הבקר Xerox® ConnectKey® עבור DocuShare®

סריקה קלה ואינטואיטיבית ישירות לתהליכים העסקיים שלך

בעזרת הטכנולוגיה Xerox® ConnectKey® עבור מערכת ניהול התוכן DocuShare®‎‏ העובדים יכולים לסרוק מסמכי נייר ולשלבם בעבודתם השוטפת, ומחלקת המחשוב ומנהלי המערכת יכולים לנהל את הרשאות המשתמשים וליצור תהליכי עבודה.

למד עד כמה הטכנולוגיה ConnectKey עבור מערכת ניהול התוכן DocuShare היא פשוטה, רבת עוצמה וחכמה, ואיך היא יכולה לשפר את תפוקת העבודה בארגון שלך. סריקה בסיסית של מסמכים וצירופם להודעות דוא"ל או שמירתם בתיקיות רשת הן שתי דרכים שימושיות לניצול המדפסות המשולבות שכבר קיימות בארגון. אך אם אתה זקוק להשיג מידע במהירות ובאופן מדויק, למצוא במהירות מסמכים עסקיים חיוניים, ובהם מסמכים לפעילויות תשלום וגבייה, לטיפול בפניות לקוחות או לצורך הגשת דוחות מבוקרים – הארגון שלך זקוק ליותר מיכולות בסיסיות.

תהליכי עבודה ידניים ומייגעים הם נחלת העבר. עבור לעידן תהליכי העבודה האוטומטיים לשיפור תפוקת העבודה.

מאפיינים עיקריים

סריקה פשוטה: תהליך אוטומטי לסריקת מסמכים, המרתם לקבצים דיגיטליים ושליחתם ליעד הרצוי:
  • כקבצים מצורפים לתבנית הודעת דוא"ל או להודעה חדשה.
  • לאוספים של מערכת ניהול התוכן DocuShare ברשת הארגונית או בענן.
  • לתיקיות משותפות ברשת הארגונית.
  • אל תבניות עבודה בהתאמה אישית
בחירת היעד מהמדפסת המשולבת: בחירת תיקייה במערכת ניהול התוכן DocuShare או ברשת הארגונית ממסך המגע של המדפסת המשולבת.

מידע עסקי: הזנת מאפייני קובץ באופן ידני במהלך הסריקה או משיכתם באופן אוטומטי ממסד הנתונים הארגוני.
  • חיפוש אוטומטי במסד הנתונים.
  • תפריטי אפשרויות לבחירה שנבנים באופן אוטומטי.
  • מילוי שדות אוטומטי
סריקה בלחיצה אחת: סריקת מסמכים באמצעות עבודת סריקה שמאפייניה הוגדרו מראש.
  • הגדרת מחלקה בארגון (כגון כספים, חשבונות חייבים, משאבי אנוש, או המחלקה המשפטית) כיעד לקבצים הסרוקים.
  • סריקת המסמך ושליחתו לאנשים נוספים לצורך אישור.
  • סריקה לאוספים (תיקיות).
  • סריקה ליעד שמפעיל באופן אוטומטי תהליך עבודה שהוגדר מראש לטיפול במסמך
אימות באמצעות כרטיס חכם
  • תמיכה בספריות LDAP‏/Microsoft Active Directory
  • חיבורים מוצפנים ומאובטחים
  • גישה מיידית לכל לחצני הגישה המהירה עם העברת הכרטיס החכם.
סביבות עבודה שבהן נעשה שימשו בכמויות גדולות של נייר מתמודדות עם מספר אתגרים, ובהם עלויות גבוהות, טעויות אנוש, תפוקת עבודה נמוכה יותר, מגבלות שטח אחסון, קושי להתמודד עם דרישות הרשויות ופגיעה בשביעות הרצון של הלקוחות כתוצאה מזמני תגובה ארוכים יותר עקב הזמן הארוך שנדרש למציאת המסמכים.

אתגרים עיקריים

  • בסקרים שנערכו לאחרונה נמצא שארגונים רבים מטפלים כיום בכמויות נייר גדולות מאי פעם, וכי רבים מהם כורעים תחת נטל הטיפול בנייר.
  • ברוב המשרדים המדפסות המשולבת אינן מחוברות למאגר המסמכים הארגוני, וכך ניהול המסמכים הופך למורכב, בזבזני ומועד לטעויות.
  • בדרך כלל המסמכים שנסרקים לא מומרים לקובצי PDF שניתן לחפש בהם, כך שכמעט בלתי־אפשרי למצוא את המידע העסקי המבוקש כשזקוקים לו.
  • שעות עבודה רבות מתבזבזות על חיפוש מסמכי נייר והארגון מפסיד כסף.
  • עבור ארגונים רבים עלויות העמידה בהוראות ממשלתיות הן חלק בלתי־נפרד מהפעילות העסקית – ויעילות המערך הזה תלויה ביכולת למצוא מסמכים חשובים במהירות וביעילות.
  • לכל עסק חשוב לשמור על לקוחות מרוצים, אך עיכובים במענה לפניות עלולים לפגוע באופן ניכר בחוויית הלקוחות ונאמנותם.
  • ארגונים מחפשים תמיד דרכים טובות יותר לשפר את יעדי האחריות הסביבתית שלהם. העבודה עם כמות גדולה של מסמכי נייר כרוכה בהוצאות על נייר, דיו, טונר, אנרגיה, הובלה ואחסון, וכך מובילה להגדלת העלויות השוטפות של העסק.
שילוב המדפסות המשולבות במערכת ניהול התוכן בארגון (ECM) היא דרך יעילה לחסוך כסף לארגון שלך. המדפסות המשולבות עוזרות במיכון עבודות משרדיות שגרתיות החוזרות על עצמן. כך העובדים יכולים לסרוק מסמכים ישירות אל מערכת ניהול התוכן בארגון (ECM) או לשלוח אותם באופן אוטומטי למחלקה בארגון או לעמית לעבודה.

למה לבחור ב-Xerox?

בעזרת הטכנולוגיה Xerox ConnectKey עבור מערכת ניהול התוכן DocuShare ניתן:
  • לסרוק מסמכים ולשלוח אותם ליעדים שהוגדרו מראש ברשת הארגונית או בענן.
  • לסרוק מסמכים בלחיצת כפתור ולהוסיפם לקבצים של מערכת ניהול התוכן DocuShare, לשמור אותם בתיקיות משותפות ברשת ולצרף אותם כקבצים להודעות דוא"ל.
  • להזין את מאפייני הקובץ באופן ידני במהלך הסריקה או למשוך אותם באופן אוטומטי ממסד הנתונים הארגוני.
  • ליצור לחצני גישה מהירה עבור עבודות סריקה בהתאמה אישית.
  • לחבר בין מערכת ניהול התוכן והמדפסות המשולבות שכבר קיימות בארגון, וכך לנצל טוב יותר את התשתית הקיימת.
  • ליצור קובצי PDF ו־PDF-A שניתן לערוך בהם חיפוש.
  • לסייר בתיקיות מערכת ניהול התוכן DocuShare או בתיקיות רשת ולבחור את היעד שאליו יישלחו המסמכים הסרוקים ישירות מלוח הבקרה של המדפסת המשולבת.
הדרך החכמה לשיפור תפוקת העבודה
כדי להוסיף מידע עסקי לעבודות הסריקה מבלי להתפשר בסוגית אבטחת המידע, מערכת ניהול התוכן DocuShare מאפשרת:
  • להזין את מאפייני המסמך במהלך הסריקה וכך לתייק או לטפל בו באופן אוטומטי.
  • למשוך את הנתונים עבור השדות הרלוונטיים באופן אוטומטי ממסד הנתונים הארגוני, ממערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM) או מהמערכת לתכנון משאבי ארגון (ERP) כדי לחסוך בזמן ולייעל את העבודה.
  • ליצור באופן אוטומטי תיקיות חדשות תוך כדי הסריקה (כגון מספר חשבונית או שם לקוח).
  • להגדיר במדפסת המשולבת ספריה של כל תבניות עבודות הסריקה כך שניתן יהיה לגשת אליהן בקלות.
  • לסרוק מסמכים ולהוסיפם ישירות לתבנית עבודת סריקה וכך לחסוך זמן ולשפר את יעילות העבודה.
  • ליצור לחצני גישה מהירה שפעילים רק לאחר הזנת שם משתמש וסיסמה לאימות.
  • להשתמש בספריות LDAP‏/Microsoft Active Directory שקיימות בארגון.
  • להשתמש בתכונות האבטחה וההצפנה המובנות במדפסות המשולבת של Xerox.
מכונות הצילום, המדפסות והמדפסות המשולבות עטורי הפרסים של Xerox כוללים פלטפורמות גמישות שמתאימות למגוון רחב של פתרונות תוכנה. פונקציונליות התוכנה עשויה להשתנות לפני דגם המוצר. פנה לנציגי המכירות המקומיים לקבלת מידע מפורט על תאימות.

המדפסת המשולבת צריכה לתמוך בגרסה 1.5 ומעלה של פלטפורמת ממשק ההרחבה (EIP) של Xerox.

מדפסות משולבות

מכונות דפוס ומכונות דפוס דיגיטליות

דרישות חומרהדרישות תוכנה