Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

ScanFlowStore ułatwia proste i wydajne tworzenie archiwów cyfrowych przez skanowanie dokumentów z urządzenia wielofunkcyjnego Xerox bezpośrednio do lokalizacji docelowej.
Pobierz broszurę


Kluczowe funkcje

  • Pliki PDF z możliwością wyszukiwania tekstu można automatycznie tworzyć i łatwo pobierać.
  • Brak interfejsu użytkownika (oprogramowanie działa w tle) eliminuje potrzebę dodatkowego szkolenia pracowników.
  • Skanowanie do wiadomości e-mail bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego Xerox.
  • Powiadomienia e-mail mogą być wysyłane do odbiorców po umieszczeniu skanu w folderze.
  • Skanowanie do drukarki umożliwia natychmiastowe drukowanie skanu na drukarce zdalnej.
  • Wiele punktów wyjściowych umożliwia jednoczesne skanowanie do wielu miejsc docelowych (folder, drukarka zdalna, wiadomość e-mail itd.).
  • PDF do PDF umożliwia dodawanie skanów do istniejącego pliku PDF.
  • Dynamiczne metadane pozwalają nadać plikowi z możliwością wyszukiwania tekstu odpowiednią trasę i nazwę, umożliwiające logiczne indeksowanie i organizację.
  • Znacznikowanie Batesa, gwarantujące autentyczność dokumentu.
  • Przetwarzanie kodu paskowego (opcjonalnie) polega na kierowaniu dokumentów na podstawie informacji zawartych w wydrukowanych na nich kodach paskowych. Funkcja ta świetnie spełnia swoją rolę w przypadku drukowania grupowego.
  • Dwukierunkowa wymiana danych w czasie rzeczywistym bezpośrednio ze struktury plików systemu Windows i/lub aplikacji innych firm, np. systemów baz danych ERP/CRM/finansowych (tylko z urządzeniami obsługującymi protokół EIP).
  • Spersonalizowane menu skanowania: W interfejsie użytkownika Xerox wyświetlane może być spersonalizowane menu skanowania (tylko z urządzeniami obsługującymi protokół EIP).
  • Szyfrowana, bezpieczna komunikacja między urządzeniem Xerox a siecią (tylko z urządzeniami obsługującymi protokół EIP).
Dokumenty papierowe (np. faktury, listy angażujące, dokumenty określające preferencje klienta, korespondencja czy arkusze godzinowe) mogą sprawiać trudności w zarządzaniu. W jaki sposób można zapewnić właściwe rejestrowanie i dostępność dokumentów przychodzących?

Kluczowe wyzwania

  • Strata czasu i zasobów spowodowana nieefektywnymi metodami archiwizowania dokumentów.
  • Utrata ważnych dokumentów spowodowana tym, że wydruki leżą bez nadzoru i są nieumyślnie wyrzucane lub umieszczane w nieodpowiednich miejscach.
  • Obniżone bezpieczeństwo spowodowane tym, że poufne lub newralgiczne dokumenty leżą w biurze bez nadzoru.
  • Niska wydajność pracowników, którzy muszą tracić czas na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów w szafkach.
  • Strata czasu, papieru i toneru na tworzenie kopii ważnych dokumentów dla kolegów i/lub klientów.
  • Wysokie wydatki na kurierów i faksowanie zamiejscowe w celu przekazania ważnych dokumentów.
ScanFlowStore to intuicyjna aplikacja do skanowania i przechowywania danych, umożliwiająca proste i łatwe tworzenie archiwów cyfrowych przez skanowanie bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego Xerox.
  • Łatwość instalacji w istniejącej sieci jest większa niż u konkurencji — aplikacja ScanFlowStore została zbudowana na architekturze Microsoft.Net.
  • Wysyłanie dokumentów do wielu miejsc docelowych w ramach jednego przepływu pracy. W wielu konkurencyjnych rozwiązaniach konieczne jest ponowne wysyłanie dokumentów do każdego miejsca docelowego — jest to proces, który zajmuje bardzo dużo czasu.
  • Pewność, że odpowiednie dane indeksowania są wprowadzane w urządzeniu (tylko urządzenia WorkCentre Pro 200) przed kierowaniem dokumentu do systemu ECM/ERP. W wielu konkurencyjnych rozwiązaniach można wprowadzać nieprawidłowe dane indeksowania, w wyniku czego dokumenty mogą być umieszczane w niewłaściwych archiwach.

Dlaczego wybrać markę Xerox?

  • Aplikacja ScanFlowStore została zaprojektowana specjalnie dla firmy Xerox
  • Zgodność z większością urządzeń — aplikacja ScanFlowStore może obsługiwać ponad 40 urządzeń Xerox WorkCentre Pro (łącznie z kolorowymi) i Document Centre. Zgodność w zakresie linii produktów konkurencji jest w tym względzie o wiele bardziej ograniczona.
  • Łatwiejszy proces zakupów niż u konkurencji — przedstawiciel firmy Xerox realizuje usługi związane zarówno ze sprzętem, jak i z oprogramowaniem.
  • Lepsza obsługa klienta dzięki jednemu punktowi kontaktowemu w sprawie pomocy związanej ze sprzętem i oprogramowaniem.
Nagradzane kopiarki, drukarki i urządzenia firmy Xerox zawierają elastyczne platformy do obsługi szerokiej gamy różnych rozwiązań software'owych. Funkcje oprogramowania mogą się różnić w zależności od modelu produktu.

Wielofunkcyjne

Produkcyjne kopiarko-drukarki

Te rekomendacje są oparte na testach wykonanych za pomocą czarno-białych skanów o rozdzielczości 300 dpi. Procedura testowa obejmowała rozpoznawanie znaków metodą OCR i zapisywanie dokumentów w folderze systemu Windows znajdującym się na tym samym serwerze, na którym została załadowana aplikacja ScanFlowStore.

Małe (około 1000 skanowanych stron dziennie)*
  • Dwurdzeniowy procesor Intel Pentium taktowany zegarem 2,5 GHz
  • 2 GB pamięci RAM
  • 800 MB wolnej przestrzeni na dysku
  • Niewydzielony serwer – inne aplikacje mogą działać równocześnie z aplikacją ScanFlowStore
Śrenie do dużego (maksymalnie 10 000 skanowanych stron dziennie)*
  • Procesor Intel Xeon 2,66 GHz
  • 2 GB pamięci RAM
  • 800 MB wolnego miejsca na dysku
  • Wydzielony serwer – inne aplikacje nie mogą działać równocześnie z aplikacją ScanFlowStore
  • System Windows Server 2008
Korporacje (maksymalnie 20 000 skanowanych stron dziennie)*
20 000 skanowanych stron dziennie to maksymalna liczba, jaką może obsłużyć jeden serwer. Jeśli konieczne jest przetworzenie większej liczby niż 20 000 zeskanowanych stron dziennie, pracę należy podzielić na kilka serwerów.
  • Procesor Intel Xeon 3,4 GHz
  • 4 GB pamięci RAM
  • 800 MB wolnego miejsca na dysku
  • Wydzielony serwer – inne aplikacje nie mogą działać równocześnie z aplikacją ScanFlowStore
  • System Windows Server 2008
* Dodatkowe funkcje obróbki obrazu, jak odczytywanie kodów kreskowych, wyrównywanie, usuwanie zabrudzeń, usuwanie pustych stron i automatyczne obracanie mogą wydłużyć czas obróbki o 20-35%.

Maksymalna liczba urządzeń wielofunkcyjnych na serwer ScanFlowStore

Liczba urządzeń wielofunkcyjnych obsługiwana przez jeden serwer nie ma dużego znaczenia. Najważniejsza jest liczba skanowanych dziennie stron przesyłanych do serwera. Nie jest istotne, czy 20 urządzeń wielofunkcyjnych przesyła po 1000 stron dziennie, czy 1000 urządzeń wielofunkcyjnych przesyła po 20 stron dziennie.