Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

O ScanFlowStore ajuda você a criar arquivos digitais simples e eficazes por meio da digitalização de documentos diretamente para um destino a partir do seu multifuncional Xerox.
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Principais funções

  • Pesquisa de texto Os arquivos PDF são criados automaticamente e recuperados facilmente
  • Sem interface do usuário (o software roda em segundo plano); portanto, não é necessário treinamento adicional do usuário
  • Digitalizar para e-mail diretamente a partir do multifuncional Xerox
  • Notificações por e-mail podem ser enviadas aos destinatários quando uma digitalização for colocada em uma pasta
  • Digitalizar para impressão para imprimir instantaneamente uma digitalização em uma impressora remota
  • Várias saídas permitem a você digitalizar para vários destinos (pasta, impressora remota, e-mail etc) ao mesmo tempo
  • PDF para PDF permite a você adicionar digitalizações a um arquivo PDF existente
  • Metadados dinâmicos oferecem roteamento e nome corretos para o arquivo de consulta de texto, para indexação e organização lógicas
  • Carimbo Bates para garantia de autenticidade de um documento
  • Processamento de código de barra (opcional) oferece roteamento de documentos com base nas informações contidas em um código de barra impresso em um documento; excelente para digitalização em lote
  • Informação bidirecional em tempo real diretamente da estrutura de arquivos do Windows e/ou de aplicativos de outros fabricantes, como sistemas de banco de dados financeiros/ERP/CRM (somente com dispositivos habilitados para EIP)
  • Menus de digitalização personalizados: Os usuários podem exibir seu próprio menu de digitalização na interface do usuário Xerox (somente com dispositivos habilitados para EIP)
  • Comunicação criptografada e protegida entre o dispositivo Xerox e a rede (somente com dispositivos habilitados para EIP)
Documentos em papel, como faturas, cartas de contratação, documentos de opção de cliente, correspondência e quadros de horários, fazem parte de uma categoria que pode ser difícil de administrar. Como é possível garantir que os documentos recebidos serão arquivados corretamente e estarão disponíveis rapidamente quando forem necessários?

Principais desafios

  • Desperdício de tempo e recursos devido a métodos de arquivamento de documento ineficazes
  • Perda de documentos importantes devido a impressões em papel espalhadas e jogadas fora ou arquivadas em local errado por engano
  • Ruptura na segurança devido a documentos confidenciais ou importantes espalhados pelo escritório
  • Perda da produtividade de funcionários que devem passar o tempo procurando documentos necessários em gabinetes de arquivamento
  • Desperdício de tempo, papel e toner para fazer cópias de documentos importantes para serem compartilhados com colegas e/ou clientes
  • Altas despesas com mensageiros e fax de longa distância, necessários para a distribuição de documentos importantes
O ScanFlowStore é um aplicativo de digitalização e arquivamento intuitivo, que permite a você criar arquivos digitais simples e fáceis por meio da digitalização direta a partir do seu multifuncional Xerox.
  • Mais fácil de instalar na sua rede do que o software da concorrência, porque o ScanFlowStore foi criado com a arquitetura Microsoft.Net
  • Envie documentos para vários destinos no mesmo fluxo de trabalho. Muitas soluções da concorrência exigem o reenvio para cada destino... um processo muito demorado
  • Garante que as informações de indexação válidas sejam inseridas no dispositivo (somente para dispositivos WorkCentre Pro série 200) antes de rotear o documento para um sistema ECM/ERP. Muitas soluções da concorrência permitem a você inserir informações de indexação incorretas, que podem resultar em arquivamento equivocado de documentos

Porquê escolher a Xerox?

  • O ScanFlowStore foi projetado exclusivamente para a Xerox
  • Compatível com a maioria dos dispositivos - pode-se utilizar o ScanFlowStore em mais de 40 dispositivos Xerox WorkCentre Pro (inclusive com recursos de cor) e nos dispositivos Document Centre. A compatibilidade do concorrente dentro de sua própria linha de produtos é muito mais limitada
  • Processo de compra mais fácil do que o da concorrência, porque o representante da Xerox se encarregará de ambas as necessidades de hardware e software
  • Melhor atendimento ao cliente com um ponto de contato para suporte a hardware e/ou software
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

Impressoras Multifunções / All In One

Impressoras de Produção e Digitais

Estas recomendações baseiam-se em testes executados com digitalizações a preto e branco a 300 dpi. O workflow de teste utilizou o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e guardou os documentos numa pasta do Windows localizada no mesmo servidor que a aplicação ScanFlowStore.

Pequeno (digitalização de cerca de 1.000 páginas por dia)*
  • Processador Intel Pentium dual-core com processador de 2.5 GHz
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor não dedicado - poderá executar outras aplicações em simultâneo com a aplicação ScanFlowStore
Médio-Grande (digitalização máxima de 10.000 páginas por dia)*
  • Processador Intel Xeon de 2.66 GHz
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor dedicado - não poderá executar outras aplicações em simultâneo com a aplicação ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
Empresa (digitalização máxima de 20.000 páginas por dia)*
20.000 páginas digitalizadas por dia é o máximo que um servidor poderá processar. Sempre que tiver que processar mais de 20.000 páginas digitalizadas por dia, o volume deverá ser dividido entre vários servidores.
  • Processador Intel Xeon de 3.4 GHz
  • 4 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor dedicado - não poderá executar outras aplicações em simultâneo com a aplicação ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
* Tenha em atenção que as funções adicionais de processamento de imagem como a leitura de códigos de barras, Deskew, Despeckle, remoção de páginas em branco e rodar auto irão aumentar o tempo de processamento entre 20 e 35 por cento.

Máximo de MFP por servidor ScanFlowStore

O número de MFP administrados por um servidor é irrelevante. O que é essencial é o número de páginas digitalizadas enviadas para o servidor, por dia. Não interessa, por exemplo, se 20 MFP produzem, cada um, 1.000 páginas por dia ou se 1.000 MFP produzem, cada um, 20 páginas por dia.