Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Mesmo nesta era digital, muitas empresas continuam a lutar para gerenciar todos os documentos em papel que são criados ou recebidos, por correio ou fax, todos os dias. Muitos escritórios utilizam processos complicados, em várias etapas, para capturar e arquivar esses documentos em repositórios como o SharePoint ou pastas do Windows. Um motivo pode ser que algumas empresas ainda acreditam que a automação do fluxo de trabalho de documentos seja muito cara, complicada e demorada. O Xerox ConnectKey para SharePoint muda tudo isso, oferecendo uma solução de fluxo de trabalho altamente produtiva que é fácil de configurar e fácil de usar – e ainda mais fácil para o seu orçamento.

O Xerox ConnectKey para SharePoint é uma solução de aprimoramento de fluxo de trabalho que simplifica e otimiza a forma como você digitaliza, captura e armazena seus documentos em papel. Usando sua MFP Xerox, você pode rotear documentos diretamente para a pasta de repositório de documentos que deseja, como faria em seu PC. Na MFP, você pode navegar até a pasta, nomear o documento e adicionar quaisquer informações de indexação importantes antes da digitalização. Com a flexibilidade de capturar e rotear para o SharePoint e para pastas do Windows, o ConnectKey é a solução ideal para praticamente qualquer escritório que precise arquivar e compartilhar documentos em papel.

Principais características

Simples: fácil de instalar, utilizar e manter
  • A fácil instalação baseada em configurador permite que você comece a produzir rapidamente.
  • A rotina de instalação permite visualizar o SharePoint e pastas do Windows e adicioná-los, com um clique do mouse, ao painel de interface do usuário de sua MFP Xerox.
  • Integração completa com seu ambiente SharePoint, para que a experiência do usuário na MFP reflita o que os usuários veem em seu PC.
  • Simplifica enormemente a captura e o roteamento de fluxos de trabalho, com navegação dinâmica nas pastas, para que os documentos possam ser nomeados, indexados e enviados para o local desejado diretamente da MFP.
  • Suporte para o fluxo de trabalho "Digitalizar para Home", para que os funcionários do escritório possam digitalizar para seus diretórios "home".
  • Dimensão ideal para escritórios de pequeno e médio porte.
Inteligente: atualizações automáticas de fluxo de trabalho
  • Crie documentos PDF totalmente pesquisáveis na digitalização, para que as informações mais importantes possam ser encontradas no caso de consultas de clientes, auditorias de conformidade ou qualquer outra situação que exija a recuperação rápida e precisa de informações.
  • Digitalize com precisão seus arquivos legados do Microsoft Word e do Excel, para economizar tempo e melhorar a colaboração de documentos para o pessoal do escritório.
  • Fluxos de trabalho "Ready-Now" garantem que sua MFP esteja sempre atualizada. Quando são feitas alterações em repositórios de documentos do SharePoint ou Windows em seu servidor, as alterações são feitas automaticamente na MFP.
Flexível: roteamento para o SharePoint e pastas do Windows
  • Maximize seus investimentos em hardware e no SharePoint, utilizando sua MFP Xerox como o caminho direto para seus repositórios de documentos preferidos.
  • Sua MFP não terá limitações quanto ao número de destinos de digitalização que podem ser habilitados.
  • Funciona com SharePoint 2007 e ambientes posteriores.
  • Cria arquivos PDF, PDF/A, PDF pesquisável, JPEG, Tiff, MS Word e Excel

Prêmios

PublicaçãoCitação/PrêmioData


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
Os desafios mais comuns associados a ambientes com utilização intensa de papel são o alto custo, erros, problemas de conformidade e a recriação de documentos mais antigos.

Principais desafios

  • Dados recentes do setor mostram que, apesar de todas as novas maneiras de criar conteúdo digital, os escritórios nunca estiveram tão sobrecarregados de papel, e muitos escritórios lutam para gerenciar e organizar toda essa papelada.
  • A maioria dos escritórios não tem um link direto de suas MFPs para o repositório de documentos desejado, o que resulta em um processo de várias etapas sujeito a erros, demorado e dispendioso.
  • Documentos digitalizados costumam ser PDFs não pesquisáveis, o que torna quase impossível encontrar informações importantes quando necessário.
  • Cada vez mais setores enfrentam as exigências de conformidade com regulamentações governamentais, o que traz a necessidade de recuperação fácil de informações importantes. Isso é quase impossível com documentos em papel ou documentos digitais não estruturados.
  • A necessidade de reaproveitar documentos em papel normalmente significa começar do zero, usando seu PC para recriar todo o documento, o que é demorado e caro.
Torne-se mais produtivo
  • Reduza as etapas e economize tempo com fluxos de trabalho inteligentes e intuitivos
  • Esqueça a digitalização em e-mail e todas aquelas etapas adicionais: digitalize diretamente no local desejado, diretamente de sua MFP Xerox
  • Reduza erros e aumente a conformidade
  • Recrie documentos antigos com o toque de um botão
Reduza custos
  • Tempo é dinheiro – seu escritório poderá trabalhar mais e mais rápido e reduzir erros com fluxos de trabalho precisos e fáceis
  • Minimize custos de envio e fax roteando documentos diretamente para repositórios compartilhados
  • Reduza o espaço de armazenamento físico, arquivando seus documentos em papel com facilidade
  • Fácil de comprar e manter: preço razoável por MFP, sem licenciamento de usuários
Garanta a segurança
  • O ConnectKey baseia-se em tecnologia de digitalização segura, com criptografia e transmissão protegida que eliminam a chance de perda de dados
  • Integração com esquemas de login do Microsoft Active Directory e de MFP para garantir que os usuários vejam apenas os fluxos de trabalho críticos à sua função de trabalho
Apoio às suas iniciativas de sustentabilidade ambiental
  • Captura e roteamento inteligentes ajudam a eliminar documentos em papel dispendiosos
  • Reduza o número de cópias necessárias para economizar eletricidade, papel e toner
  • Diminua sua emissão de carbono, reduzindo a remessa de documentos para outros locais, fornecedores e parceiros comerciais

Por que escolher a Xerox?

Ao contrário de muitas soluções da concorrência que roteiam para vários repositórios de documentos, o ConnectKey para SharePoint foi projetado especificamente com o usuário do SharePoint em mente.
  • A experiência do usuário na MFP foi desenvolvida para replicar as bibliotecas do SharePoint que o usuário vê no PC, tornando o ConnectKey extremamente intuitivo para usar
  • A navegação dinâmica em pastas na MFP aprimora a experiência do usuário do SharePoint, permitindo que ele vá até o local desejado em uma única etapa
  • Se você utiliza o SharePoint como uma ferramenta colaborativa, precisa ir além da simples criação de PDFs. O ConnectKey permite recriar digitalmente documentos legados do Microsoft Word e Excel com o toque de um botão
  • Se tiver configurado destinos para 'Digitalizar para Home' para seus usuários, o ConnectKey permitirá configurar fluxos de trabalho para esses locais, eliminando a necessidade de um processo em várias etapas para a criação de modelos de digitalização
As copiadoras, impressoras e impressoras multifuncionais premiadas da Xerox incluem plataformas flexíveis que acomodam uma ampla variedade de soluções de software. A funcionalidade do software pode variar de acordo com o modelo do produto. Entre em contato com o representante de vendas local para obter informações mais detalhadas de compatibilidade.

Impressoras multifuncionais

Impressoras digitais e de produção

Requerimentos de hardware
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Requerimentos de software
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.