Xerox® ConnectKey® a DocuShare®-hez

Egyszerű, intuitív szkennelés közvetlenül az üzleti folyamataiba

A Xerox® ConnectKey® for DocuShare® segítségével a munkatársak biztonságos módon digitalizálhatják a papíralapú dokumentumokat, és közvetlenül az üzleti folyamatokba szkennelhetik azokat. Az IT- és üzleti rendszergazdák könnyedén beállíthatják és kezelhetik a felhasználói folyamatokat és a munkafolyamatokat.

Ismerje meg, mennyire egyszerű, erőteljes és intelligens a ConnectKey for DocuShare, és hogyan segítheti elő vállalkozása hatékonyságát. Az alapvető e-mailes és hálózati szkennelés nagyszerű módszer, hogy kihasználja az MFP előnyeit. Ha azonban gyorsan és pontosan digitalizált információkra van szüksége, és minél előbb meg kell találnia a létfontosságú üzleti folyamatokhoz tartozó dokumentumokat (pl. számlázás, ügyfélszolgálat és auditok), több lehetőségre van szüksége.

Köszönjön el a többlépéses folyamatoktól, és üdvözölje a zökkenőmentes munkafolyamatok hatékonyságát.

Legfőbb jellemzői

Egyszerű szkennelés – A dokumentumok beolvasása és digitalizálása egyszerű, ha az MFP szkennelési gombjaira beállítja a kívánt célhelyet:
  • Személyes vagy előre beállított e-mail címekre
  • Helyszíni vagy felhőalapú DocuShare-gyűjteményekbe
  • Megosztott hálózati mappákba
  • Automatizált, előre megadott munkamenetekbe
Böngészés az MFP-ről – Közvetlenül az MFP érintőképernyőjén keresheti meg a DocuShare-célhelyet a szkenneléshez

Üzleti intelligencia – Szkenneléskor megadhatja vagy egy vállalati adatbázisból lehívhatja a tulajdonságokat
  • Adatbázis-keresési funkció
  • Automatikusan kitöltött választólisták
  • A tulajdonságok automatikus kitöltése
Egygombos szkennelés – A dokumentumokat közvetlenül előre megadott munkamenetekbe szkenneli
  • Megadhat részlegszintű szkennelési munkameneteket, például a pénzügy, a számlázás, a HR vagy a jogi osztály számára
  • Egy vagy több emberhez küldheti a szkennelést jóváhagyásra
  • Szkennelés gyűjteménybe (mappába)
  • Szkennelés olyan célhelyre, amely automatikus munkamenetet vált ki
Biztonsági kártyás hitelesítés
  • LDAP-/Microsoft Active Directory-támogatás
  • Titkosítás és biztonságos csatlakozás
  • Azonnali hozzáférés minden szkennelési gombhoz a biztonsági kártya egyszerű lehúzásával
A nagy papírigényű munkakörnyezetek számos kihívást jelentenek: ilyenek a magas költségek, a hibák, a csökkent hatékonyság, a tárolóhely hiánya, a megfelelési nehézségek, valamint a dokumentumok keresésére fordított idő miatt a kevésbé elégedett ügyfelek.

A legfőbb kihívások

  • A legfrissebb iparági felmérések szerint a szervezetekben több a papír, mint valaha, és számos irodának problémát jelent a papírmennyiség kezelése és rendszerezése.
  • A legtöbb irodában nincs közvetlen kapcsolat a többfunkciós nyomtató és a dokumentumtár között, így a beolvasott dokumentumok feltöltése egy hibákra lehetőséget adó, több lépéses folyamat, amely időigényes és költséges.
  • A beszkennelt dokumentumok általában nem kereshető PDF formátummal rendelkeznek, így szinte lehetetlen fellelni a kulcsfontosságú információkat, amikor a leginkább szükség van rájuk.
  • Ha a munkatársak órákat töltenek a papíralapú dokumentumok keresésével, hatékonyságuk alacsony marad, ami költségesebb a vállalat számára.
  • Sokak számára a vállalkozási tevékenység elkerülhetetlen velejárója a szabályoknak való megfelelés – a kormányzati szabályok betartásához pedig fontos, hogy könnyen elérhetőek legyenek a kulcsfontosságú információk.
  • Bármely üzletben fontos az ügyfelek elégedettségének fenntartása, ám a kései reakció nagyban befolyásolhatja az ügyfélélményt és a vevőhűséget.
  • A szervezetek mindig keresik, hogyan tehetik fenntarthatóvá vállalkozásukat. A nagy papírigényű irodai környezet jelentős költségeket jelent – költeni kell a papírra, a festékre, a kazettákra, az áramra, a szállításra, a tárolásra és a postázásra.
A többfunkciós nyomtatók integrálása egy vállalati információkezelési (ECM) rendszerrel egyszerű módja annak, hogy a szervezet pénzt takarítson meg. A többfunkciós nyomtatók segítenek a fárasztó irodai tevékenységek automatizálásában, lehetővé téve a munkatársak számára, hogy közvetlenül egy ECM-munkafolyamatba szkenneljék a dokumentumokat, amely automatikusan átirányítja a dokumentumot az adott osztályokra vagy munkatársakhoz.

Miért éppen a Xerox?

A Xerox ConnectKey for DocuShare a következőket teszi lehetővé:
  • Előre megadott munkamenetekbe szkennelhet a helyszínen vagy a felhőben
  • Egy gombnyomással DocuShare-adattárakba, megosztott hálózati mappákba és e-mailekbe digitalizálhat
  • Szkenneléskor megadhatja vagy egy vállalati adatbázisból lehívhatja a tulajdonságokat
  • Könnyedén telepíthet és beállíthat szkennelési gombokat különböző jellemzőkkel
  • Egy vagy több MFP integrálásával kihasználhatja a létező infrastruktúrát
  • Kereshető PDF vagy PDF-A formátumú dokumentumokat hozhat létre
  • A DocuShare- vagy hálózati mappákat az MFP-ről beállíthatja, mint szkennelési célhelyet
Az intelligens módszer a hatékonyabb munkavégzésre
A ConnectKey for DocuShare segítségével üzleti információkat adhat a szkenneléshez, miközben megőrzi a biztonságot is, valamint az alábbiakat teszi lehetővé Önnek:
  • Az iktatás és a feldolgozás automatizálása érdekében a szkenneléskor megadhatja a dokumentumok jellemzőit.
  • Az MFP-ről adatértékeket kereshet a vállalati adatbázisban, CRM-ben vagy ERP-ben, majd tulajdonságként alkalmazhatja azokat, az időtakarékosság érdekében automatikusan kitöltve a mezőket.
  • Új mappákat hozhat létre automatikusan, menet közben (például számlaszámot vagy ügyfélnevet).
  • Állítsa be könyvtárát a többfunkciós nyomtatón, melyet szkenneléskor használ kényelmes sablonhierarchiába rendezve.
  • Szkenneljen dokumentumokat előre beállított munkafolyamatokba, ezzel időt megtakarítva és növelve a hatékonyságot.
  • Bejelentkezéssel védje a szkennelési gombokat.
  • Használja ki az LDAP/Microsoft Active Directory előnyeit.
  • Használja a Xerox többfunkciós nyomtató beépített biztonsági és titkosítási funkcióit.
A Xerox díjnyertes másolói, nyomtatói és többfunkciós nyomtatói rugalmasak és személyre szabhatóak azáltal, hogy számos szoftveres megoldás alkalmazható rajtuk. A támogatott szoftverfunkciók nyomtatótípusonként eltérőek lehetnek.

A Xerox Extensible Interface Platformmal (EIP) kompatibilis többfunkciós nyomtató szükséges, legalább 1.5 verziójú telepített EIP-vel.

Többfunkciós/all-in-one nyomtatók

Ipari nyomtatók és digitális nyomdagépek

HardverkövetelményekSzoftverkövetelmények
  • DocuShare 7.0, DocuShare 6.6.1 Update 3 vagy újabb verzió
  • Az opcionális DocuShare optikai karakterfelismerés használatával kapcsolatban tekintse meg a DocuShare OCR rendszerkövetelményeit.