Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Enkel, intuitiv skanning direkte til dine forretningsprosesser

Med Xerox® ConnectKey® for DocuShare® kan ansatte på en sikker måte fange papirdokumenter og skanne direkte til sine forretningsprosesser, og IT- og forretningsadministratorer kan enkelt konfigurere og administrere bruker- og arbeidsflytprosesser.

Lær hvordan ConnectKey for DocuShare er enkel, kraftig og intelligent og kan gjøre forretningsbrukere mer produktive. Grunnleggende skann til e-post, og nettverksskanning er gode måter å hjelpe utnytte din investering i multifunksjonsskrivere. Men hvis du trenger å fange informasjon raskt og nøyaktig, og trenger å finne dokumenter raskt for viktige forretningsprosesser som leverandørgjeld og fakturabehandling, kundeservice eller samsvarsrevisjoner, så trenger du flere alternativer.

Si farvel til flertrinnsprosesser og hallo til sømløs arbeidsflytproduktivitet.

Nøkkelfunksjoner

Enkel skanning – Fang inn og digitaliser dokumenter på en enkel måte ved å sette opp skanneknappene på multifunksjonsskriveren til din valgte destinasjon:
  • til e-postadresser, personlige eller forhåndsinnstilt
  • til DocuShare-samlinger, enten på kontoret eller i skyen
  • til delte nettverksmapper
  • til automatiserte, forhåndskonfigurerte arbeidsflyter
Bla fra multifunksjonsskriver – Bla i DocuShare direkte fra MPF-berøringsskjermen for en skannedestinasjon

Business Intelligence – Legg til egenskaper mens du skanner, eller ta inn fra en selskapsdatabase
  • Databasesøksfunksjon
  • Automatisk-fylte utvalgslister
  • Automatisk utfylling av egenskapsverdier
En-knaps skannarbeidsflyter – Skann dokumenter direkte til forhåndskonfigurerte arbeidsflyter
  • Sett opp avdelingsskannarbeidsflyter som økonomi, leverandørgjeld, personal eller juridisk
  • Skann til en eller flere personer for godkjenning
  • Skann til samling (mappe)
  • Skann til et sted som automatisk utløser en arbeidsflyt
Sikkert kort-autentisering
  • LDAP/Microsoft Active Directory-støtte
  • Kryptering og sikre forbindelser
  • Umiddelbar tilgang til alle dine skanneknapper med et enkelt sveip med sikkert kort
Papir-intensive arbeidsmiljøer skaper en rekke utfordringer, blant annet høye kostnader, feil, redusert produktivitet, mangel på lagringsplass, problemer med samsvar og lavere kundetilfredshet på grunn av tiden det tar å finne dokumenter.

Viktigste utfordringer

  • De siste bransjeundersøkelser forteller oss at organisasjoner er tynget ned av mer papir enn noensinne, og mange sliter med å finne de beste måtene å administrere og organisere det.
  • De fleste kontorer har ikke en direkte kobling fra sine multifunksjonsskrivere til ønsket dokumentlager, som resulterer i en feilutsatt flertrinnsprosess for å laste opp skannede dokumenter, som er tidkrevende og kostbart.
  • Skannede dokumenter er vanligvis ikke-søkbare PDF-filer, noe som gjør det nesten umulig å finne vesentlig informasjon når det trengs.
  • Ansattes produktivitet er fortsatt lav hvis de ansatte tilbringer timer på å søke i papirdokumenter, noe som koster bedriften flere penger.
  • Å opprettholde samsvar er en uunngåelig kostnad ved å gjøre forretninger for mange - og etterleve myndighetenes forskrifter krever enkel gjenfinning av nøkkelinformasjon.
  • Å opprettholde kundetilfredshet er viktig for enhver bedrift, men forsinkelser i responstider kan i stor grad påvirke kundeopplevelse og kundelojalitet.
  • Organisasjoner er alltid på jakt etter de beste måtene å ta et skritt fremover med sine bærekraftinitiativer - og opprettholde et papir-intenst kontormiljø vil koste bedriften penger på papir, blekk, toner, energi, transport, lagring og porto.
Integrering av multifunksjonsskrivere med et selskaps innholdsstyringssystem (ECM) er en enkel måte å spare penger i en organisasjon. Multifunksjonsskrivere kan hjelpe å automatisere kjedelige kontorarbeid ved at de ansatte skanner dokumenter direkte inn i en ECM-arbeidsflyt som ruter dokumenter automatisk til bestemte avdelinger eller kolleger.

Hvorfor bør du velge Xerox?

Med Xerox ConnectKey for DocuShare kan du:
  • skanne til forhåndsdefinerte arbeidsflyter på kontoret eller i skyen
  • utføre én-knapps fangst til DocuShare samlinger, felles nettverksmapper og e-post
  • legge til egenskaper under skanning eller ta fra selskapets database
  • enkelt installere og sette opp skanneknapper for en rekke innstillinger
  • integrere en eller flere multifunksjonsskrivere og utnytte eksisterende infrastruktur
  • lage søkbare PDF- eller PDF-A-dokumenter
  • bla i DocuShare- eller nettverksmapper fra multifunksjonsskriveren for å velge en skannedestinasjon
Den smarte måten å få gjort mer arbeid
For å legge til business intelligence til skanning, mens den beskytter sikkerheten, gir ConnectKey for DocuShare deg muligheten til å:
  • legge til egenskaper mens du skanner for å automatisere lagring eller behandling
  • søke dataverdier i din selskapsdatabase, CRM-eller ERP-system fra multifunksjonsskriveren og bruke dem som egenskaper, med automatisk utfylling av felt for å spare tid
  • automatisk opprette nye samlinger underveis (for eksempel fakturanummer eller kundenavn)
  • tilpasse et bibliotek av skannearbeidsflyter på multifunksjonsskriveren, organisert i et praktisk mal-hierarki
  • skanne dokumenter til forhåndskonfigurerte arbeidsflyter, som sparer tid og bygger opp effektivitet
  • lage skanneknapper med beskyttet innlogging
  • utnytte LDAP/Microsoft Active Directory
  • bruke Xerox MFPs innebygde sikkerhet og kryptering
MaskinvarekravKrav til programvare
  • DocuShare 7.0 eller DocuShare 6.6.1 oppdatering 3 eller høyere
  • For å bruke det valgfrie DocuShare OCR-tillegget, kan du se DocuShare OCR-systemkrav.