Xerox® ConnectKey® för DocuShare®

Enkel, intuitiv skanning direkt till dina affärsprocesser

Med Xerox® ConnectKey® för DocuShare® kan de anställda på ett säkert sätt fånga och skanna pappersdokument direkt till sina olika affärsprocesser. IT- och företagsadministratörer kan enkelt konfigurera och hantera användarkonton och arbetsflöden.

Ta reda på varför ConnectKey för DocuShare är en enkel, kraftfull och intelligent lösning som gör användarna mer produktiva. Grundläggande skanning till e-post och nätverksskanning är bra sätt att få ut det bästa från din MFP-investering. Men om du behöver samla in korrekt information snabbt som stödjer viktiga affärsprocesser som leverantörsskulder och fakturahantering, kundservicefrågor eller efterlevnad, då behöver du en effektivare lösning.

Glöm flerstegsprocesser, gå över till ett effektivt arbetsflöde.

Viktiga funktioner

Enkel skanning – fånga och digitalisera dokument enkelt genom att ställa in skanningsknappar på MFP-enheten till önskad destination:
  • Till e-postadresser, personliga eller förinställda
  • Till DocuShare-samlingar, antingen på plats eller i molnet
  • Till delade nätverksmappar
  • Till automatiserade, förkonfigurerade arbetsflöden
Bläddra från MFP-enheten – leta upp en skanningsdestination genom att bläddra i DocuShare direkt från pekskärmen

Affärsinformation – lägg till egenskaper när du skannar eller hämtar information från en intern databas
  • Funktion för sökning i databas
  • Plocklistor fylls i automatiskt
  • Egenskapsvärden fylls i automatiskt
Arbetsflöden för skanning med en enda knapp -– skannar dokument direkt till förkonfigurerade arbetsflöden
  • Upprätta skanningsarbetsflöden för olika avdelningar, till exempel finans, leverantörsskulder, HR eller juridisk avdelning
  • Skanna till en eller flera personer för godkännande
  • Skanna till samling (mapp)
  • Skanna till en plats som automatiskt aktiverar ett arbetsflöde
Secure Card-autentisering
  • LDAP/Microsoft Active Directory Support
  • Kryptering och säkra anslutningar
  • Omedelbar tillgång till alla dina skanningsknappar genom en enkel svepning med ditt säkra kort
Pappersintensiva arbetsmiljöer leder till många utmaningar, bland annat höga kostnader, fel, minskad produktivitet, brist på lagringsutrymme, problem med efterlevnad och missnöjda kunder på grund av den tid det tar att leta upp dokument.

Huvudutmaningar

  • Aktuella branschrapporter visar att organisationer använder mer papper än någonsin, och många har problem att hantera och organisera dessa pappersmängder.
  • De flesta kontor har inte en direkt länk från sina multifunktionsskrivare till önskat dokumentarkiv, vilket resulterar i en flerstegsprocess för att överföra skannande dokument som tar tid och pengar, och dessutom ökar risken för fel.
  • Skannade dokument är normalt icke-sökbara PDF-filer, vilket gör att det är nästan omöjligt att hitta viktig information när man behöver den som mest.
  • Medarbetarnas produktivitet blir låg om de lägger ner många timmar på att leta efter pappersdokument, och det kostar företaget pengar.
  • Att uppfylla myndigheternas bestämmelser för dokumentation medför oundvikliga kostnader.
  • Nöjda kunder är viktigt för alla företag, men sena svarstider kan få stor betydelse för kundens upplevelse och lojalitet.
  • Organisationer letar alltid efter det bästa sättet att driva sina hållbarhetsinitiativ framåt – och en pappersintensiv kontorsmiljö kostar pengar i form av papper, bläck, toner, energi, transport, lagring och porto.
Genom att integrera multifunktionsskrivare med ett ECM-system (Enterprise Content Management) kan du enkelt spara pengar. Med MFP:er kan du automatisera omständiga kontorsuppgifter genom att ge personalen möjlighet att skanna dokument direkt till ett ECM-arbetsflöde som dirigerar dokument automatiskt till specifika avdelningar eller kollegor.

Varför välja Xerox?

Med Xerox ConnectKey för DocuShare kan du:
  • Skanna till fördefinierade arbetsflöden på plats eller i molnet
  • Fånga innehåll med en enkel knapptryckning till DocuShare-samlingar, delade nätverksmappar och e-post
  • Lägga till egenskaper när du skannar eller hämtar information från en intern databas
  • Enkelt installera och konfigurera skanningsknappar för en mängd olika inställningar
  • Integrera en eller flera multifunktionsskrivare och använda befintlig infrastruktur
  • Skapa sökbara PDF- eller PDF-A-dokument
  • Bläddra i DocuShare eller nätverksmappar från MFP:en för att välja en skanningsdestination
Ett smart sätt att få mer gjort
För att du ska kunna lägga till företagsinformation vid skanning, och samtidigt bevara säkerheten, kan du med ConnectKey för DocuShare:
  • Ange egenskaper när du skannar för att automatisera arkivering eller bearbetning
  • Slå upp datavärden i företagsdatabas, CRM- eller ERP-system från MFP:en och tillämpa dem som egenskaper, fälten fylls i automatiskt för att spara tid
  • Automatiskt skapa nya samlingar direkt (till exempel fakturanummer eller kundnamn)
  • Anpassa ett bibliotek av skanningsarbetsflöden på multifunktionsskrivaren, organiserade i en praktisk mallhierarki
  • Skanna dokument till förinställda, automatiserade arbetsflöden – det sparar tid och är mer effektivt
  • Inloggningsskydda skanningsknappar
  • Utnyttja LDAP/Microsoft Active Directory
  • Använda de inbyggda säkerhets- och krypteringsfunktionerna i Xerox MFP
Xerox prisbelönta kopiatorer, skrivare och flerfunktionsskrivare inkluderar flexibla plattformar som tillhandahåller ett stort utbud av programvarulösningar. Programvarans funktionalitet kan skilja mellan olika produktmodeller. Kontakta din lokala återförsäljare för ytterligare information kring kompatibiliteten.

Multifunktionsskrivaren måste vara Xerox EIP-aktiverad (Extensible Interface Platform) med EIP-version 1.5 eller högre installerad.

Multifunktion/All-in-One-skrivare

Produktion / digital tryckutrustning

MaskinvarukravProgramvarukrav