Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Selv i den digitale tidsalderen sliter mange bedrifter fortsatt med måter å håndtere alle papirdokumenter på som er skapt eller kommer med post eller faks på daglig basis. Mange kontorer bruker kompliserte, prosesser med flere steg for å ta hånd om disse dokumentene slik at de kan arkiveres i dokumentsamlinger som SharePoint- eller Windows-mapper En grunn kan være fordi noen bedrifter fortsatt tror at dokumentautomatisering av arbeidsflyt er for dyrt, komplisert og tidkrevende. Xerox ConnectKey for SharePoint endrer alt dette, og gir en svært produktiv arbeidsflytløsning som er enkel å sette opp, enkel å bruke - og enda bedre for budsjettet.

Xerox ConnectKey for SharePoint er en Arbeidsflytsløsning som forenkler og effektiviserer måten du skanner, organiserer og lagrer papir-baserte dokumenter på. Ved å bruke Xerox multifunksjonsskrivere, kan du rute dine dokumenter direkte inn i den riktige dokumentlagringsmappen, akkurat som du ville ha gjort fra PC-en. Når du står ved multifunksjonsskriveren kan du bla deg frem til mappen, navngi dokumentet, og legge til nøkkelindekseringsinformasjon før du skanner. Med fleksibiliteten til å ta hånd om og rute til SharePoint, samt Windows-mapper, er ConnectKey den riktige løsningen for nesten alle kontorer som trenger å arkivere og dele papir-baserte dokumenter.

Nøkkelfunksjoner

Enkel: å sette opp, bruke og vedlikeholde
  • Enkel konfigurator-basert oppsett gjør at du kommer raskt i gang.
  • Oppsettrutinen viser dine SharePoint- og Windows-mapper, og med ett klikk med musen, kan du legge dem til brukergrensesnittpanelet til Xerox multifunksjonsskriveren.
  • Full integrasjon med SharePoint-miljøet slik at brukeropplevelsen på multifunksjonsmaskinen er en kopi av hva brukere ser på PC-en.
  • Forenkler dokumentfangst og -ruting av arbeidsflyter med dynamisk mappeoppslag slik at dokumentene kan bli navngitt, indeksert og sendt til ønsket plassering rett fra multifunksjonsmaskinen.
  • Støtter intutiv "Skann til hjem" arbeidsflyt slik at kontormedarbeidere kan skanne til sine "hjem"-kataloger.
  • Ideelt skalert for små til mellomstore bedrifter.
Smart: automatiske arbeidsflyt-oppdateringer
  • Lag fullt tekstsøkbare PDF-dokumenter mens du skanner, slik at forretningskritisk informasjon kan bli funnet ved kundehenvendelser, versjonskotroller, eller ved saksbehandling som krever rask og nøyaktig gjenfinning av informasjon.
  • Digitaliser eldre Microsoft Word- og Excel-filer nøyaktig for å spare tid og forbedre dokumentsamarbeid for kontorpersonalet.
  • "Klar-nå"-arbeidsflyter sikrer at multifunksjonsmaskinen alltid er oppdatert. Når det gjøres endringer i SharePoint- eller Windows-dokumentlagre på serveren, gjøres endringene automatisk på multifunksjonsskriveren.
Fleksibel: rute til både SharePoint- og Windows-mapper
  • Maksimer maskinvare- og SharePoint-investeringer, ved å bruke Xerox multifunksjonsskriveren som direkte kanal til dine foretrukne dokumentlagre.
  • Din multifunksjonsskriver har ingen begrensninger når det gjelder antall skannemål du kan aktivere.
  • Fungerer med SharePoint 2007 og senere miljøer.
  • Lag PDF-, PDF/A-, søkbare PDF-, JPEG-, TIFF-, MS Word- og Excel-filer

Anmeldelser og priser

PublikasjonSitat/premieDato


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
De vanligste utfordringene knyttet til miljøer med utstrakt papirbruk er høye kostnader, feil, problemer med samsvar, og gjenskaping av eldre dokumenter.

Viktigste utfordringer

  • Nyere bransjedata forteller oss at med alle de nye måtene vi har for å skape digitalt innhold, er våre kontorer beheftet med mer papir enn noensinne, og mange kontorer sliter med måter å håndtere og organisere det.
  • De fleste kontorer har ikke en direkte kobling fra sine multifunksjonsskrivere til ønsket dokumentlager, som resulterer i en feilutsatt prosess som går over flere trinn og som er tidkrevende og kostbart.
  • Skannede dokumenter er tvanligvis ikke-søkbare PDF-filer, noe som gjør det nesten umulig å finne forretningskritisk informasjon når det trengs.
  • Flere og flere bransjer står overfor utfordringen om å fungere i samsvar med myndighetenes retningslinjer noe som nødvendiggjør lett gjenfinning av viktig informasjon - dette er nesten umulig med papirbaserte dokumenter eller ustrukturerte digitale dokumenter.
  • Behovet for å gjenbruke eldre papirbaserte dokumenter betyr vanligvis å starte fra scratch ved å bruke PC-en til å gjenskape hele dokumentet som er tidkrevende og kostbart.
Vær mer produktiv
  • Bruk færre trinn og spar tid med smart og intuitiv arbeidsflyt
  • Skann direkte til ønsket plassering rett fra din Xerox multifunksjonsskriver og fjern undøvendinge arbeidssteg som skan via e-post
  • Reduser feil og skire god versjonskontroll
  • Gjenskap eldre dokumenter bare med et tastetrykk
Reduser kostnader
  • Tid er penger - gjør mer arbeid raskere og redusere feil med nøyaktige og enkel arbeidsflyt
  • Minimaliser frakt- og fakskostnader ved å rute dokumenter direkte til delte dokumentlagre
  • Reduser fysisk lagringsplass ved å arkivere papirdokumenter på en lettvint måte
  • Lett å kjøpe og eie - rimelig priset per multifunksjonsskriver uten noen lisensiering
Sikre sikkerheten
  • ConnectKey er basert på sikker skanningteknologi med kryptering og sikker overføring som eliminerer sjansen for tap av data
  • Integreres med Microsoft Active Directory og multifunksjonsskriverens innloggingsordninger for å sikre at brukeren bare ser arbeidsflytene som gjelder egen arbeidsfunksjon
Støtt bærekraftige miljø-initiativer
  • Intelligent fangst og ruting hjelper deg å eliminere kostbar forsendelse av papirdokumenter
  • Reduser antall kopier du trenger å lage slik at du sparer strøm, papir og toner
  • Senk karbonavtrykket ved å redusere frakt av dokumenter til andre bedriftssteder, leverandører og andre forretningspartnere

Hvorfor bør du velge Xerox?

I motsetning til mange konkurrerende løsninger som ruter til flere dokumentlagre, ble ConnectKey for SharePoint spesielt utformet med SharePoint-brukeren i tankene.
  • Brukeropplevelsen på multifunksjonsmaskinen ble utformet for å gjenskape SharePoint-biblioteker som brukeren ser på PC-en, noe som gjør ConnectKey ekstremt intuitiv i bruk
  • Dynamisk oppslag i mapper på multifunksjonsmaskinen forsterker SharePoints brukeropplevelsen ytterligere ved å la brukeren skanne til ønsket plassering i ett enkelt trinn
  • Hvis du bruker SharePoint som samarbeidsredskap trenger du å gå utover enkel PDF-laging. ConnectKey gir deg muligheten til digitalt å gjenskape eldre Microsoft Word- og Excel-dokumenter med ett tastetrykk
  • Hvis du har satt opp "Skann til hjem"-destinasjoner for brukerne, vil ConnectKey lett la deg sette opp arbeidsflyter for disse stedene noe som eliminer multi-stegs prosesser med å lage skanningmaler
Maskinvarekrav
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Krav til programvare
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.