Xerox^® Workplace Suite

Xerox^® Workplace Suite ułatwia realizację procesów uwierzytelniania, zarządzania drukiem, kontroli kosztów i mobilności. System jest przeznaczony do instalacji na serwerze lokalnym, co zapewnia większe bezpieczeństwo i poufność danych. Elastyczny, modułowy model licencyjny pozwala wybierać tylko funkcje dopasowane do potrzeb firmy bez względu na liczbę posiadanych urządzeń.

Uwierzytelnianie i kontrola dostępu

Opcje uwierzytelniania są zgodne z szeroką gamą standardowych czytników i kart zbliżeniowych. Swobodny wybór sposobu uwierzytelniania: za pomocą karty, metodą bezkartową lub nawet telefonem przy użyciu NFC, aplikacji Xerox^® Print Portal i kodu QR przy odblokowywaniu urządzeń. Za pomocą podstawowych reguł drukowania można utrzymać kontrolę nad kosztami i ograniczyć dostęp do urządzeń / funkcji na poziomie użytkownika / grupy.

Możliwość pojedynczego logowania (SSO) do dowolnej usługi obsługującej SSO w drukarce — jak na przykład aplikacje interfejsów chmurowych. Wygodne, jednorazowe uwierzytelnianie w drukarce za pomocą plakietki z kartą, telefonu komórkowego albo loginu i hasła zapewnia bezpieczny dostęp do wszystkich aplikacji na urządzeniu wielofunkcyjnym, które obsługują SSO, bez potrzeby dodatkowego, czasochłonnego logowania.

Zabezpieczanie treści

Nasza funkcja zabezpieczania treści zapewnia ochronę przed utratą danych lub własności intelektualnej poprzez przeszukiwanie wszystkich dokumentów kopiowanych, skanowanych i drukowanych za pośrednictwem objętych licencją urządzeń wielofunkcyjnych pod kątem określonych przez użytkownika terminów lub fragmentów tekstu (np. materiał poufny, tylko do użytku wewnętrznego itp.). W razie dopasowania administrator otrzyma powiadomienie zawierające informacje o zadaniu i problematyczną treść i może przystąpić do wyjaśnienia sprawy.

Drukowanie z urządzeń mobilnych

Drukowanie z urządzeń przenośnych może być proste i elastyczne. Zadania druku można wysyłać z urządzeń z systemem Windows, Google Chromebook, Mac OS, Linux oraz z mobilnych aplikacji drukujących dla systemów iOS, Android i tabletów Windows Surface. W ramach tradycyjnego procesu drukowania wydruki trafiają do pojedynczej kolejki i mogą być odbierane, gdy będą gotowe.

Rozliczenia, raportowanie i reguły

Administratorzy mogą definiować ustawienia kontroli dostępu i drukowania i dokładnie monitorować drukowanie w skali całej organizacji dzięki skonsolidowanym funkcjom raportowania i rozliczania dla parku urządzeń drukujących. Xerox Workplace Suite jest zintegrowany z funkcją rozliczania zasobów sieciowych.

Zarządzanie personelem mającym coraz wyższe wymagania potrafi przysporzyć wielu problemów. Wśród nich bezpieczeństwo drukarek i dokumentów nierzadko schodzi na dalszy plan.

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne stają się coraz bardziej inteligentne i lepiej połączone z systemami używanymi w firmie. Stwarza to potrzebę wdrażania łatwiejszych i mniej angażujących sposobów utrzymywania nad nimi kontroli. Potrzebny jest prosty, ale skuteczny sposób, dzięki któremu autoryzowani użytkownicy będą mogli korzystać tylko z przydzielonych im systemów i który jednocześnie zabezpieczy wrażliwe dane przed kopiowaniem, drukowaniem, a nawet skanowaniem poza siecią.

Kluczowe wyzwania

Bezpieczeństwo

• Jak utrzymać kontrolę nad tym, którzy użytkownicy mają prawo kopiować, drukować lub nawet skanować dokumenty poza obrębem sieci?

• Jak monitorować kluczowe dokumenty i wrażliwe treści, aby uniknąć wycieku danych?

• W jaki sposób podnieść poziom bezpieczeństwa bez konieczności czasochłonnego logowania się w aplikacjach urządzeń wielofunkcyjnych?

Zarządzanie drukowaniem — kontrola kosztów

• Jak zyskać pewność, że wrażliwe dokumenty po wydrukowaniu nie trafią do tacy odbiorczej ogólnodostępnej drukarki, gdzie zobaczą je inni użytkownicy?

• Koszty drukowania można utrzymać w ryzach. Proste raporty obejmujące wszystkie urządzenia pomagają ustalić, gdzie użytkownicy drukują i gdzie powstaje większość kosztów.

• Gdy już wiemy wszystko na temat wykorzystania urządzeń drukujących, można wdrożyć zautomatyzowane reguły, których użytkownicy będą musieli przestrzegać przy drukowaniu.

Mobilność

• Poziom mobilności personelu stale rośnie, dlatego trzeba zadbać o to, by pracownicy pozostali efektywni w trybie mobilnym i byli w stanie drukować dokumenty dla klientów, gdziekolwiek będą.

• Firmy potrzebują rozwiązań przyjaznych dla użytkowników, jak i dla personelu informatycznego. Należy przez to rozumieć także możliwość drukowania z urządzeń mobilnych różnych producentów i na drukarkach różnych marek.

• Jak uniknąć trudności w udostępnianiu biurowych drukarek gościom, klientom i mobilnym pracownikom?

• Jak skutecznie stworzyć możliwość drukowania dla personelu korzystającego z różnorodnych urządzeń mobilnych i różnorodnych drukarek, gwarantując przy tym bezproblemową i jednorodną obsługę?

Dlaczego wybrać markę Xerox?

Nasz cieszący się powszechnym uznaniem system w opcji pakietu do instalacji lokalnej zapewnia bezpieczeństwo dokumentów lokalnych według elastycznej i modułowej koncepcji. Poszczególne funkcje można dodawać w miarę potrzeb, zawsze utrzymując całość w obrębie własnej sieci.

Funkcje bezpieczeństwa:

• Różnorodne metody uwierzytelniania zapewniają bezpieczny dostęp do drukarek i systemów sieciowych na przykład za pomocą karty lub telefonu.

• Uproszczone, bezpieczne logowanie pojedyncze (SSO) ułatwia dostęp do systemów zaplecza bez straty czasu na wielokrotne logowanie.

• Monitorowanie określonych treści i zgłaszanie alarmów, jeśli dane treści lub dokumenty są kopiowane, drukowane lub skanowane.

Zarządzanie drukowaniem i kontrola kosztów:

• Nasza funkcja potwierdzania druku pozwala realizować wydruki, kiedy są faktycznie potrzebne, kiedy użytkownik uwierzytelni się na urządzeniu drukującym. Obsługiwane są urządzenia Xerox, jak i drukarki innych firm.

• Płynna integracja z ekranami użytkownika ConnectKey pozwala usuwać i edytować zadania, a także zmieniać ich ustawienia jeszcze przed drukowaniem, dzięki czemu można ograniczyć koszty zbędnych wydruków.

Obsługa urządzeń mobilnych:

• Rozwiązanie do druku z urządzeń mobilnych, które pozwala użytkownikom łatwo znaleźć drukarki i połączyć się z nimi za pomocą naszej aplikacji mobilnej. W telefonie komórkowym można przeglądać zadania wydruku, odblokować drukarkę i zlecać wydruki bezpośrednio, a także przekazywać zadania do druku w późniejszym terminie. Zadania do wydruku można przesyłać nawet przez e-mail.

• Dokumenty z aplikacji biurowych Microsoft są konwertowane wiernie, bez ryzyka utraty obrazów, danych czy formatowania.

Xerox dba o informatyków

• Nie ma potrzeby stosowania odrębnych sterowników dla każdej drukarki w organizacji. Można kierować zadania wydruku do pojedynczej kolejki, a następnie uzyskać wydruk za pomocą dowolnej drukarki podłączonej do sieci.

• Nie trzeba już martwić się o zarządzanie całą listą różnych urządzeń przenośnych i telefonów. Nasze aplikacja mobilna zapewnia jednolitą obsługę wszystkich typów urządzeń.

• Bardzo ograniczony ślad IT z opcją niskiego obciążenia serwerów. Ograniczenie ruchu sieciowego przez pobieranie zadań bezpośrednio z oprogramowania klienckiego na PC po uwierzytelnieniu na drukarce.

• Pakiet Xerox Workplace Suite z elastycznym modelem licencjonowania jest łatwy w instalacji i zarządzaniu.