Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Enkel, intuitiv scanning direkte til dine forretningsprocesser

Med Xerox® ConnectKey® for DocuShare® kan medarbejderne fremskaffe papirdokumenter på en sikker måde og scanne direkte ind i deres forretningsprocesser, og IT- og virksomhedsadministratorer kan nemt konfigurere og administrere bruger- og workflow-processer.

Lær, hvordan ConnectKey for DocuShare er enkelt, effektivt og intelligent og kan gøre professionelle brugere mere produktive. Scanning til e-mail og netværksscanning bidrager effektivt til at give dig fuldt udbytte af din investering. Men hvis du har brug for at hente oplysninger hurtigt og præcist og skal finde dokumenter hurtigt til vigtige forretningsprocesser som udbetalinger og fakturabehandling, kundeserviceopgaver eller tilsikring af, at regler og lovgivning bliver overholdt, så har du brug for flere valgmuligheder.

Sig farvel til komplicerede processer med flere trin og goddag til problemfri produktivitet i arbejdsgangene.

De vigtigste funktioner

Enkel scanning – Hent og digitaliser dokumenter på en nem måde ved at oprette scan-knapper på MFP'en til din valgte destination:
  • Til e-mailadresser, der enten ligger i systemet, eller som du selv indtaster
  • Til DocuShare mapper, enten on-site eller med cloud-styring
  • Til delte netværksmapper
  • Til automatiserede, prækonfigurerede workflows
Gennemse fra MFP'en – Gennemse DocuShare direkte fra MPF'ens berøringsskærm til en scanningsdestination

Business Intelligence – Tilføj egenskaber under scanning, eller hent fra en virksomhedsdatabase
  • Database-opslagsfunktion
  • Automatisk udfyldte pluklister
  • Automatisk udfyldning af vigtig information
Workflows med én knap til scanning – Scanner dokumenter direkte ind i prækonfigurerede workflows
  • Opstil scanningsworkflows for økonomiafdeling, kreditorbogholderi, HR eller juridisk afdeling
  • Scan til en eller flere personer til godkendelse
  • Scan til opsamling (mappe)
  • Scan til en placering, der automatisk fremkalder et workflow
Sikker kortgodkendelse
  • LDAP/Microsoft Active Directory Support
  • Kryptering og sikre forbindelser
  • Øjeblikkelig adgang til alle dine scanningsknapper ved blot at køre dit ID-kort igennem
Arbejdsmiljøer, hvor der anvendes meget papir, giver en masse udfordringer, inklusive høje omkostninger, fejl, nedsat produktivitet, manglende lagerplads, vanskeligheder med at overholde regler, fx i forbindelse med fortrolighed og lavere kundetilfredshed, fordi det tager tid at finde dokumenterne.

De største udfordringer

  • De seneste brancheundersøgelser fortæller os, at virksomheder overbebyrdes med mere papir end nogensinde før, og mange kæmper for at finde den bedste måde at håndtere og organisere det på.
  • De fleste kontorer har ikke et direkte link fra deres MFP-maskiner til det ønskede dokumentarkiv. Det medfører en dyr og tidskrævende proces med at uploade scannede dokumenter, som kræver flere arbejdsgange og har stor risiko for fejl.
  • Scannede dokumenter er typisk PDF-filer, som ikke er søgbare, hvilket gør det næsten umuligt at finde vigtige oplysninger, når du har mest brug for dem.
  • Medarbejderproduktiviteten forbliver lav, hvis dine medarbejdere bruger flere timer på at søge efter papirdokumenter, og dette koster din virksomhed penge.
  • Sikring af overholdelse af regler er en uundgåelig omkostning ved at føre forretning for mange – og overholdelse af offentlige krav fordrer, at det er nemt og hurtigt at finde vigtige oplysninger.
  • Fastholdelse af kundetilfredsheden er vigtig for enhver virksomhed, men forsinkelser i svartider kan i høj grad påvirke en kundes oplevelser og loyalitet.
  • Virksomheder søger altid at finde den bedste måde at komme et skridt videre med deres initiativer til bæredygtighed – og fastholdelse af et stærkt papirbaseret kontormiljø vil koste din virksomhed penge til papir, blæk, toner, energi, transport, arkivering og porto.
Integration af MFP-maskiner med et Enterprise Content Management-system (ECM) er en nem måde at spare penge på for din virksomhed. MFP-maskiner kan medvirke til at automatisere rutinearbejde der enten ligger i systemet eller som du selv indtasterved at gøre det muligt for medarbejderne at scanne dokumenter direkte ind i et ECM-workflow, der automatisk videresender dokumenter til bestemte afdelinger eller kolleger.

Hvorfor vælge Xerox?

Med Xerox ConnectKey for DocuShare kan du:
  • Scanne til foruddefinerede workflows eller til cloud-styring
  • Hente dokumenter fra DocuShare mapper, delte netværksmapper og e-mail med blot et tryk på knappen
  • Tilføje egenskaber under scanning eller hente dem fra en virksomhedsdatabase
  • Nemt installere og oprette scan-knapper til flere forskellige indstillinger
  • Integrere en eller flere MPF-maskiner og gøre brug af den eksisterende infrastruktur
  • Oprette søgbare PDF- eller PDF-A-filer
  • Browse DocuShare- eller netværksmapper fra MFP'en for at vælge en scanningsdestination
Den smarte måde at udføre mere arbejde på
For at føje Business Intelligence til scanning og samtidig beskytte sikkerheden gør ConnectKey for DocuShare det muligt for dig at:
  • Indtaste egenskaber, mens du scanner for at automatisere arkivering eller behandling
  • Slå dataværdier op i din virksomhedsdatabase, dit CRM- eller ERP-system fra MFP'en og få udfyldt felterne automatisk for at spare tid
  • Automatisk oprette nye informationer under printprocessen (som fakturanummer eller kundens navn)
  • Tilpasse et bibliotek af scan-workflows på MFP'en, som organiseres i et praktisk skabelonhierarki
  • Scanne dokumenter til prækonfigurerede workflows, hvilket sparer tid og forbedrer effektiviteten
  • Beskytte scan-knapper med login
  • Gøre brug af LDAP/Microsoft Active Directory
  • Bruge Xerox-MFP'ens indbyggede sikkerhed og kryptering
Xerox' prisvindende kopimaskiner, printere og multifunktionsmaskiner inkluderer fleksible platforme, der passer til en række softwareløsninger. Softwarefunktionalitet kan variere efter produktmodel. Kontakt din salgskonsulent for at få detaljerede oplysninger om kompatibilitet.

Multifunktionsprinteren skal have kapacitet til Xerox Extensible Interface Platform (EIP) med EIP version 1.5 eller derover installeret.

Multifunktionelle / Alt-i-et-printere

Produktionsprintere & digitalprintere

Krav til hardwareKrav til software
  • DocuShare 7.0 eller DocuShare 6.6.1 Update 3 eller derover
  • For at bruge det valgfri DocuShare OCR-tilføjelsesprogram henvises der til systemkravene til DocuShare OCR.