Xerox® ConnectKey® para DocuShare™®

Digitalização fácil e intuitiva directamente para os processos do seu negócio

Com o Xerox® ConnectKey® para DocuShare®, os funcionários podem captar documentos em papel em segurança e digitalizá-los directamente para os processos do seu negócio e os directores da empresa e os directores informáticos podem facilmente configurar e gerir os processos do utilizador e do fluxo de trabalho.

Saiba como é que o ConnectKey para DocuShare é simples, poderoso e inteligente e pode tornar os utilizadores mais produtivos. A digitalização básica para e-mail e a digitalização em rede são excelentes para ajudar a tirar partido do seu investimento em impressoras multifuncionais (MFP). Mas, se precisar de captar informação rapidamente e com exactidão e se precisar de encontrar documentos rapidamente para processos comerciais vitais como o pagamento de contas e processamento de facturas, problemas do apoio ao cliente ou auditorias de conformidade, vai precisar de mais opções.

Despeça-se dos processos em múltiplos passos e abrace um fluxo de trabalho produtivo sem problemas.

Principais funções

Digitalização simples – Capte e digitalize documentos facilmente configurando botões de digitalização nas MFPs para o seu destino de eleição:
  • Para endereços de e-mail, pessoais ou predefinidos
  • Para colecções do DocuShare, seja no local ou na nuvem
  • Para pastas de rede partilhadas
  • Para fluxos de trabalho automatizados pré-configurados
Procurar a partir da MFP – Procure um destino de digitalização no DocuShare directamente a partir do ecrã táctil da impressora multifuncional (MPF).

Informação empresarial – Adicione propriedades quando digitalizar ou extraia propriedades de uma base de dados empresarial.
  • Funcionalidade de procura na base de dados
  • Listas de selecção automaticamente preenchidas
  • Preenchimento automático dos valores de propriedades
Fluxos de trabalho de digitalização com um só botão – Digitaliza documentos directamente para fluxos de trabalho pré-configurados.
  • Configurar fluxos de trabalho de digitalização por departamento, como o departamento de Finanças, Contabilidade, RH ou Contencioso
  • Digitalizar para uma ou várias pessoas aprovarem
  • Digitalizar para colecção (pasta)
  • Digitalizar para uma localização que automaticamente desencadeia um fluxo de trabalho
Autenticação por cartão seguro
  • Suporte de LDAP/Microsoft Active Directory
  • Encriptação e ligações seguras
  • Acesso imediato a todos os botões de digitalização com uma simples passagem do seu cartão seguro
Os ambientes de trabalho com uso intensivo de papel criam um conjunto de desafios, incluindo custos elevados, erros, decréscimo de produtividade, falta de espaço de armazenagem, dificuldades de conformidade e menor satisfação dos clientes devido ao tempo que os documentos demoram a ser localizados.

Principais desafios

  • Inquéritos recentes ao sector dizem-nos que as organizações estão, mais do que nunca, sobrecarregadas de papel e muitas têm dificuldade em encontrar a melhor forma de o gerir e organizar.
  • Na sua maioria, os escritórios não têm uma ligação directa entre as suas impressoras multifuncionais (MFPs) e o repositório de documentos desejado, o que, para carregar documentos digitalizados, resulta num processo em múltiplos passos, sujeito a erros, moroso e dispendioso.
  • Os documentos digitalizados são, por norma, PDFs não pesquisáveis, o que torna quase impossível encontrar informação essencial quando ela é mais necessária.
  • A produtividade dos seus funcionários permanece baixa se eles passam horas à procura de documentos em papel, custando mais dinheiro à sua empresa.
  • Para muitos, manter a conformidade é um custo inevitável do negócio – e o cumprimento da legislação exige facilidade na obtenção de informação essencial.
  • Manter a satisfação do cliente é importante para qualquer negócio, mas os atrasos nos tempos de resposta podem afectar bastante a experiência e consequente fidelidade do cliente.
  • As organizações estão sempre à procura da melhor forma de dar um passo em frente nas suas iniciativas de sustentabilidade – e manter um ambiente de escritório com elevado consumo de papel vai custar dinheiro, ao seu negócio, em papel, tinteiros, toner, electricidade, transporte, armazenamento e correio.
Integrar as impressoras multifuncionais (MFPs) com um sistema de gestão de conteúdos empresariais (ECM) é uma forma fácil de poupar dinheiro à sua organização. As MFPs podem ajudar a automatizar as actividades fastidiosas de escritório pelo facto de possibilitarem aos funcionários a digitalização de documentos directamente para um fluxo de trabalho de ECM que automaticamente reencaminha os documentos para departamentos ou colegas específicos.

Porquê escolher a Xerox?

Com o Xerox ConnectKey para DocuShare, pode:
  • Digitalizar para fluxos de trabalho predefinidos, no local ou na nuvem
  • Executar captações com um só botão para colecções do DocuShare, pastas de rede partilhadas e e-mail
  • Adicionar propriedades quando digitalizar ou extrair propriedades de uma base de dados empresarial
  • Facilmente instalar e configurar botões de digitalização para uma variedade de definições
  • Integrar uma ou várias MFPs e tirar partido da infra-estrutura existente
  • Criar documentos PDF ou PDF-A pesquisáveis
  • Procurar um destino de digitalização no DocuShare ou pastas de rede a partir de uma MFP
A forma inteligente de produzir mais
Para adicionar informação empresarial à digitalização, ao mesmo tempo que protege a segurança, o ConnectKey para DocuShare permite-lhe:
  • Introduzir propriedades à medida que vai digitalizando para automatizar o arquivo ou processamento
  • Procurar valores de dados na base de dados da sua empresa, sistema CRM ou sistema ERP a partir da MFP e aplicá-los como propriedades, preenchendo automaticamente os campos para poupar tempo
  • Criar automaticamente novas colecções num instante (como o número de factura ou nome do cliente)
  • Personalizar uma biblioteca de fluxos de trabalho de digitalização na MFP, organizados numa hierarquia prática de modelos
  • Digitalizar documentos para fluxos de trabalho pré-configurados, poupando tempo e criando eficiência
  • Proteger os botões de digitalização com a autenticação
  • Tirar partido do LDAP/Microsoft Active Directory
  • Utilizar as funções de segurança e encriptação incorporadas das MFPs da Xerox
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

A impressora multifuncional (MFP) tem de ter capacidade para o Xerox Extensible Interface Platform (EIP), com a versão 1.5 ou posterior do EIP instalada.

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