Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Även i vår digitala tidsålder har många företag problem att hantera alla pappersdokument som skapas eller kommer via post eller fax varje dag. Många kontor har komplicerade processer med många steg för att fånga in dessa dokument så att de kan skickas till dokumentarkiv som SharePoint- eller Windows-mappar. En anledning kan vara att vissa företag fortfarande tror att automatisering av arbetsflöden för dokument är för dyrt, komplicerat och tidskrävande. Xerox ConnectKey för SharePoint ändrar allt detta, det är en högproduktiv lösning för arbetsflöden som är enkel att installera, enkel att använda – och enkel att ha råd med.

Xerox ConnectKey för SharePoint förbättrar arbetsflöden genom att förenkla och effektivisera sättet att skanna, fånga och lagra pappersdokument. Med hjälp av din Xerox-MFP kan du skicka dokument direkt till korrekt dokumentarkiv, på samma sätt som du gör från datorn. Du kan direkt från din Xerox MFP bläddra till mappen, namnge dokumentet och lägga till viktig indexeringsinformation innan du skannar. Tack vare att det går att fånga och skicka dokument till både SharePoint- och Windows-mappar är ConnectKey rätt lösning för alla kontor som behöver arkivera och dela pappersdokument.

Viktiga funktioner

Enkelt: enkel att installera, använda och underhålla
  • Enkel konfiguratorbaserad installation gör att du kan komma igång snabbt.
  • Under installationen kan du se dina SharePoint- och Windows-mappar och med ett enda musklick lägga till dem på Xerox-skrivarens användarpanel.
  • Fullständig integrering med SharePoint-miljön, MFP-användarpanalen motsvarar vad användaren ser på datorn.
  • Förenklar dokumentfångning och dirigering av arbetsflöden med dynamisk mappbläddring så att dokument kan namnges, indexeras och skickas till önskad plats direkt från användarpanelen.
  • Har stöd för det intuitiva arbetsflödet "Scan to Home", vilket gör att användarna kan skanna till sina "hem"-kataloger.
  • Perfekt för små och medelstora företag.
Smart: automatiska uppdateringar av arbetsflöden
  • Skapa fullt sökbara PDF-filer när du skannar så att du enkelt kan hitta företagskritisk information vid kundfrågor, efterlevnadskontroller eller annat som kräver snabb och korrekt hämtning av information.
  • Digitalisera äldre filer i Microsoft Word och Excel-format för att spara tid och göra det lättare för användarna att dela dokument.
  • "Ready-Now"-arbetsflöden garanterar att MFP-inställningarna alltid är uppdaterade. När ändringar görs i dokumentarkiv för SharePoint- eller Windows-dokument på servern görs ändringarna automatiskt på din flerfunktionsskrivare, MFP.
Flexibel: dirigera till både SharePoint- och Windows-mappar
  • Maximera dina investeringar i både maskinvara och SharePoint genom att skicka dokument direkt från din Xerox-MFP till önskat dokumentarkiv.
  • Multifunktionsenheten, MFP, har inga begränsningar när det gäller antalet aktiverade lagringsplatser.
  • Fungerar med SharePoint 2007 och senare.
  • Skapa PDF, PDF/A, sökbara PDF-, JPEG-, Tiff-, MS Word- och Excel-filer

Tester och utmärkelser

PublikationCitat/UtmärkelseDatum


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
De vanligaste utmaningarna för pappersintensiva miljöer är höga kostnader, fel, problem att uppfylla dokumentationskrav och återskapande av äldre dokument.

Huvudutmaningar

  • De senaste branschundersökningarna visar att trots alla nya sätt att skapa digitalt innehåll använder våra kontor mer papper än någonsin, och många företag har problem att hantera och organisera dessa pappersmängder.
  • De flesta kontor har inte en direkt länk från sina multifunktionsskrivare till önskat dokumentarkiv, vilket resulterar i en flerstegsprocess som tar tid och pengar, och dessutom ökar risken för fel.
  • Skannade dokument är normalt icke-sökbara PDF-filer, vilket gör att det är nästan omöjligt att hitta företagskritisk information när man behöver det.
  • Fler och fler branscher måste uppfylla myndighetskrav som kräver enkel tillgång till viktig information – detta är nästan omöjligt med pappersbaserade dokument eller ostrukturerade digitala dokument.
  • När man behöver göra om äldre, pappersdokument måste man normalt börja om från början och skriva om hela dokumentet på datorn, vilket är både dyrt och tidskrävande.
Bli mer produktiv
  • Förenkla arbetssteg och spara tid med smarta och intuitiva arbetsflöden
  • Nu behöver du inte längre använda skanning till e-post och en massa extra steg – skanna direkt till önskad plats från din Xerox-MFP
  • Minska risken för fel och gör det lättare att uppfylla krav
  • Återskapa äldre dokument med en enkel knapptryckning
Minska kostnader
  • Tid är pengar – du får mer gjort snabbare och minskar risken för fel med exakta och enkla arbetsflöden
  • Minimera kostnaderna för transport och fax genom att skicka dokument direkt till delade arkiv
  • Minska behovet för fysisk lagringsplats genom att enkelt arkivera pappersdokument
  • Enkel att köpa och äga – överkomligt pris per flerfunktionsskrivare utan användarlicensiering
Garantera säkerhet
  • ConnectKey är baserad på säker skanningsteknik med kryptering och säker överföring som eliminerar risken för dataförlust
  • Kan integreras med Microsoft Active Directory och skrivarinloggning för att se till att användare endast ser de arbetsflöden som behövs för deras jobb
Bidra till företagets miljöprogram
  • Smart infångning och dirigering hjälper dig att eliminera dyra pappersdokument
  • Minska antalet papperskopior och spara el, papper och toner
  • Få lägre koldioxidutsläpp genom att minska transport av dokument till andra kontor, återförsäljare och företagspartners

Varför välja Xerox?

I motsats till andra liknande lösningar som skickar dokument till flera dokumentarkiv är ConnectKey för SharePoint specialutformat för SharePoint-användare.
  • Xerox WorkCentre funktioner är utformade på samma sätt som SharePoint-biblioteken som användaren ser på datorn, vilket gör ConnectKey extremt intuitiv att använda
  • Dynamisk mappbläddring på skrivaren gör det enklare för SharePoint-användaren, man kan skanna till önskad plats i ett enda steg
  • Om du använder SharePoint för samarbete behöver du göra mycket mer än bara skapa PDF-filer. Med ConnectKey kan du digitalt återskapa äldre Microsoft Word- och Excel-dokument med en enkel knapptryckning
  • Om du har ställt in "Scan to Home"-platser för användarna kan du enkelt ställa in arbetsflöden för dessa platser och behöver inte gå igenom de många steg som behövs för att skapa skanningsmallar
Maskinvarukrav
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Programvarukrav
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.