Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Nawet w erze cyfrowej, wiele firm nadal boryka się ze sposobami zarządzania wszystkimi dokumentami papierowymi, które zostały utworzone lub przybywają codziennie do firmy drogą pocztową lub faksem. Wiele biur korzysta ze skomplikowanych, wieloetapowych procesów przechwytywania dokumentów, aby można je było zarchiwizować w repozytoriach dokumentów takich jak katalogi SharePoint lub Windows. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy może być fakt, że niektóre firmy nadal wierzą, że automatyzacja obiegu dokumentów jest zbyt kosztowna, skomplikowana i czasochłonna. Xerox ConnectKey dla SharePoint zmienia wszystko, gdyż oferuje wysoce produktywne rozwiązanie, którego konfiguracja i użytkowanie są niezwykle proste – i bardzo korzystne z punktu widzenia Twojego budżetu.

Xerox ConnectKey dla SharePoint to rozwiązanie usprawniające obieg dokumentów, które upraszcza i ulepsza sposób skanowania, przechwytywania oraz magazynowania papierowych dokumentów. Korzystając z MFP Xerox, możesz przekazywać dokumenty bezpośrednio do precyzyjnego repozytorium dokumentów, tak samo jak odbywa się to w przypadku komputera. Bezpośrednio w MFP, przed rozpoczęciem skanowania możesz przejrzeć katalog, zmienić nazwę dokumentu oraz możesz dodawać wszystkie kluczowe dane do indeksowania. Dzięki elastyczności przechwytywania i przekazywania do katalogów SharePoint oraz Windows, ConnectKey jest idealnym rozwiązaniem dla niemal każdego biura, które musi zarchiwizować i udostępniać dokumenty papierowe.

Kluczowe funkcje

Prostota: łatwość konfiguracji, obsługi i konserwacji
  • Łatwość wprowadzania ustawień w oparciu o konfigurator pozwala na szybkie uruchomienie.
  • Procedura konfiguracji pozwala na przeglądanie katalogów SharePoint i Windows za pomocą jednego kliknięcia myszą oraz na dodawanie katalogów do panelu interfejsu użytkownika urządzenia MFP Xerox.
  • Całkowita integracja ze środowiskiem SharePoint, urządzenie MFP powiela to, co użytkownik widzi na swoim komputerze.
  • Znaczne uproszczenie przechwytywania oraz przekazywania dokumentów z opcją przeglądania dynamicznego katalogu. Możliwość nazywania dokumentów, indeksowania ich oraz wysyłania do określonej lokalizacji bezpośrednio z MFP.
  • Obsługa intuicyjnej funkcji „skanowania do strony głównej” pozwala pracownikom biurowym na skanowanie do katalogów „głównych”.
  • Rozwiązanie powstałe z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach.
Inteligencja: automatyczna aktualizacja obiegu dokumentów
  • Tworzenie w trybie skanowania tekstowych dokumentów PDF z możliwością przeszukiwania, co daje możliwość wyszukania ważnych dla firmy informacji na żądanie klienta, audytów zgodności, czy dowolnych danych, które wymagają natychmiastowego przejrzenia.
  • Dokładna digitalizacja starszych plików Microsoft Word i Excel pozwala zaoszczędzić czas i usprawnić współpracę w zakresie dokumentów Twojego personelu biurowego.
  • Funkcja „Ready-Now” gwarantuje, że Twoje MFP jest zawsze zaktualizowane. Zmiany wprowadzone w repozytorium dokumentów SharePoint lub Windows na serwerze zostaną automatycznie wprowadzone w MFP.
Elastyczność: przekazywanie do katalogów SharePoint i Windows
  • Maksymalizuj inwestycje w sprzęt i SharePoint wykorzystując Xerox MFP w charakterze bezpośredniego kanału do preferowanych repozytoriów dokumentów.
  • Z MFP nie masz żadnych ograniczeń w zakresie ustawianych liczb miejsc docelowych skanowania.
  • Współpracuje z oprogramowaniem SharePoint 2007 i późniejszym.
  • Twórz pliki PDF, PDF/A, pliki PDF z możliwością przeszukiwania, JPEG, Tiff, MS Word oraz Excel

Recenzje i nagrody

PublikacjaOferta/nagrodaData


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
Do najczęstszych wyzwań stojących przed środowiskami intensywnie korzystającymi z materiałów papierowych można zaliczyć wysokie koszty, błędy, trudności z uzyskaniem zgodności oraz odtworzeniem starszych dokumentów.

Kluczowe wyzwania

  • Według ostatnich danych branżowych musimy, korzystając ze wszystkich dostępnych nam sposobów, stworzyć treść cyfrową, bowiem nasze biura zalewa większa niż kiedykolwiek wcześniej ilość papieru i wiele biur walczy ze sposobami ich zarządzania i organizowania.
  • Większość biur nie posiada bezpośredniego połączenia między urządzeniami wielofunkcyjnymi a repozytorium dokumentów, w wyniku czego proces obsługi dokumentów jest wieloetapowy i podatny na błędy, a oprócz tego jest czasochłonny i kosztowny.
  • Zeskanowane dokumenty to zazwyczaj PDF-y, w których nie można korzystać z funkcji wyszukiwania, co sprawia, że znalezienie ważnych dla firmy informacji wtedy, gdy są potrzebne jest prawie niemożliwe.
  • Coraz większa ilość sektorów przemysłowych staje w obliczu konieczności przestrzegania regulacji rządowych, co z kolei narzuca konieczność łatwego odnajdywania kluczowych informacji – jest to prawie niemożliwe w dokumentach papierowych i nieuporządkowanych dokumentach cyfrowych.
  • Potrzeba modyfikowania starszych dokumentów papierowych oznacza często tworzenie całej dokumentacji od początku z wykorzystaniem komputera, co jest zarówno czasochłonne jak i kosztowne.
Bądź bardziej produktywny
  • Krótsze etapy i oszczędność czasu dzięki inteligentnemu i intuicyjnemu obiegowi dokumentów
  • Brak konieczności dalszego stosowania funkcji skanowania do poczty e-mail i wszystkich innych dodatkowych funkcji – skanuj do określonej lokalizacji bezpośrednio z Xerox MFP
  • Redukcja ilości błędów i większa zgodność
  • Odtworzenie starszych dokumentów po naciśnięciu jednego przycisku
Obniż koszty
  • Czas to pieniądz – szybsza praca Twojego biura i zmniejszenie ilości błędów dzięki dokładnemu i prostemu obiegowi dokumentów
  • Minimalizacja kosztów wysyłki i faksowania dzięki opcji przekazywania dokumentów bezpośrednio do wspólnych repozytoriów
  • Redukcja fizycznej przestrzeni magazynowej dzięki prostej archiwizacji dokumentów papierowych
  • Łatwy zakup i użytkowanie – przystępna cena MFP bez licencji dla użytkownika
Postaw na bezpieczeństwo
  • ConnectKey opiera się na technologii bezpiecznego skanowania z opcją szyfrowania i zabezpieczenia przesyłu danych, co eliminuje ryzyko ich utraty
  • Integracja ze schematami rejestracji Microsoft Active Directory i MFP gwarantuje, że użytkownicy widzą tylko dokumenty, które mają decydujące znaczenie dla ich pracy
Wspieraj inicjatywy zrównoważonego rozwoju
  • Inteligentne skanowanie i przekazywanie pomaga wyeliminować kosztowne dokumenty papierowe
  • Redukcja potrzebnej liczby kopii pozwala zaoszczędzić na elektryczności, papierze i tonerze
  • Zmniejszenie emisji dwutlenku węgla poprzez zmniejszenie ilości wysyłek dokumentów do innych firm, dostawców i innych partnerów biznesowych

Dlaczego wybrać markę Xerox?

W przeciwieństwie do wielu konkurencyjnych rozwiązań, które przekazują dokumenty do wielu repozytoriów dokumentów, ConnectKey dla SharePoint zaprojektowano specjalnie z myślą o użytkowniku SharePoint.
  • Użytkownik MFP ma możliwość powielania bibliotek SharePoint, które widzi w komputerze PC, co sprawia, że korzystanie z ConnectKey jest wyjątkowo intuicyjne
  • Przeglądanie dynamicznego katalogu w MFP dodatkowo zwiększa wygodę korzystania z SharePoint, użytkownik może skanować dokumenty do określonej lokalizacji przy pomocy jednego prostego kroku
  • Jeżeli korzystasz z oprogramowania SharePoint jako narzędzia zespołowego, musisz wyjść poza zwykłe tworzenie pliku PDF. ConnectKey oferuje możliwość cyfrowego odtworzenia starszych dokumentów Microsoft Word i Excel po naciśnięciu jednego przycisku
  • Po skonfigurowaniu miejsca docelowego 'skanowanie do strony głównej', ConnectKey w prosty sposób pozwoli na ustawienie obiegu dokumentów do tych lokalizacji, eliminując w ten sposób wieloetapowy proces tworzenia szablonów skanowania
Wymagania sprzętowe
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Wymagania dotyczące oprogramowania
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.