Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

ScanFlowStore ayuda a crear archivos digitales de forma sencilla y eficaz al escanear documentos directamente a un destino desde el dispositivo multifunción Xerox.
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Funciones clave

  • Archivos PDF con capacidad de búsqueda de texto que se crean de manera automática y se recuperan con facilidad.
  • Sin interfaz de usuario (el software se ejecuta en segundo plano), por lo que el usuario no necesita ninguna capacitación adicional.
  • Escaneo a correo electrónico directamente desde el dispositivo multifunción Xerox.
  • Notificación por correo electrónico que se puede enviar a varios destinatarios cuando se coloca un documento escaneado en una carpeta.
  • Escaneo a impresora para imprimir de forma instantánea un documento escaneado en una impresora remota.
  • Salida múltiple que permite escanear a varios destinos (carpeta, impresora remota, correo electrónico, etc.) al mismo tiempo.
  • PDF a PDF que permite agregar documentos escaneados en un archivo PDF existente.
  • Metadatos dinámicos que proporcionan el nombre y la ruta correctos del archivo con capacidad de búsqueda de texto para una indexación y organización lógicas.
  • Sello Bates para garantizar la autenticidad de un documento.
  • Procesamiento por código de barras (opcional) que envía los documentos según la información de un código de barras impreso en un documento; resulta ideal para el escaneo de lotes.
  • Información bidireccional en tiempo real directamente desde la estructura de archivos de Windows o aplicaciones de terceros, como los sistemas de bases de datos de finanzas/ERP/CRM (sólo para los dispositivos con EIP).
  • Menús de escaneo personalizados que permiten a los usuarios ver su propio menú de escaneo personalizado en la interfaz de usuario de Xerox (sólo para los dispositivos con EIP).
  • Comunicación codificada y segura entre el dispositivo Xerox y la red (sólo para los dispositivos con EIP).
Los documentos en papel, como facturas, cartas de contratación, documentos de preferencia del cliente, correspondencia y planillas de horarios, entran en una categoría que puede resultar difícil de administrar. ¿Cómo puede asegurar que los documentos entrantes se archiven correctamente y que estén disponibles de inmediato cuando los necesita?

Desafíos clave

  • Pérdida de tiempo y recursos debido a los métodos ineficaces para el almacenamiento de documentos.
  • Pérdida de documentos importantes debido a que los documentos impresos quedan tirados y se desechan o se archivan incorrectamente por descuido.
  • Falla en la seguridad debido a que los documentos confidenciales o importantes quedan tirados en la oficina.
  • Pérdida de productividad de los empleados, ya que pierden tiempo buscando documentos necesarios en los gabinetes de archivos.
  • Pérdida de tiempo, papel y tóner para realizar copias de documentos importantes y compartirlas con colegas o clientes.
  • Gastos elevados para el correo postal y el envío de faxes de larga distancia necesarios para distribuir documentos importantes.
ScanFlowStore es una aplicación intuitiva de escaneo y almacenamiento que permite crear archivos digitales con facilidad al escanear documentos directamente desde el dispositivo multifunción Xerox.
  • Más fácil de instalar en la red existente que las soluciones de la competencia, gracias a que ScanFlowStore está diseñado con la arquitectura Microsoft.Net.
  • Envíe documentos a varios destinos en el mismo flujo de trabajo. Con muchas soluciones de la competencia, se debe enviar de nuevo el documento para cada destino, un proceso que demanda mucho tiempo.
  • Garantiza la validez de la información indexada que se agrega en el dispositivo (sólo para los dispositivos de la serie WorkCentre Pro 200) antes de enviar el documento a un sistema ECM/ERP. Con muchas soluciones de la competencia, se puede introducir información indexada inadecuada, lo que puede generar que los documentos se archiven de forma incorrecta.

¿Por qué elegir Xerox?

  • ScanFlowStore está diseñado exclusivamente para Xerox
  • Compatible con la mayoría de los dispositivos, ya que se pueden usar más de 40 dispositivos de Xerox WorkCentre Pro (incluso los dispositivos en color) y de Document Centre con ScanFlowStore. La compatibilidad de las soluciones de la competencia con su propia línea de productos es mucho menor.
  • Proceso de compra más simple que el de la competencia, ya que su representante de Xerox se encargará tanto de sus necesidades de hardware como de software.
  • Mejor servicio de atención al cliente con un solo punto de contacto para la asistencia de hardware y software.
Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

Multifunción

Impresoras y copiadoras de producción

Estas recomendaciones se basan en pruebas realizadas con escaneos en blanco y negro de 300 ppp. El flujo de trabajo de prueba utilizó el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y almacenó los documentos en una carpeta de Windows ubicada el mismo servidor en donde se cargó la aplicación ScanFlowStore.

Pequeño (aproximadamente 1000 páginas digitalizadas por día)*
  • Procesador de 2.5 GHz Intel Pentium de doble núcleo
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espacio libre en el disco
  • Servidor no exclusivo: es posible que otras aplicaciones se ejecuten simultáneamente con la aplicación ScanFlowStore
Mediano y grande (un máximo de 10 000 páginas digitalizadas por día)*
  • Procesador de 2.66 GHz Intel Xeon
  • 2 GB de RAM
  • 800 MB de espacio libre en el disco
  • Servidor exclusivo: no es posible que otras aplicaciones se ejecuten simultáneamente con la aplicación ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
Empresarial (un máximo de 20 000 páginas digitalizadas por día)*
Un servidor puede procesar hasta un máximo de 20 000 páginas digitalizadas por día. Cuando se deben procesar más de 20 000 páginas digitalizadas por día, la carga se debe dividir entre varios servidores.
  • Procesador de 3.4 GHz Intel Xeon
  • 4 GB de RAM
  • 800 MB de espacio libre en el disco
  • Servidor exclusivo: no es posible que otras aplicaciones se ejecuten simultáneamente con la aplicación ScanFlowStore
  • Windows Server 2008
* Tenga en cuenta que las funciones de procesamiento de imágenes, como la lectura de códigos de barras, la corrección de inclinación, la eliminación de páginas en blanco y la rotación automática, aumentan el tiempo de procesamiento de un 20% a un 35%.

Numero máximo de dispositivos multifunción por servidor ScanFlowStore

El número de dispositivos multifunción administrados por un solo servidor es irrelevante. Lo que es importante es el número de páginas digitalizadas que se envían al servidor por día. No importa si, por ejemplo, 20 dispositivos multifunción producen 1000 páginas por día, o si 1000 dispositivos multifunción producen 20 páginas por día.