Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

ScanFlowStore vous aide à créer des archives numériques simplement et efficacement en numérisant des documents directement vers sa destination à partir de votre copieur multifonctions Xerox.
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Caractéristiques principales

  • PDF recherchables ScanFlowStore crée automatiquement ses fichiers au format PDF recherchable
  • Aucune interface utilisateur (le logiciel fonctionne en tâche de fond) donc aucune formation additionnelle des utilisateurs n'est nécessaire
  • Scan-to-email Vous pouvez envoyer vos PDF recherchables directement par email à partir de votre copieur multifonctions Xerox
  • Notification via email Quand vous envoyez vos PDF recherchables vers un dossier d'archivage, vous pouvez programmer l'émission d'un message vers une ou plusieurs adresses email
  • Scan-to-Print Scannez et Imprimez en simultané vos numérisations directement sur l'imprimante de votre choix
  • Destinations multiples Numérisez vers plusieurs destinations (dossier d'archivage, imprimantes réseaux, email, outils de GED, etc.) en appuyant une seule fois sur le bouton vert.
  • PDF-to-PDF Ajouter de nouvelles pages à un document PDF-existant
  • Métadonnées dynamique Adressez précisément vos fichiers recherchables en y ajoutant la date, le nom de l'utilisateur, etc. ce qui vous permet de réaliser une indexation et une organisation logiques en amont
  • Filigranes Une fonction plébiscitée pour authentifier les documents numérisés
  • Programmation de sessions Les lots de documents peuvent être préparés et triés par une feuille de séparation contenant un code-barres
  • Secure PDF vos documents numérisés au format PDF recherchables peuvent être protégé avec un mot de passe contre la copie, l'impression etc.
  • Communication bidirectionnelle avec avec emontée des informations en temps réel à partir de votre structure de dossiers Windows ou à partir de votre système de base de données de votre CRM/ERP ou de votre logiciel métier. (uniquement avec les Multifonctions équipé d’EIP)
  • Menus Personnalisés : Chaque utilisateur peut s'authentifier et afficher son propre choix de destinations de numérisation sur l'écran du Multifonctions (uniquement avec les Multifonctions équipé d’EIP)
  • Communication cryptée entre le Multifonctions et le réseau. (uniquement avec les Multifonctions équipé d’EIP)

Principaux défis

  • Temps et ressources perdus liés à des méthodes d'archivage inefficaces
  • Documents importants perdus dus aux copies " papier " jetées par inadvertance ou mal archivées
  • Perte de la sécurité due aux documents confidentiels ou traitants de sujets délicats éparpillés sur le bureau
  • Perte de productivité des employés qui doivent passer du temps à chercher les documents nécessaires dans les meubles d'archivage
  • Perte de temps, de papier et de toner à photocopier des documents importants afin de les distribuer aux collègues et/ou clients
  • Dépenses élevées pour envoyer les documents importants par courrier ou/et fax.
ScanFlowStore est un moyen simple et efficace de numériser et de ranger des documents, ce qui permet de créer des archives numériques directement à partir de votre copieur multifonctions Xerox
  • Facile à installer sur votre parc existant parce que ScanFlowStore a été construit sur l'architecture de Microsoft.Net
  • Envoie des documents vers des destinations multiples dans le même temps. Beaucoup de solutions concurrentielles vous incitent à effectuer chaque tâche individuellement. un procédé vraiment très coûteux en temps
  • Assurance d'une indexation valide Des informations sont envoyé par l'interface EIP aux multifonctions (seulement valide pour la série WorkCentre Pro 200) avant de transmettre le document à votre logiciel " métier " (ECM/ERP). Beaucoup de solutions concurrentielles vous permettent d'entrer une information d'indexation incorrecte, ce qui peut produire des documents mal archivés

Pourquoi choisir Xerox ?

  • ScanFlowStore a été développé exclusivement pour Xerox
  • Compatible avec de loin le plus de produits - plus de 40 produits WorkCentre Pro de Xerox (y compris des produits couleur) et d'appareils Document Centre peuvent être utilisés avec ScanFlowStore. La compatibilité des solutions concurrentes avec leur propre ligne de produits est beaucoup plus limitée
  • Un processus d'achat plus facile comparé aux autres fournisseurs parce que votre représentant Xerox s'occupe aussi bien de vos requêtes de hardware que de logiciel
  • Un meilleur service à la clientèle grâce à un unique point de contact pour le support technique
Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

Multifonctions

Imprimantes et copieurs de production

Ces recommandations sont basées sur des tests réalisés sur des numérisations en mode noir et blanc à 300 ppp. Dans ce workflow de tests, la reconnaissance optique de caractères (ROC) a été utilisée et les documents ont été enregistré dans un dossier Windows résidant sur le serveur sur lequel est chargée l'application ScanFlowStore.

Faible volume (environ 1 000 pages numérisées par jour)*
  • Processeur double cœur Intel Pentium à 2,5 GHz
  • 2 Go de RAM
  • 800 Mo espace disque disponible
  • Serveur non dédié – d'autres applications peuvent s'exécuter en même temps que l'application ScanFlowStore.
Volume moyen à élevé (maximum 10 000 pages numérisées par jour)*
  • Processeur Intel Xeon à 2,66 GHz
  • 2 Go de RAM
  • 800 Mo d'espace disque libre
  • Serveur dédié – aucune autre application ne peut s'exécuter en même temps que l'application ScanFlowStore.
  • Windows Server 2008
Entreprise (maximum 20 000 pages numérisées par jour)*
Le nombre de 20 000 pages numérisées par jour correspond au maximum pouvant être traité par un serveur. Si le volume de pages numérisées à traiter par jour est supérieur à 20 000 pages, la charge doit être répartie entre plusieurs serveurs.
  • Processeur Intel Xeon à 3,4 GHz
  • 4 Go de RAM
  • 800 Mo d'espace disque libre
  • Serveur dédié – aucune autre application ne peut s'exécuter en même temps que l'application ScanFlowStore.
  • Windows Server 2008
* Veuillez noter que des fonctions de traitement d'image supplémentaires telles que la lecture des codes à barres, le redressement d'image, la suppression des taches, la suppression des pages vierges et la rotation auto augmentent le temps de traitement de 20 à 35 %.

Nombre maximum de multifonctions par serveur ScanFlowStore

Le nombre de multifonctions pouvant être gérés par serveur est indifférent. L'élément critique à prendre en compte est le nombre de pages numérisées transmises au serveur chaque jour. Ainsi, peu importe si 20 multifonctions envoient chacun 1 000 pages par jour ou 1 000 multifonctions envoient chacun 20 pages par jour.