Xerox® ConnectKey® pro DocuShare®

Jednoduché, intuitivní skenování s přímou návazností na Vaše firemní procesy

S produktem „Xerox® ConnectKey® for DocuShare®” mohou zaměstnanci bezpečně převádět papírové dokumenty do elektronické podoby, archivovat je a startovat příslušné procesy dalšího zpracování (podnikových workflow), přičemž IT a procesní administrátoři mohou tyto kroky jednoduše nastavovat.

Poznejte, jak je „Xerox® ConnectKey® for DocuShare®” jednoduché, výkonné a inteligentní řešení a jak dokáže zvýšit produktivitu práce. Základní funkce skenování do e-mailu a do síťových úložišť jsou jistě skvělým způsobem, jak využít Vaši investici do multifunkční tiskárny. Pokud však potřebujete shromažďovat informace rychle a přesně a potřebujete mít své dokumenty stále po ruce (jako např. přehled závazků a pohledávek, faktury, dokumentaci k obchodním případům a pod.), pak potřebujete něco lepšího.

Rozlučte se se zdlouhavými procesy zahrnujícími řadu samostatných kroků a vítejte ve světě kompaktních pracovních postupů.

Klíčové funkce

Jednoduché skenování – digitalizujte dokumenty jednoduchým a snadným způsobem. Nastavte tlačítka jako předvolby pro skenování z Vaší multifunkční tiskárny:
  • do e-mailu na osobní a jiné přednastavené adresy
  • do složek DocuShare, ať' lokálního nebo cloudového úložiště
  • do sdílených složek síťových úložišť
  • s návazností na automatické zpracování v předem nakonfigurovaných procesech / workflow.
Listujte na multifunkční tiskárně – přímo na dotykové obrazovce vyhledejte cílové místo pro skenování do DocuShare

Business Intelligence – přidávejte popisná pole (indexy, metadat) v okamžiku skenování. Zadejte je ručně nebo vyberte z připravených zdrojů:
  • možnost prohledávání databáze
  • výběrové seznamy
  • výběrové seznamy s automaticky doplňovanými hodnotami
Tlačítkové předvolby pracovních postupů – skenujte dokumenty s automatickou návazností na přednastavené pracovní postupy
  • nastavte tlačítka s návazností na workflow pro různá oddělení, jako jsou např. finance, účtárna, lidské zdroje nebo právní oddělení
  • skenujte jednomu uživateli či všem členům schvalovací skupiny
  • skenujte do jednotlivých složek
  • skenujte do místa, které automaticky spouští určitý pracovní postup
Zabezpečení pomocí osobní karty
  • kompatibilita s LDAP/Microsoft Active Directory
  • šifrování a zabezpečené připojení
  • okamžitý přístup k Vašim skenovacím předvolbám po přiložení osobní karty
Prostředí, ve kterém se intenzivně pracuje s papírovými dokumenty, představuje celou řadu výzev. Řadí se mezi ně například vysoké náklady, riziko chyby, snížená produktivita, nedostatek skladovacích prostor, problémy s kompliancí či nižší spokojenost zákazníků, neboť časté hledání dokumentů zabírá velmi mnoho času.

Klíčové výzvy

  • Nedávno provedené průzkumy ukazují, že organizace jsou v dnešní době, více než kdy jindy, zahlceny papírem, a proto se řada z nich usilovně snaží nalézt způsob, jak své dokumenty řídit a organizovat.
  • Většina podniků nemá přímé propojení svého multifunkčního zařízení s požadovanými úložišti dokumentů. Situace vede k vyšší chybovosti a řadě zbytečných procesních kroků při nahrávání naskenovaných dokumentů, což je časově i finančně náročné.
  • Naskenované dokumenty jsou většinou ve formátu PDF, který neumožňuje vyhledávání textu. Často se tak stává, že kritické informace je těžké najít v okamžiku, kdy jsou nejvíce zapotřebí.
  • Produktivita zaměstnanců zůstává stále na nízké úrovni, neboť tráví hodiny hledáním papírových dokumentů, a vaší organizaci to stojí další peníze.
  • Dodržování zákonů představuje pro řadu podniků nevyhnutelné náklady spojené s podnikáním - povinnost dodržování různých předpisů a nařízení těsně souvisí se snadným získáváním klíčových informací.
  • Péče o spokojenost klientské základny je důležitá pro jakékoliv podnikání, avšak pozdní reakce na jejich požadavky může výrazně ovlivnit názor a loajalitu zákazníků.
  • Organizace stále hledají lepší možnosti, jak udělat krok kupředu ve svých iniciativách vedoucích ke stabilitě a udržitelnosti podnikání. Kancelářské prostředí, ve kterém jsou ve velké míře zpracovávány papírové dokumenty, je nákladné. Ať už jde o náklady na papír, inkoust, tonery, energie, dopravu, skladování či poštovné.
Integrace multifunkčních tiskáren do podnikových systémů pro správu obsahu (ECM – Enterprise Content Management) představuje snadný způsob, jak může Vaše organizace ušetřit peníze. Multifunkční tiskárny vám mohou pomoci automatizovat únavné kancelářské činnosti. Umožní zaměstnancům skenovat dokumenty s přímou návazností na pracovních postupy (scan to workflow), které automaticky předávají dokumenty do konkrétních oddělení nebo jednotlivým osobám.

Proč zvolit Xerox?

S „Xerox ConnectKey for DocuShare“ můžete:
  • skenovat s návazností na předem nadefinované pracovní postupy na vašem pracovišti (scan to workflow) nebo do cloudového úložiště
  • digitalizovat dokumenty stisknutím jednoho tlačítka a přímo je odesílat do složek DocuShare, sdílených síťových složek a do e-mailu
  • zadávat při skenování další informace (indexy) nebo je vybírat z přednastavených seznamů a databází
  • instalovat skenovací tlačítka a vytvářet k nim různé předvolby
  • integrovat do systému jednu či více multifunkčních tiskáren a využít svoji stávající infrastrukturu
  • vytvářet soubory ve formátu PDF nebo PDF-A s možností vyhledávání
  • listovat ve složkách DocuShare nebo síťových složkách pro výběr umístění skenu přímo z multifunkční tiskárny
Chytrý způsob, jak udělat více práce
Pro rozšíření skenování o „business intelligence“ se zachováním bezpečnosti Vám ConnectKey for DocuShare umožňuje:
  • zadat doprovodné informace (indexy, metadata) během skenování
  • vyhledat přímo z multifunkční tiskárny hodnoty z vaší firemní databáze, CRM nebo systému ERP a použít je jako hodnoty pro automaticky vyplňovaná pole apod., šetřit tak čas
  • automaticky za běhu vytvářet nové složky (odpovídající např. číslům faktur nebo jménům zákazníků)
  • přizpůsobit knihovnu skenovacích pracovních postupů na multifunkční tiskárně, a to organizovaně a přehledně
  • skenovat dokumenty s návazností na předem nakonfigurované pracovní postupy (workflow), čímž ušetříte čas a zvýšíte efektivitu
  • přihlašovat se pro přístup k zabezpečeným skenovacím tlačítkům
  • využít LDAP/Microsoft Active Directory
  • využít vestavěného zabezpečení a šifrování v multifunkční tiskárně
Oceněná kopírovací, tiskové a multifunkční zařízení společnosti Xerox zahrnují flexibilní platformu podporující široké portfolio softwarových nástrojů. Funkcionalita může být variabilní s ohledem na konkrétní model. Více informací a kompatibilitě vám poskytne náš obchodní zástupce.

Multifunkční tiskárna musí podporovat platformu Xerox Extensible Interface Platform (EIP) s nainstalovanou verzí EIP 1.5 nebo vyšší.

Multifunkční zařízení

Digitální produkční stroje

Hardware RequirementsSoftware Requirements