Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Gemakkelijk, intuïtief en direct naar uw bedrijfsprocessen scannen

Met Xerox® ConnectKey® for DocuShare® kunnen werknemers veilig papieren documenten vastleggen en ze direct in hun bedrijfsprocessen scannen. Bovendien kunnen IT- en bedrijfsadministrateurs gebruiker- en workflow processen gemakkelijk configureren en beheren.

Leer hoe ConnectKey for DocuShare eenvoudig, krachtig en intelligent is en de productiviteit van de zakelijke gebruiker aanzienlijk kan vergroten. Basismogelijkheden zoals scannen naar email en netwerkscannen zijn geweldig om u te helpen het meeste uit uw investering in MFP te halen. Maar als u informatie snel en accuraat moet vastleggen en snel over documenten moet kunnen beschikken voor essentiële bedrijfsprocessen, zoals crediteurenadministratie en factuurverwerking, klantenservicekwesties of nalevingscontroles, heeft u meer opties nodig.

Processen die meerdere stappen doorlopen behoren tot het verleden; de toekomst is naadloze workflow productiviteit.

Belangrijkste functies

Simpel scannen – Documenten worden gemakkelijk vastgelegd en gedigitaliseerd door scan buttons op de MFP naar uw voorkeursbestemming in te stellen:
  • Naar emailadressen, persoonlijke of vooraf ingestelde lokaties
  • Naar DocuShare folders, intern of in de cloud
  • Naar gedeelde netwerkfolders
  • Naar geautomatiseerde, vooraf geconfigureerde workflows
Browse vanaf de MFP – Browse DocuShare direct vanaf het aanraakscherm van de MFP om een scanbestemming te vinden

Bedrijfsinformatie – Voeg eigenschappen toe terwijl u scant of haal ze uit een bedrijfsdatabase
  • Mogelijkheid om de database te doorzoeken
  • Keuzelijsten die automatisch worden toegevoegd
  • Automatisch vullen met eigenschapswaarden
Eén button voor scannen naar workflows – Scant documenten direct naar vooraf geconfigureerde workflows
  • Opzetten van scan workflows per afdeling zoals Financiën, Crediteurenadministratie, HR of Juridisch
  • Scan naar één of meer mensen voor goedkeuring
  • Scan naar collectie (folder)
  • Scan naar een locatie die automatisch een workflow activeert
Veilige kaartverificatie
  • LDAP/Microsoft Active Directory Support
  • Versleuteling en beveiligde verbindingen
  • Onmiddellijke toegang tot al uw scan buttons met een enkele swipe van uw beveiligde kaart
Werkomgevingen waarin intensief gebruik wordt gemaakt van papier hebben met verschillende uitdagingen te maken, waaronder hoge kosten, fouten, lagere productiviteit, gebrek aan opslagruimte, moeilijkheden met compliance en lagere klanttevredenheid omdat het lang duurt om documenten terug te vinden.

Belangrijkste uitdagingen

  • Industrie-onderzoeken hebben uitgewezen dat organisaties meer papier dan ooit te verwerken hebben en dat vele met problemen kampen om deze papierstroom te beheersen en organiseren.
  • De meeste kantoren hebben geen directe verbinding met hun MFP naar de gewenste documentopslagplaats, wat resulteert in een meerfasen- en foutgevoelig proces voor het uploaden van gescande documenten, dat ook nog eens tijdrovend en duur is.
  • Gescande documenten zijn meestal niet-doorzoekbare PDF's, wat het vrijwel onmogelijk maakt bedrijfskritische informatie te vinden wanneer die het hardst nodig is.
  • De productiviteit van personeel blijft beperkt als uw medewerkers uren besteden aan het doorzoeken van papieren documenten en het kost uw bedrijf ook nog eens meer geld.
  • Het naleven van voorschriften is voor vele bedrijven een onvermijdelijke zakelijke kostenpost - en om aan overheidsvoorschriften te kunnen voldoen moet belangrijke informatie gemakkelijk terug te vinden zijn.
  • Het is voor elk bedrijf belangrijk om de klant tevreden te houden, maar vertragingen in response tijden kan van grote invloed zijn op de ervaring en loyaliteit van klanten.
  • Organisaties zoeken altijd naar de beste manier om verder te komen met hun initiatieven op het gebied van duurzaamheid - en een kantoor met grote papierstromen kost uw bedrijf geld aan papier, inkt, toner, energie, transport, opslag en portokosten.
Het integreren van MFP's met een enterprise content management (ECM) systeem is een gemakkelijke manier om uw organisatie geld te besparen. MFP's kunnen helpen bij het automatiseren van saaie kantooractiviteiten door het werknemers mogelijk te maken documenten direct in een ECM workflow die documenten automatisch naar specifieke afdelingen of collega's doorstuurt te scannen.

Waarom kiezen voor Xerox?

Met Xerox ConnectKey for DocuShare kunt u:
  • naar vooraf gedefinieerde workflows intern of in de cloud scannen
  • met één druk op de knop collecties, naar folders in DocuShare, gedeelde netwerkfolders en emails vastleggen
  • eigenschappen tijdens het scannen toevoegen of uit de bedrijfsdatabase halen
  • scan buttons gemakkelijk installeren en instellen zodat u over diverse instellingen beschikt
  • één of meerdere MFP's integreren en optimaal gebruik van de bestaande infrastructuur maken
  • doorzoekbare PDF- of PDF-A-documenten creëren
  • door DocuShare of netwerkfolders van de MFP browsen om een scanbestemming te kiezen
De intelligente manier om meer werk gedaan te krijgen
Om bedrijfsinformatie aan scanning toe te voegen, maar toch de veiligheid te beschermen, maakt ConnectKey for DocuShare het u mogelijk om:
  • eigenschappen in te voeren terwijl u scant om archivering of verwerking te automatiseren
  • datawaarden in uw bedrijfsdatabase, CRM- of ERP-systeem vanuit de MFP op te zoeken en ze als eigenschappen toe te passen en zo velden automatisch te vullen om tijd te besparen
  • automatisch snel nieuwe folders (zoals factuurnummer of klantnaam) te creëren
  • een bibliotheek aan te passen of workflows op de MFP te scannen, georganiseerd in een gemakkelijke templatehiërarchie.
  • documenten in vooraf geconfigureerde workflows te scannen en zo tijd te besparen en efficiënter te werken
  • scan buttons tegen inloggen te beschermen
  • optimaal gebruik van de LDAP/Microsoft Active Directory te maken
  • van de Xerox MFP's ingebouwde beveiliging en versleuteling gebruik te maken
Hardware-vereistenSoftware-vereisten
  • DocuShare 7.0 of DocuShare 6.6.1 Update 3 of hoger
  • Als u de optionele add-on DocuShare OCR wilt gebruiken, bekijkt u de DocuShare OCR systeemvereisten.