Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Easy, intuitive scanning directly to your business processes

Cu funcţia Xerox® ConnectKey® pentru DocuShare®, angajaţii pot scana în mod sigur documentele pe hârtie şi pot scana direct în procesele de lucru proprii, iar administratorii comerciali şi IT pot configura şi gestiona uşor utilizatorii şi procesele din fluxul de lucru.

Învăţaţi cum ConnectKey® pentru DocuShare® reprezintă o operaţiune simplă, puternică şi inteligentă, determinând o producţie crescută a utilizatorilor comerciali. Scanarea de bază pentru e-mail şi reţea sunt mijloacele minunate pentru a vă creşte investiţia într-o imprimantă multifuncţională. Însă, dacă trebuie să capturaţi informaţii repede şi precis şi să găsiţi rapid documente pentru operaţiunile dumneavoastră, de exemplu conturi plătite şi procesarea facturilor, servicii destinate clienţilor sau audituri de conformitate, aveţi nevoie de mai multe opţiuni.

Uitaţi de procesele cu mai multe etape şi adoptaţi productivitatea neîntreruptă a fluxului de lucru.

Key Features

Scanare simplă – Capturaţi şi digitalizaţi documentele uşor prin setarea butoanelor de scanare ale imprimantei multifuncţionale, în funcţie de destinaţia dorită:
  • Pentru adresele de e-mail, personal sau prestabilit
  • Pentru biblioteca DocuShare, local sau în cloud
  • Pentru fişierele partajate de reţea
  • Pentru fluxuri de lucru automate, preconfigurate
Navigare din imprimanta multifuncţională – Navigaţi cu DocuShare direct din ecranul tactil al imprimantei multifuncţionale pentru destinaţia scanării

Consultanţă în afaceri – Adăugaţi proprietăţi în timpul scanării sau extrageţi din baza de date a corporaţiei
  • Funcţie de căutare în baza de date
  • Liste de selectare autopopulate
  • Completare automată a valorilor de proprietăţi
Fluxuri de lucru printr-o apăsare de buton – Scanarea documentelor direct în fluxurile de lucru preconfigurate
  • Setarea fluxurilor de scanare în cadrul departamentelor financiar, de plăţi, resurse umane sau juridic
  • Scanare pentru obţinerea aprobării unei sau mai multor persoane
  • Scanare în bibliotecă (director)
  • Scanare într-un fişier ce declanşează automat un flux de lucru
Autentificare sigură prin card
  • LDAP/Asistenţă activă director Microsoft
  • Criptare şi conexiuni sigure
  • Acces imediat la toate butoanele de scanare doar cu o citire a cardului de siguranţă
Mediile care presupun activităţi intense de procesare a documentelor generează un număr de provocări, inclusiv costuri ridicate, erori, productivitate scăzută, lipsa spaţiului de depozitare, dificultate în respectarea regulilor şi satisfacţie scăzută a clienţilor din cauza timpului necesar pentru localizarea documentelor.

Key Challenges

  • Sondajele recente din cadrul industriei ne confirmă că organizaţiile sunt împovărate mai mult decât oricând din cauza multitudinii de hârtii şi se străduiesc să găsească cele mai bune mijloace de a le gestiona şi organiza.
  • Majoritatea birourilor nu au o conexiune directă a imprimantelor multifuncţionale către depozitul de documente dorit, dând naştere unui complex de erori, procese cu mai multe etape pentru încărcarea documentelor scanate, generând activităţi consumatoare de timp și costuri ridicate.
  • Documentele scanate sunt în general fişiere PDF în care nu se pot opera căutări, făcând aproape imposibilă găsirea informaţiilor critice atunci când sunt necesare.
  • Productivitatea angajaţilor rămâne scăzută dacă angajaţii îşi petrec ore întregi căutând prin documentele pe suport de hârtie, generând astfel costuri ridicate activităţii dvs.
  • Păstrarea conformităţii reprezintă un cost inevitabil în cadrul desfăşurării activităţii multora - de asemenea, respectarea regulamentelor de stat necesită obţinerea uşoară a informaţiilor cheie.
  • Păstrarea satisfacţiei clienţilor este importantă pentru orice activitate, însă întârzierile în timpul de răspuns pot avea un impact major asupra experienţei şi loialităţii clienţilor.
  • Organizaţiile caută întotdeauna cele mai bune mijloace pentru a face un pas înainte în ceea ce priveşte iniţiativele proprii de dezvoltare, iar menţinerea unui mediu de lucru cu multe hârtii va genera costuri privind hârtia, cerneala, tonerul, energia, transportul, depozitarea şi expedierea.
Integrarea sistemului de gestionare a conţinutului întreprinderilor (Enterprise Content Management) în imprimantele multifuncţionale este un mijloc facil de a economisi banii organizaţiei. Imprimantele multifuncţionale pot ajuta la automatizarea activităţilor plictisitoare de birou pentru a scana documentele direct în fluxul de lucru ECM ce transmite automat documentele către anumite departamentele sau anumiţi colegi.

Why Choose Xerox?

Cu funcţia Xerox ConnectKey pentru DocuShare puteţi:
  • Scana în fluxuri de lucru predefinite salvate local sau în cloud
  • Realiza o capturare cu un singur buton în biblioteca DocuShare, directoare de reţea partajate şi e-mail
  • Adăuga proprietăţi în timpul scanării sau extrageţi din baza de date a corporaţiei
  • Instala uşor şi stabili butoanele de scanare dintr-o varietate de setări
  • Integra una sau mai multe imprimante multifuncţionale şi să creşteţi infrastructura existentă
  • Crea documente PDF sau PDF-A în care puteţi realiza căutări
  • Naviga în directoare DocuShare sau de reţea din imprimanta multifuncţională pentru alege destinaţia scanării
Modul inteligent de a lucra mai mult
Pentru a adăuga un element de consultanţă în afaceri în timpul scanării, păstrând, în aceași timp, securitatea documentelor, ConnectKey pentru DocuShare vă permite:
  • Să introduceţi proprietăţi în timp ce scanaţi pentru completare sau procesare automată
  • Să căutaţi valori de date în baza de date a companiei, CRM sau sistem ERP direct din imprimantă şi să le aplicaţi ca proprietăţi, câmpuri completate automat pentru a economisi timp
  • Să creaţi automat şi imediat biblioteci noi (de exemplu numerele facturilor sau numele clienţilor)
  • Să personalizaţi o bibliotecă a fluxurilor de lucru scanate din imprimantă, organizate într-o ierarhie corespunzătoare de modele
  • Să scanaţi documente în fluxuri de lucru preconfigurate, salvând timp şi generând eficienţă
  • Butoane de scanare cu conectare sigură
  • Creştere LDAP/Microsoft Active Directory
  • Să utilizaţi funcţia integrată a imprimantei multifuncţionale pentru securitate şi criptare
Hardware RequirementsSoftware Requirements