Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Helppoa ja intuitiivista skannausta suoraan liiketoiminnan prosesseihisi

Xerox® ConnectKey® for DocuShare® -ohjelman avulla työntekijät voivat skannata paperiasiakirjat turvallisesti liiketoimintaprosesseihinsa, ja IT- ja liiketoiminnan valvojat voivat helposti konfiguroida ja hallita käyttäjä- ja työnkulkuprosesseja.

Lue, kuinka ConnectKey for DocuShare on yksinkertainen, tehokas ja älykäs ohjelma, joka voi lisätä yrityksen työntekijöiden tuottavuutta. Skannaus sähköpostiin ja verkkoskannaus ovat hyvä tapa hyödyntää monitoimilaitteen investointiasi. Jos sinun on kuitenkin kerättävä tietoja nopeasti ja tarkasti ja löydettävä asiakirjoja nopeasti tärkeille liiketoimintaprosesseille kuten ostovelat ja laskujen käsittely, asiakaspalveluongelmat ja vaatimustenmukaisuustarkastukset, lisävaihtoehdot ovat tarpeen.

Luovu monivaiheisista prosesseista ja ota vastaan saumaton työnkulun tuottavuus.

Tärkeimmät ominaisuudet

Helppo skannaus – kerää ja digitoi asiakirjoja helposti määrittämällä monitoimilaitteesi skannauspainikkeet haluamaasi kohteeseen:
  • sähköpostiosoitteisiin, joko henkilökohtaisiin tai esimääritettyihin
  • DocuShare-kokoelmiin, paikallisiin tai pilvipalvelussa sijaitseviin
  • jaettuihin verkkokansioihin
  • automaattisiin, esimääritettyihin työnkulkuihin
Selaa monitoimilaitteella – selaa DocuShare-kokoelmaa suoraan monitoimilaitteen kosketusnäytöstä skannauskohteen määrittämiseksi

Asiakastietojen hyväksikäyttö – lisää tietoja skannauksen aikana tai hae dataa yrityksen tietokannasta
  • Tietokannan hakutoiminto
  • Automaattisesti täyttyvät valintalistat
  • Tietokenttien automaattinen täyttyminen
Yhden painikkeen skannaustyönkulut – skannaa asiakirjat suoraan esimääritettyihin työnkulkuihin
  • Aseta osaston skannaustyönkulut kuten rahoitus, ostovelat, henkilöstö- tai lakiasiat
  • Skannaa yhdelle tai usealle henkilölle hyväksyttäväksi
  • Skannaa kokoelmaan (kansioon)
  • Skannaa kohteeseen, joka käynnistää työnkulun automaattisesti
Suojattu kortintunnistus
  • LDAP/Microsoft Active Directory -ohjelman tuki
  • Salaus ja suojatut yhteydet
  • Aktivoi kaikki määritellyt työnkulut käyttöösi yksinkertaisesti tunnistautumalla järjestelmään omalla ID-kortillasi
Runsaasti paperia käyttäviin työympäristöihin liittyy useita haasteita, mukaan lukien suuret kulut, virheet, vähentynyt tuottavuus, säilytystilojen puute, vaatimustenmukaisuusongelmat sekä heikompi asiakastyytyväisyys asiakirjojen löytymiseen kuluvan ajan tähden.

Tärkeimmät haasteet

  • Alan viimeaikaisten tutkimusten mukaan paperi kuormittaa yrityksiä enemmän kuin koskaan, ja paperin hallintaan ja järjestelyyn on vaikea löytää parhaita tapoja.
  • Useimmilla toimistoilla ei ole suoraa linkkiä monitoimitulostimista haluttuun asiakirjasäilöön, mikä johtaa aikaa vievään, kalliiseen ja monivaiheiseen skannattujen asiakirjojen latausprosessiin, johon tulee helposti virheitä.
  • Skannattavat asiakirjat ovat yleensä ei-haettavassa PDF-muodossa, jossa tekstiä ei voi hakea, minkä tähden tärkeiden tietojen löytäminen on lähes mahdotonta silloin, kun niitä tarvitaan eniten.
  • Työntekijöidesi tuottavuus on alhainen, jos heidän täytyy käyttää useita tunteja asioiden etsimiseen paperiasiakirjoista, mikä on kallista yrityksellesi.
  • Monille vaatimustenmukaisuuden ylläpitäminen on väistämätön liiketoiminnan kulu, ja hallituksen vaatimusten täyttäminen edellyttää tärkeiden tietojen helppoa noutamista.
  • Asiakastyytyväisyyden säilyttäminen on tärkeää kaikille yrityksille, mutta palveluaikojen pitkittyminen voi vaikuttaa suuresti asiakkaan kokemukseen ja pysyvyyteen.
  • Yritykset etsivät jatkuvasti parhaita tapoja edetä kestävän kehityksen aloitteissa, mutta runsaasti paperia käyttävä toimistoympäristö nielee paljon rahaa paperin, musteen, värijauheen, energian, kuljetuksen, säilytyksen ja postikulujen muodossa.
Yrityssisällön hallintajärjestelmän (ECM) integroiminen monitoimitulostimiin tuo yrityksellesi helposti säästöjä. Monitoimitulostimet voivat automatisoida yksitoikkoiset toimistotyöt, sillä työntekijät voivat skannata asiakirjat suoraan ECM-työnkulkuun, joka reitittää asiakirjat automaattisesti tietyille osastoille tai kollegoille.

Miksi valita Xerox?

Xerox ConnectKey for DocuShare -ohjelmalla voit:
  • skannata esimääritettyihin työnkulkuihin, paikallisiin tai pilvipalvelussa sijaitseviin
  • siirtää asiakirjat yhtä painiketta painamalla DocuShare-kokoelmiin, jaettuihin verkkokansioihin ja sähköpostiin
  • lisätä tietoja skannauksen aikana tai hakea dataa yrityksen tietokannasta
  • asentaa ja ottaa käyttöön skannauspainikkeita eri asetuksille
  • liittää yhden tai useamman monitoimilaitteen järjestelmään ja hyödyntää olemassa olevaa infrastruktuuria
  • luoda haettavia PDF- tai PDF-A-asiakirjoja
  • selata DocuShare-tai verkkokansioita monitoimilaitteesta skannauskohteen valitsemiseksi
Älykäs tapa saada enemmän aikaan
Liiketoiminnan älykkyyden lisäämiseksi ja samalla skannaukseen suojauksen säilyessä ConnectKey for DocuShare -ohjelman avulla voit:
  • lisätä ominaisuuksia skannatessasi arkistoinnin tai käsittelyn automatisoimiseksi
  • etsiä data-arvoja yrityksen tietokannasta ja CRM- tai ERP-järjestelmästä monitoimilaitteen avulla ja käyttää niitä ominaisuuksina, jolloin kentät täyttyvät automaattisesti säästäen aikaa
  • luoda automaattisesti uusia kokoelmia (esim. laskun numeron tai asiakkaan nimen perusteella)
  • luoda oma kirjasto skannaustyönkulkuja monitoimitulostimeen ja ryhmittää ne loogiseen järjestykseen
  • skannata asiakirjoja valmiiksi konfiguroituihin työnkulkuihin, mikä säästää aikaa ja lisää tehokkuutta
  • luoda kirjautumisen vaativia yksilöllisiä skannauspainikkeita
  • hyödyntää LDAP/Microsoft Active Directory -ohjelmaa
  • käyttää Xeroxin monitoimitulostimien sisäisiä suojaus- ja salausominaisuuksia
LaitteistovaatimuksetOhjelmistovaatimukset