Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® SharePointhoz®

Még mai, digitalizált világunkban is sok vállalat küzd a papíralapú dokumentumok kezelésével, melyek napi szinten halmozódnak fel az irodában, érkeznek postán vagy faxon. Számos iroda alkalmaz bonyolult, többlépcsős módszereket a dokumentumok beolvasására, hogy azután olyan dokumentumtárakban archiválhassák ezeket, mint a SharePoint vagy a Windows mappák. Ennek egyik oka az, hogy sok vállalkozás még mindig túl költségesnek, bonyolultnak és időigényesnek találja a munkafolyamatok automatizálását. A Xerox ConnectKey SharePointhoz megváltoztatja mindezt: olyan hatékony munkafolyamat-megoldást biztosít, melynek beállítása és használata egyszerű, és még a pénztárcáját is kíméli.

A Xerox ConnectKey SharePointhoz egy olyan munkafolyamat-optimalizáló megoldás, mely leegyszerűsíti és modernizálja a papíralapú dokumentumai szkennelését, digitalizálását és tárolását. A Xerox többfunkciós nyomtató segítségével közvetlenül a kívánt dokumentumtár-mappába küldheti a dokumentumait, pont ahogyan azt a számítógépén is tenné. A többfunkciós nyomtatón közvetlenül megkeresheti a mappát, elnevezheti a dokumentumot, és fontos index információkkal láthatja el még a szkennelés előtt. A SharePoint és a Windows mappákba való rugalmas beolvasásnak és továbbításnak köszönhetően a ConnectKey szinte bármely iroda számára megfelelő, ahol, papíralapú dokumentumokat kell archiválni és megosztani.

Legfőbb jellemzői

Egyszerű: könnyű beállítás, használat és karbantartás
  • Az egyszerű, konfigurátor-alapú beállításnak köszönhetően pillanatok alatt munkához láthat.
  • A beállítási rutinnal megtekintheti a SharePoint és Windows mappáit, melyeket egy kattintással hozzáadhat a Xerox többfunkciós nyomtató felhasználói felületéhez.
  • A SharePoint-környezetbe ágyazottságának köszönhetően a többfunkciós nyomtató kezelőfelülete olyan felhasználói élményt nyújt, mintha saját számítógépén dolgozna.
  • A dinamikus mappaböngészéssel nagyban leegyszerűsíti a dokumentumbeolvasási és -továbbítási munkafolyamatokat, így dokumentumait közvetlenül a többfunkciós nyomtatón nevezheti el, indexelheti, és küldheti a kívánt mappába.
  • A Scan to Home funkció segítségével az iroda dolgozói a saját kezdőkönyvtárukba szkennelhetnek.
  • Ideális a kis- és közepes méretű vállalkozások számára.
Intelligens: automatikus munkafolyamat-frissítések
  • A szkenneléssel teljes mértékben kereshető szöveges PDF-fájlokat hozhat létre, így gyorsan megtalálhatja a kulcsfontosságú üzleti információkat, ha ügyfelektől érkezett érdeklődések, megfelelőségi auditok miatt vagy bármely más okból szüksége van rájuk.
  • Pontosan digitalizálhatja régi Microsoft Word és Excel fájljait, mellyel időt takarít meg, és növeli az együttműködés hatékonyságát az iroda személyzete számára.
  • A „Ready-Now” munkafolyamatok biztosítják, hogy többfunkciós nyomtatója mindig naprakész legyen. Ha kiszolgálóján módosul a SharePoint vagy Windows dokumentumtárak tartalma, a változások autmatikusan életbe lépnek a többfunkciós nyomtatón is.
Rugalmas: továbbítás a SharePoint és Windows mappákba is
  • Hozza ki a legtöbbet hardvereiből és a SharePointból a Xerox többfunkciós nyomtatón keresztül közvetlenül elérheti a kívánt dokumentumtárakat.
  • A többfunkciós nyomtatóval korlátlan számú szkennelési célmappát kijelölhet.
  • A SharePoint 2007 és későbbi verziókkal működik együtt.
  • Hozzon létre PDF, PDF/A, kereshető PDF, JPEG, Tiff, MS Word és Excel fájlokat.

Értékelések és díjak

KiadványAjánlat/díjDátum


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
A nagy papírigényű irodák legfőbb kihívásai a magas költségek, a hibák, a pontatlanságból fakadó eltérések és a korábbi dokumentumok újbóli létrehozásával járó nehézségek.

A legfőbb kihívások

  • A legfrissebb iparági adatok szerint az irodákban több a papír, mint valaha, köszönhetően a rendelkezésre álló új, digitális tartalmak létrehozására alkalmas eszközöknek, és számos irodának problémát jelent a papírmennyiség kezelése és rendszerezése.
  • A legtöbb irodában nincs közvetlen kapcsolat a többfunkciós nyomtató és a dokumentumtár között, ami több lépcsős hibákra ad lehetőséget, melyek javítása időigényes és költséges.
  • A beszkennelt dokumentumok általában nem kereshető PDF formátumúak, így szinte lehetetlen fellelni a kulcsfontosságú üzleti információkat, ha szükség van rájuk.
  • Egyre több iparágban kell kormányzati előírásoknak megfelelni, ami megköveteli a kulcsfontosságú információkhoz való gyors és könnyű hozzáférést. A papíralapú dokumentumok illetve a strukturálatlan digitális dokumentumok esetében ez szinte lehetetlen.
  • A régebbi, papíralapú dokumentumok újbóli felhasználásához gyakran a teljes dokumentumot újra létre kell hozni a számítógépen, ami időigényes és költséges folyamat.
Legyen hatékonyabb
  • Az intelligens és könnyen használható munkafolyamatoknak köszönhetően munkáját kevesebb lépésben is elvégezheti, ezáltal időt takaríthat meg
  • Nem kell többé az e-mailbe szkenneléssel bajlódnia – a Xerox többfunkciós nyomtatóról közvetlenül a kívánt mappába szkennelhet
  • Csökken a hibák száma, nő a pontosság
  • Korábbi dokumentumait egyetlen gombnyomással újra létrehozhatja
Csökkentse költségeit
  • Az idő pénz – irodájában gyorsabbá és hatékonyabbá válik a munkavégzés és csökken a hibák aránya a pontos és egyszerű munkafolyamatoknak köszönhetően
  • Szállítási és faxköltségeit minimálisra csökkentheti, ha a dokumentumokat közvetlenül megosztott dokumentumtárakba irányítja
  • Nagy mértékű fizikai tárhelyet szabadíthat fel papíralapú dokumentumai egyszerű archiválásával
  • Gazdaságos beszerzés és fenntartás – megfizethető árú többfunkciós nyomtató felhasználói licencek nélkül
Gondoskodjon a biztonságról
  • A ConnectKey egy biztonságos szkennelési technológián alapul: a titkosítás és a biztonságos adatátvitel kizárja az adatvesztés lehetőségét.
  • A Microsoft Active Directory és a többfunkciós nyomtató bejelentkezési sémáival integrálható, így a felhasználók csak a munkakörük szempontjából releváns munkafolyamatokat látják
Támogassa a környezeti fenntarthatósági kezdeményezéseit
  • Az intelligens beolvasásnak és továbbításnak köszönhetően nem szükségesek többé a költséges papíralapú dokumentumok
  • Kevesebb nyomtatott példány is elegendő, így spórolhat az elektromossággal, a papírral és a kellékanyaggal
  • Csökkentheti az üvegházhatású gázok kibocsátását, ha kevesebb dokumentumot kell más telephelyekre szállítania beszállítóinak és üzleti partnereinek

Miért éppen a Xerox?

A versenytársak megoldásaival szemben, melyek több dokumentumtárba továbbítanak, a Xerox ConnectKey SharePointhoz tervezése során kimondottan a SharePoint-felhasználók igényeit tartottuk szem előtt.
  • A többfunkciós nyomtató kezelőfelülete a felhasználó számítógépén látható SharePoint mappákat jeleníti meg, így a ConnectKey használata rendkívül egyszerű
  • A többfunkciós nyomtató dinamikus mappaböngészésre is lehetőséget nyújt: a felhasználó egyetlen egyszerű lépéssel szkennelhet a kívánt mappába
  • Ha a SharePointot munkafolyamatokat átfogó eszközként használja, többre van szüksége, mint az egyszerű PDF-ek létrehozása. A ConnectKey segítségével korábbi, nyomtatott formában megmaradt Microsoft Word és Excel dokumentumait egy gombnyomással újra létrehozhatja digitális formában
  • Ha felhasználói számára létrehozott „Scan to Home” célkönyvtárakat, a ConnectKey segítségével könnyedén beállíthatja a mappákhoz tartozó munkafolyamatokat, és nem szükséges szkennelési sablonok létrehozásával bajlódnia
Hardverkövetelmények
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Szoftverkövetelmények
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.