerida después de guardar el documento en el destino.
  • Escanea en formatos que permiten realizar búsquedas, como PDF, Word, Excel y más.
  • No se necesita capacitación de los usuarios.
  • La instalación y la configuración se realizan en menos de 2 horas.

Funciones de conexión de centro (para dispositivos multifunción que admiten EIP)

  • Permite autenticar usuarios en el panel del dispositivo mediante los diferentes métodos de autenticación (Windows, Novell y secuencias de comandos personalizadas).
  • Completa los campos de indexación al realizar búsquedas en bases de datos de respaldo o al usar secuencias de comandos. Por ejemplo, escriba el número de una factura en el dispositivo multifunción al escanear un formulario, y aparecerán de manera automática la dirección y el teléfono del cliente.
  • Menús de escaneo personalizados para el usuario que inicia sesión, que aparecen en el panel del dispositivo multifunción.
  • Los usuarios pueden cambiar la configuración de escaneo predeterminada en el panel del dispositivo (opcional).
Las empresas enfrentan diversos desafíos de administración de flujo de contenido electrónico y en papel, de una manera ordenada y segura.

Desafíos clave

  • Presupuesto limitado para automatizar, capturar y archivar flujos de trabajo y para usar el hardware de escaneo existente.
  • Pérdida de documentos debido a un manejo inapropiado de los documentos.
  • El cumplimiento de normas es obligatorio según las diferentes leyes estatales y federales.
  • Costos operativos elevados de fax, correo postal, servicio de mensajería, almacenamiento físico, entrada de datos, etc.
  • Búsqueda de documentos cuando se necesitan.
  • Acceso instantáneo a información para mejorar el soporte y el servicio al cliente.
SMARTdocument Travel Express™ es una solución de software de escaneo de documentos para automatizar los procesos manuales de documentos y propensos a errores.
  • Software basado en servidor, no es necesario cargarlo en el equipo de cada cliente.
  • Licencia de servidor gratuita; sólo se pagan las licencias de los dispositivos. El software del servidor se proporciona sin cargo.
  • Funciona con los dispositivos multifunción y los escáneres existentes para capturar y almacenar contenido en repositorios.
  • Reduce gastos operativos, captura información de forma automática desde documentos en papel y la convierte en contenido que permite búsquedas para almacenamiento y distribución.
  • Elimina la pérdida de documentos, con sólo presionar un botón en el dispositivo multifunción, se inician los flujos de trabajo que escanean y entregan documentos a una variedad de repositorios.
  • Almacenamiento uniforme de contenido con flujos de trabajo configurados de manera central por el administrador de TI y usados por toda la empresa de manera uniforme.
  • Mayor seguridad; los flujos de trabajo de SMARTdocument Travel Express permiten la autenticación de usuarios en el momento de la captura, lo que mejora la seguridad de los documentos y crea un seguimiento mediante auditorías.
  • Ruta de actualización fácil a SMARTdocument Travel cuando su empresa necesita crecer.

¿Por qué elegir Xerox?

  • Independencia de dispositivos. A diferencia de los productos de la competencia, SMARTdocument Travel Express funciona con diferentes marcas de impresoras multifunción y con todos los escáneres TWAIN, no sólo con dispositivos Xerox. Ésta es una gran ventaja si su empresa usa diferentes marcas de dispositivos multifunción y escáneres.
  • Instalación e inicio en menos de dos horas. SMARTdocument Travel Express es una solución de software de escaneo de documentos de distribución basado en un servidor. El administrador de TI configura y administra los flujos de trabajo para el manejo de documentos sin necesidad de aprender lenguajes de programación de propiedad exclusiva complejos, tal como lo exigen algunos productos de la competencia.
  • Ruta de actualización simple que se puede desarrollar junto con su empresa. Si en el futuro su empresa necesita funciones más avanzadas para el procesamiento de contenido, simplemente actualice SMARTdocument Travel sin perder la inversión inicial.
Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

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