Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Mesmo nesta era digital, muitas empresas continuam a debater-se com métodos de gestão de documentos em papel que são criados ou que chegam por correio ou fax todos os dias. Muitos escritórios utilizam processos complexos, em múltiplos passos, para capturar estes documentos por forma a poderem arquivá-los em repositórios documentais, como pastas de SharePoint ou Windows. Uma das razões poderá prender-se com o facto de algumas empresas ainda acreditarem que a automatização dos fluxos de trabalho documentais é demasiado dispendiosa, complicada e morosa. O ConnectKey da Xerox para SharePoint muda tudo isso, proporcionando uma solução de fluxos de trabalho altamente produtivos que é fácil de configurar e de usar - e introduz economias no seu orçamento.

O ConnectKey da Xerox para SharePoint é uma solução que melhora os fluxos de trabalho simplificando e racionalizando a forma como digitaliza, captura e guarda os seus documentos em papel. Usando o seu MFP Xerox, pode encaminhar os documentos directamente para a pasta exacta de repositório documental, precisamente como faria a partir do seu PC. Pode ainda, no MFP, navegar para a pasta, nomear o documento e acrescentar informação de indexação crucial antes de digitalizar. Com a flexibilidade de capturar e encaminhar para pastas SharePoint e Windows, o ConnectKey é a solução perfeita para qualquer escritório que necessite de arquivar e partilhar documentos em papel.

Principais funções

Simples: fácil de instalar, usar e manter
  • Uma instalação fácil baseada em configurador coloca-o rapidamente em serviço.
  • A rotina de instalação permite-lhe visualizar as suas pastas SharePoint e Windows e, com um clique no rato, adicioná-las ao painel de interface do utilizador do seu MFP Xerox.
  • Plena integração no seu ambiente SharePoint de modo que a experiência do utilizador no MFP reproduz o que os utilizadores vêem no seu MFP.
  • Simplifica extraordinariamente os fluxos de trabalho de captura e encaminhamento de documentos com uma dinâmica função de navegação pelas pastas, de modo que os documentos podem ser nomeados, indexados e enviados para o local pretendido a partir do MFP.
  • Suporta o intuitivo fluxo de trabalho "Scan to Home", permitindo que os utilizadores digitalizem com destino aos seus directórios "de raiz".
  • Dimensionado idealmente para pequenas e médias empresas.
Inteligente: actualizações automáticas dos fluxos de trabalho
  • Crie documentos PDF com texto totalmente pesquisável, enquanto digitaliza, de modo a encontrar informação essencial ao negócio com vista às consultas dos clientes, auditorias de conformidade ou qualquer actividade que exija a recolha rápida e exacta de informação.
  • Digitalize com precisão os seus ficheiros antigos Microsoft Word e Excel para economizar tempo e melhorar a colaboração entre os vários utilizadores em termos documentais.
  • Os fluxos de trabalho "Ready-Now" garantem que o seu MFP está sempre actualizado. Quando são efectuadas alterações aos repositórios de documentos SharePoint ou Windows no seu servidor, as mesmas são automaticamente efectuadas no MFP.
Flexível: uma via para as pastas SharePoint e Windows.
  • Maximize o seu hardware e investimentos em SharePoint, usando o seu MFP Xerox como a via directa para os seus repositórios de documentos preferidos.
  • O seu MFP não apresenta limitações ao número de destinos de digitalização que pode activar.
  • Funciona com SharePoint 2007 e ambientes mais recentes.
  • Crie ficheiros PDF, PDF/A, PDF pesquisável, JPEG, Tiff, MS Word e Excel

Análises e prémios

PublicaçãoCitação/PrêmioData


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
Os desafios mais comuns associados aos ambientes com elevado volume de papel são os custos elevados, os erros, as dificuldades de conformidade e a recriação de documentos mais antigos.

Principais desafios

  • Recentes dados da indústria dizem-nos que, com todas as novas formas de que dispomos para criar conteúdos digitais, os nossos escritórios estão, mais do que nunca, sobrecarregados de papel e muitos deles têm dificuldades em geri-lo e organizá-lo.
  • Na sua maioria, os escritórios não têm uma ligação directa entre os seus MFP e o repositório de documentos desejado, o que resulta num processo em múltiplos passos, sujeito a erros, que é moroso e dispendioso.
  • Os documentos digitalizados são, por norma, PDFs não pesquisáveis, o que torna quase impossível encontrar informação essencial ao negócio quando necessário.
  • Cada vez mais indústrias são confrontadas com a obrigação de cumprir regulamentos governamentais que requerem uma recolha fácil de informação-chave - isto torna-se quase impossível com documentos em papel ou documentos digitais não estruturados.
  • A necessidade de dar nova finalidade a documentos mais antigos em papel significa normalmente começar do zero, usando o PC para recriar o documento na íntegra, o que é moroso e dispendioso.
Seja Mais Produtivo
  • Abrevie os passos e poupe tempo com fluxos de trabalho inteligentes e intuitivos
  • Deixe de usar a digitalização para e-mail e todos esses passos adicionais - digitalize directamente para o seu destino desejado a partir do MFP Xerox
  • Diminua os erros e reforce a conformidade
  • Recrie documentos mais antigos com um simples toque num botão
Reduza os Custos
  • Tempo é dinheiro - o seu escritório executará mais tarefas mais rapidamente e reduzirá os erros com fluxos de trabalho precisos e fáceis
  • Minimize os custos de expedição e fax, encaminhando os documentos directamente para repositórios partilhados
  • Reduza o espaço de arrumação físico arquivando facilmente os seus documentos em papel
  • Fácil de adquirir e possuir - preços comportáveis por MFP sem licenciamento de utilizador
Garanta a Segurança
  • ConnectKey baseia-se em tecnologia de digitalização segura com codificação e transmissão segura que eliminam a possibilidade de perda de dados
  • Articula-se com Microsoft Active Directory e esquemas de login MFP de modo a assegurar que os utilizadores apenas vejam os fluxos de trabalho essenciais às suas funções
Apoie as suas Actividades de Sustentabilidade Ambiental
  • Captura e encaminhamento inteligentes ajudam-no a eliminar documentos dispendiosos em papel
  • Reduza o número de cópias que necessita de efectuar para economizar electricidade, papel e toner
  • Reduza a sua pegada de carbono, diminuindo a expedição de documentos para outros locais de trabalho, vendedores e outros parceiros de negócios

Porquê escolher a Xerox?

Ao contrário de muitas soluções da concorrência que encaminham para repositórios de documentos múltiplos, o ConnectKey para SharePoint foi especificamente concebido tendo em conta o utilizador de SharePoint.
  • A experiência do utilizador no MFP foi concebida para replicar as bibliotecas SharePoint que o utilizador vê no PC, tornando o ConnectKey extremamente intuitivo de usar
  • A navegação dinâmica pelas pastas no MFP intensifica ainda mais a experiência do utilizador do SharePoint, permitindo-lhe digitalizar para o destino desejado num único e fácil passo
  • Se utilizar o SharePoint como uma ferramenta colaborativa, precisará de ir mais longe do que a simples criação de PDFs. O ConnectKey dota-o da capacidade de recriar digitalmente antigos documentos do Microsoft Word e Excel, premindo simplesmente um botão
  • Se tiver configurado destinos "Scan to Home" para os seus utilizadores, o ConnectKey permitir-lhe-á facilmente configurar fluxos de trabalho para estas localizações, eliminando o processo em múltiplos passos de criar modelos de digitalização
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

Impressoras Multifunções / All In One

Impressoras de Produção e Digitais

Requisitos de hardware
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Requisitos de software
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.