Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Incluso en la era digital de hoy, muchas empresas continúan buscando formas efectivas de administrar todos los documentos en papel que crean, o reciben por correo o fax a diario. Muchas oficinas aún emplean complicados procesos de varios pasos para capturar estos documentos a modo de poder archivarlos en los depósitos de documentos adecuados, como en carpetas de SharePoint o Windows. Esto puede ser debido a que algunas empresas todavía creen que la automatización del flujo de trabajo de documentos es un proceso costoso, complicado y que consume mucho tiempo. Xerox ConnectKey para SharePoint modifica ese concepto, ya que brinda una solución de flujo de trabajo altamente productivo fácil de instalar y de usar, y muy rentable.

Xerox ConnectKey para SharePoint es una solución de perfeccionamiento del flujo de trabajo que simplifica y agiliza la forma de escanear, capturar y almacenar los documentos de papel. Las impresoras multifunción de Xerox, le permiten transferir documentos directamente a la carpeta preferida del depósito de documentos, tal como si lo hiciera desde su computadora. Desde la misma impresora multifunción, también puede navegar hasta la carpeta, poner nombre al documento y agregar cualquier información importante sobre indexación antes de comenzar el escaneo. ConnectKey constituye la solución ideal para cualquier oficina que necesite archivar y compartir documentos de papel gracias a la flexibilidad para capturar y transferir tanto a SharePoint como o a carpetas de Windows.

Funciones clave

Simple: Fácil de instalar, usar y mantener
  • La función de instalación con configuración sencilla deja el equipo listo para usar rápidamente.
  • El proceso de instalación le permite ver las carpetas de SharePoint y Windows y, con solo hacer un clic, agregarlas al panel de la interfaz de usuario de la impresora multifunción Xerox.
  • Integración total con el entorno de SharePoint, de modo que la impresora multifunción reproduce exactamente lo que ve el usuario en la computadora.
  • Simplifica en gran medida la captura de documentos y la transferencia de flujos de trabajo con la navegación dinámica por las carpetas; el usuario puede poner nombre, indexar y enviar documentos a la ubicación deseada directamente desde la impresora multifunción.
  • Compatible con el flujo de trabajo intuitivo "Scan to Home" (Escaneado a inicio), lo que permite que el usuario escanee documentos a sus directorios "locales".
  • Tamaño y producción ideal para pequeñas y medianas empresas.
Inteligente: actualizaciones automáticas de flujo de trabajo
  • Cree documentos en formato PDF que admitan búsqueda total de texto mientras escanea, para poder encontrar fácilmente cualquier información comercial crítica durante consultas de clientes, auditorías de observancia o por el motivo que necesite encontrar datos de manera rápida y precisa.
  • Digitalice con precisión sus archivos ya existentes de Microsoft Word y Excel para ahorrar tiempo y mejorar la colaboración entre el personal de su oficina.
  • Los flujos de trabajo "Ready-Now" (Listo ya) garantizan que su impresora multifunción siempre esté siempre actualizada. Cuando se realizan cambios en los depósitos de documentos de SharePoint o Windows en el servidor, dichos cambios también se reflejan en la impresora multifunción de manera automática.
Flexible: transfiera a carpetas de SharePoint y Windows
  • Maximice su inversión en hardware y SharePoint utilizando una impresora multifunción de Xerox como el canal de comunicación directo a los depósitos de documentos preferidos.
  • La impresora multifunción no tiene límites en cuanto al número de destinos de escaneo admisibles.
  • Funciona con SharePoint Server 2007 y entornos posteriores.
  • Cree archivos en formato PDF, PDF/A, PDF con opción de búsqueda, JPEG, TIFF, y MS Word y Excel

Comentarios y premios recibidos

PublicaciónCita/PremioFecha


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
Los desafíos más comunes para los entornos que requieren el uso de mucho papel son: los costos, los errores, las dificultades para cumplir con criterios determinados y la recreación de documentos ya existentes.

Desafíos clave

  • Los datos más recientes arrojados por la industria indican que, pese a todas las nuevas formas disponibles de crear contenido digital, las oficinas están cada vez más cargadas de papel, muchas de las cuales no terminan de administrarlo y organizarlo de manera efectiva.
  • La mayoría de las oficinas no cuentan con un vínculo directo de sus dispositivos multifunción al depósito de documentos adecuado, lo que se traduce en un costoso proceso de múltiples pasos, propenso a errores, y que consume mucho tiempo.
  • Los documentos escaneados suelen estar en formato de archivo PDF, por lo que no se pueden realizar búsquedas digitales, cosa que prácticamente impide encontrar información comercial importante cuando más se la necesita.
  • Cada vez más empresas tienen que cumplir con regulaciones gubernamentales que exigen la fácil localización de información comercial clave; esto es casi imposible con documentos impresos en papel o archivos digitales carentes de estructuras.
  • Asimismo, la necesidad de reutilizar documentos ya existentes en papel, en general, implica tener que empezar de cero utilizando la PC para volver a crear todo el documento, proceso que se vuelve lento y costoso.
Aumente la productividad
  • Acorte los pasos y ahorre tiempo con flujos de trabajo inteligentes e intuitivos
  • Olvídese del escaneo a e-mail y todos esos pasos extra; escanee directamente adonde desee desde la impresora multifunción de Xerox
  • Reduzca errores y mejore el cumplimiento con criterios determinados
  • Vuelva a crear documentos ya existentes con solo apretar un botón
Reduzca costos
  • El tiempo es dinero: su oficina trabajará más rápido y con menos errores al adoptar flujos de trabajo precisos y fáciles
  • Minimice los costos de transporte y envío de faxes transfiriendo documentos directamente a carpetas compartidas
  • Reduzca el espacio físico de almacenamiento al archivar fácilmente los documentos de papel
  • Adquisición sencilla: precio accesible por impresora multifunción sin licencia de usuario
Garantía de seguridad
  • ConnectKey es sinónimo de tecnología de escaneo de seguridad codificada y transferencia segura de datos, procesos que eliminan la posibilidad de pérdida de información
  • Integración con Microsoft Active Directory y sistemas de inicio de sesión de impresoras multifunción, que aseguran que los usuarios solo vean los flujos de trabajo correspondientes a su función laboral
Apoyo a iniciativas de sostenibilidad ambiental
  • La captura y transferencia inteligente de documentos lo ayudan a eliminar costosos documentos de papel
  • Reduzca la cantidad de copias que necesita, y ahorre electricidad, papel y tóner
  • Disminuya la huella de carbono reduciendo los costos de envío de documentos a otras sedes de la empresa, a proveedores y otros colaboradores comerciales

¿Por qué elegir Xerox?

A diferencia de varias soluciones ofrecidas por la competencia, que transfieren datos a varios depósitos de documentos, ConnectKey para SharePoint es una herramienta diseñada teniendo principalmente en cuenta al usuario de SharePoint.
  • El diseño de la experiencia del usuario con la impresora multifunción está pensado para reproducir las bibliotecas de SharePoint que se visualizan en la PC, por lo que ConnectKey tiene un uso muy intuitivo
  • La navegación dinámica entre carpetas que ofrece la impresora multifunción mejora aún más la experiencia del usuario en SharePoint, al permitir el escaneo a la ubicación deseada en un solo paso
  • Si utiliza SharePoint como herramienta de colaboración, dará un paso más allá de la simple creación de documentos PDF. ConnectKey le ofrece la posibilidad de recrear digitalmente documentos antiguos de Microsoft Word y Excel con solo apretar un botón
  • Si configura destinos de "Scan to Home" (Escaneado a inicio) para los usuarios, ConnectKey le permitirá establecer de manera sencilla flujos de trabajo para dichos destinos y eliminar el proceso de múltiples pasos de creación de plantillas de escaneado
Requisitos de hardware
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Requisitos de software
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.