Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

O ScanFlowStore ajuda você a criar arquivos digitais simples e eficazes por meio da digitalização de documentos diretamente para um destino a partir do seu multifuncional Xerox.
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Principais características

  • Pesquisa de texto Os arquivos PDF são criados automaticamente e recuperados facilmente
  • Sem interface do usuário (o software roda em segundo plano); portanto, não é necessário treinamento adicional do usuário
  • Digitalizar para e-mail diretamente a partir do multifuncional Xerox
  • Notificações por e-mail podem ser enviadas aos destinatários quando uma digitalização for colocada em uma pasta
  • Digitalizar para impressão para imprimir instantaneamente uma digitalização em uma impressora remota
  • Várias saídas permitem a você digitalizar para vários destinos (pasta, impressora remota, e-mail etc) ao mesmo tempo
  • PDF para PDF permite a você adicionar digitalizações a um arquivo PDF existente
  • Metadados dinâmicos oferecem roteamento e nome corretos para o arquivo de consulta de texto, para indexação e organização lógicas
  • Carimbo Bates para garantia de autenticidade de um documento
  • Processamento de código de barra (opcional) oferece roteamento de documentos com base nas informações contidas em um código de barra impresso em um documento; excelente para digitalização em lote
  • Informação bidirecional em tempo real diretamente da estrutura de arquivos do Windows e/ou de aplicativos de outros fabricantes, como sistemas de banco de dados financeiros/ERP/CRM (somente com dispositivos habilitados para EIP)
  • Menus de digitalização personalizados: Os usuários podem exibir seu próprio menu de digitalização na interface do usuário Xerox (somente com dispositivos habilitados para EIP)
  • Comunicação criptografada e protegida entre o dispositivo Xerox e a rede (somente com dispositivos habilitados para EIP)
Documentos em papel, como faturas, cartas de contratação, documentos de opção de cliente, correspondência e quadros de horários, fazem parte de uma categoria que pode ser difícil de administrar. Como é possível garantir que os documentos recebidos serão arquivados corretamente e estarão disponíveis rapidamente quando forem necessários?

Principais desafios

  • Desperdício de tempo e recursos devido a métodos de arquivamento de documento ineficazes
  • Perda de documentos importantes devido a impressões em papel espalhadas e jogadas fora ou arquivadas em local errado por engano
  • Ruptura na segurança devido a documentos confidenciais ou importantes espalhados pelo escritório
  • Perda da produtividade de funcionários que devem passar o tempo procurando documentos necessários em gabinetes de arquivamento
  • Desperdício de tempo, papel e toner para fazer cópias de documentos importantes para serem compartilhados com colegas e/ou clientes
  • Altas despesas com mensageiros e fax de longa distância, necessários para a distribuição de documentos importantes
O ScanFlowStore é um aplicativo de digitalização e arquivamento intuitivo, que permite a você criar arquivos digitais simples e fáceis por meio da digitalização direta a partir do seu multifuncional Xerox.
  • Mais fácil de instalar na sua rede do que o software da concorrência, porque o ScanFlowStore foi criado com a arquitetura Microsoft.Net
  • Envie documentos para vários destinos no mesmo fluxo de trabalho. Muitas soluções da concorrência exigem o reenvio para cada destino... um processo muito demorado
  • Garante que as informações de indexação válidas sejam inseridas no dispositivo (somente para dispositivos WorkCentre Pro série 200) antes de rotear o documento para um sistema ECM/ERP. Muitas soluções da concorrência permitem a você inserir informações de indexação incorretas, que podem resultar em arquivamento equivocado de documentos

Por que escolher a Xerox?

  • O ScanFlowStore foi projetado exclusivamente para a Xerox
  • Compatível com a maioria dos dispositivos - pode-se utilizar o ScanFlowStore em mais de 40 dispositivos Xerox WorkCentre Pro (inclusive com recursos de cor) e nos dispositivos Document Centre. A compatibilidade do concorrente dentro de sua própria linha de produtos é muito mais limitada
  • Processo de compra mais fácil do que o da concorrência, porque o representante da Xerox se encarregará de ambas as necessidades de hardware e software
  • Melhor atendimento ao cliente com um ponto de contato para suporte a hardware e/ou software
As copiadoras, impressoras e impressoras multifuncionais premiadas da Xerox incluem plataformas flexíveis que acomodam uma ampla variedade de soluções de software. A funcionalidade do software pode variar de acordo com o modelo do produto. Entre em contato com o representante de vendas local para obter informações mais detalhadas de compatibilidade.

Impressoras multifuncionais

Impressoras digitais e de produção

Estas recomendações baseiam-se em testes realizados com digitalizações em preto e branco de 300 dpi. O fluxo de trabalho de teste utilizou reconhecimento de caractere óptico (OCR) e armazenou os documentos em uma pasta do Windows localizada no mesmo servidor em que o aplicativo ScanFlowStore foi carregado.

Pequeno (aproximadamente 1.000 páginas digitalizadas por dia)*
  • Processador Intel Pentium dual-core de 2,5 GHz
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor não dedicado – outros aplicativos podem ser executados simultaneamente com o aplicativo ScanFlowStore
Médio-grande (máximo de 10.000 páginas digitalizadas por dia)*
  • Processador Intel Xeon de 2,66 GHz
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor dedicado – nenhum outro aplicativo pode ser executado simultaneamente com o aplicativo ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
Empresarial (máximo de 20.000 páginas digitalizadas por dia)*
20.000 páginas digitalizadas por dia é o máximo que um servidor pode processar. Quando for preciso processar mais de 20.000 páginas por dia, a carga deverá ser dividida entre vários servidores.
  • Processador Intel Xeon de 3,4 GHz
  • 4 GB de RAM
  • 800 MB de espaço livre em disco
  • Servidor dedicado – nenhum outro aplicativo pode ser executado simultaneamente com o aplicativo ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
* Observe que recursos adicionais de processamento de imagem, como leitura de código de barras, enquadramento, retoque, remoção de página em branco e rotação automática, aumentam o tempo de processamento entre 20% e 35%.

Número máximo de MFPs por servidor do ScanFlowStore

O número de MFPs gerenciado por um servidor é irrelevante. O que é essencial é o número de páginas digitalizadas fornecidas ao servidor por dia. Não importa, por exemplo, se 20 MFPs fornecerem 1.000 páginas por dia cada, ou se 1.000 MFPs fornecerem 20 páginas por dia cada.