Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Vielä tänä digitaalisenakin aikana monilla yrityksillä on vaikeuksia hallita kaikki paperiasiakirjansa, jotka luodaan tai jotka saapuvat postitse tai faksilla päivittäin. Monissa toimistoissa käytetään monimutkaisia, monivaiheisia prosesseja näiden asiakirjojen saamiseksi muotoon, jossa ne voidaan arkistoida asiakirjavarastoihin, kuten SharePoint- tai Windows-kansioihin. Yksi syy tähän saattaa olla se, että joissakin yrityksissä asiakirjojen työnkulun automatisoinnin uskotaan olevan liian kallista, monimutkaista ja aikaa vievää. Xerox ConnectKey for SharePoint tuo muutoksen tilanteeseen: se antaa erittäin tuottoisan työnkulkuratkaisun, joka on helppo asentaa ja käyttää – ja vielä helpompi budjetille.

Xerox ConnectKey for SharePoint on työnkulkua parantava ratkaisu, joka yksinkertaistaa ja tehostaa tapaa, jolla paperiasiakirjoja skannataan, tallennetaan ja arkistoidaan. Xeroxin monitoimitulostimen avulla voit ohjata asiakirjasi suoraan haluamaasi asiakirjojen säilytyskansioon, aivan samoin kuin tietokoneeltasi. Monitoimitulostimella voit etsiä kansion, nimetä asiakirjan ja lisätä tärkeitä hakemistotietoja ennen skannausta. Koska ConnectKey pystyy tallentamaan ja ohjaamaan asiakirjat sekä SharePoint- että Windows-kansioihin, se sopii hyvin lähes jokaiseen toimistoon, jossa on tarve arkistoida ja jakaa paperiasiakirjoja.

Tärkeimmät ominaisuudet

Yksinkertainen: helppo asentaa, käyttää ja ylläpitää
  • Helppo konfiguraattoripohjainen asennus auttaa sinut nopeasti alkuun.
  • Asennusmenettelyssä pääset tarkastelemaan SharePoint- ja Windows-kansioitasi hiirtä napsauttamalla, ja lisätä ne Xeroxin monitoimitulostimen käyttöliittymäpaneelin valikkoon.
  • Integroituu täysin SharePoint-ympäristöön, joten käyttäjän kokemus monitoimitulostimella vastaa sitä, mitä käyttäjät näkevät tietokoneella.
  • Yksinkertaistaa asiakirjojen tallennuksen ja ohjauksen työnkulkua dynaamisella kansioiden selauksella, joten asiakirjat voidaan nimetä, indeksoida ja lähettää haluttuun kohteeseen suoraan monitoimitulostimelta.
  • Tukee intuitiivista "Skannaa kotiin" -työnkulkua, joten toimiston työntekijät voivat skannata omiin "kotihakemistoihinsa".
  • Skaalattu sopivaksi erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille.
Älykäs: automaattiset työnkulun päivitykset
  • Voit skannatessasi luoda PDF-asiakirjoja, joiden teksti on täysin haettavissa. Näin tärkeät yritystiedot ovat löydettävissä asiakastiedusteluja, vaatimustenmukaisuustarkastuksia tai muita tarpeita varten, joissa tiedot on voitava noutaa nopeasti ja tarkasti.
  • Digitoi vanhat Microsoft Word- ja Excel-tiedostosi tarkasti ajan säästämiseksi ja asiakirjojen käytön helpottamiseksi toimiston työntekijöille.
  • "Valmis-Nyt"-työnkulut varmistavat, että monitoimitulostimesi on aina ajan tasalla. Kun palvelimellasi oleviin SharePoint- tai Windows-asiakirjavarastoihin tehdään muutoksia, muutokset tehdään automaattisesti myös monitoimitulostimen asetuksiin.
Joustava: ohjaus sekä SharePoint- että Windows-kansioihin
  • Maksimoi laitteisto- ja SharePoint-investointisi käyttämällä Xeroxin monitoimitulostinta suorana kanavana haluttuihin asiakirjavarastoihin.
  • Monitoimitulostimesi ei rajoita käyttöön otettavien skannauskohteiden määrää.
  • Toimii SharePoint 2007- ja myöhemmissä ympäristöissä.
  • Luo PDF-, PDF/A-, haettavia PDF-, JPEG-, Tiff-, MS Word- ja Excel-tiedostoja

Arvosteluja ja palkintoja

JulkaisuKunniamaininta/Palkinto/TunnustusPäivämäärä


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
View the award brochure (PDF, 3 MB)
View the award certificate (PDF, 385 KB)
View the article reprint (PDF, 300 KB)

Watch video (3:39)

Winter 2015
Runsaasti paperia sisältävien ympäristöjen tavallisimpia haasteita ovat suuret kulut, virheet, vaikeus täyttää vaatimukset ja vanhojen asiakirjojen uudelleenluonti.

Tärkeimmät haasteet

  • Alan viimeisten tietojen mukaan kaikki uudet tavat, joilla luomme digitaalista sisältöä, kuormittavat toimistojamme paperilla enemmän kuin koskaan, ja monilla toimistoilla on vaikeuksia hallita ja järjestellä papereitaan.
  • Useimmilla toimistoilla ei ole monitoimitulostimistaan suoraa linkkiä haluttuun asiakirjavarastoon, mistä on seurauksena virheille altis, aikaa vievä ja kallis monivaiheinen prosessi.
  • Skannatut asiakirjat ovat tavallisesti PDF-tiedostoja, joista ei voida hakea tekstiä, minkä tähden yrityksen tärkeitä tietoja on lähes mahdotonta löytää tarvittaessa.
  • Yhä useammilla aloilla joudutaan täyttämään hallituksen säädösten vaatimukset, minkä tähden tärkeät tiedot on voitava noutaa helposti – tämä on lähes mahdotonta paperiasiakirjoja tai järjestämättömiä digitaalisia asiakirjoja käytettäessä.
  • Tarve muuntaa vanhat paperiasiakirjat uuteen muotoon merkitsee tavallisesti sitä, että tietokoneella on luotava koko asiakirja alusta lähtien, mikä on aikaa vievää ja kallista.
Tuota enemmän
  • Lyhennä työvaiheita ja säästä aikaa älykkäällä, intuitiivisella työnkululla
  • Nyt ei ole enää tarvetta sähköpostiin skannaukseen tai muihin ylimääräisiin vaiheisiin – voit skannata suoraan haluttuun kohteeseen Xeroxin monitoimitulostimelta
  • Vähennä virheitä ja varmista vaatimusten täyttyminen
  • Luo vanhat asiakirjat uudelleen vain nappia painamalla
Vähennä kuluja
  • Aika on rahaa – toimistosi pystyy tekemään enemmän työtä nopeammin sekä vähentämään virheitä tarkalla ja helpolla työnkululla
  • Vähennä lähetys- ja faksauskuluja ohjaamalla asiakirjat suoraan yhteisiin varastoihin
  • Vähennä fyysistä säilytystilaa helpolla paperiasiakirjojen arkistoinnilla
  • Helppo hankkia ja omistaa – edullinen hinta monitoimitulostinta kohti, käyttölisenssiä ei tarvita
Varmista turvallisuus
  • ConnectKey pohjautuu suojattuun skannausteknologiaan, jonka salaus- ja suojatun lähetyksen toiminnot poistavat datan häviämisriskin
  • Voidaan yhdistää Microsoftin Active Directoryyn ja monitoimitulostimen sisäänkirjautumisvaiheisiin, jolloin käyttäjät näkevät vain omaan työhönsä liittyvät työnkulut
Tue ympäristön kestävyyttä koskevia tavoitteitasi
  • Älykäs tallennus ja ohjaus auttavat sinua poistamaan kalliit paperiasiakirjat
  • Vähennä tarvittavien kopioiden lukumäärää ja säästä siten sähköä, paperia ja värijauhetta
  • Pienennä hiilijalanjälkeäsi lähettämällä vähemmän asiakirjoja eri toimipisteisiin, myyjille ja muille liikekumppaneille

Miksi valita Xerox?

Päinvastoin kuin monet kilpailevat ratkaisut, jotka ohjaavat moniin eri asiakirjavarastoihin, ConnectKey for SharePoint suunniteltiin erityisesti SharePoint-käyttäjiä ajatellen.
  • Käyttäjän kokemus monitoimitulostimella suunniteltiin vastaamaan käyttäjän tietokoneella näkemiä SharePoint-kirjastoja, minkä tähden ConnectKeyn käyttö on erittäin selkeää
  • Dynaaminen kansioiden selaus monitoimitulostimella tehostaa entisestään SharePoint-käyttäjän kokemusta antamalla käyttäjän skannata haluttuun kohteeseen yhdellä helpolla vaiheella
  • Jos käytät SharePointia yhteisenä työkaluna, tarvitset muutakin kuin pelkän PDF-tiedostojen luomismahdollisuuden. ConnectKey antaa sinulle mahdollisuuden luoda vanhat Microsoft Word- ja Excel-tiedostot uudelleen digitaaliseen muotoon vain nappia painamalla
  • Jos olet asettanut "Skannaa kotiin" -kohteita käyttäjille, ConnectKey antaa sinun asettaa helposti työnkulkuja näille kohteille, mikä poistaa skannausmallien luomisen monivaiheisen prosessin
Laitteistovaatimukset
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Ohjelmistovaatimukset
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.