iXware Scanning Server for Converting Paper into Digital Workflows with Xerox Multifunction Printers

iXware Scanning Server

Completa liberdade no apoio aos seus negócios, ao fazer dos documentos em papel parte do seu workflow digital

O iXware Scanning Server dá-lhe completa liberdade no apoio ao seu negócio, ao fazer dos documentos em papel parte do seu workflow digital. Ao fazer da sua MFP da Xerox o acesso ao workflow digital, o iXware Scanning torna-a verdadeiramente multifuncional, colocando ao seu dispor todo o poder e funcionalidade da iXware. Crie uma solução ainda mais benéfica, combinando iXware Scanning com iXware Fax.
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Principais funções

  • Fácil de guardar Simplesmente vá até à sua MFP da Xerox com EIP instalada, selecione o template de digitalização, selecione / responda às questões no écran (formuladas pela sua empresa) e a iXware fará uma OCR do documento e arquiva-lo-á digitalmente como ficheiro PDF com texto pesquisável ou envia-lo-á para a sua aplicação empresarial, para arquivo ou processamento.
  • Fácil de encontrar Como a iXware guarda os documentos como ficheiros PDF com texto pesquisável, pode usar o Acrobat Reader ou qualquer outra ferramenta informática de pesquisa para encontrar o documento certo. Pode procurar por metadata, pois as respostas às perguntas no écran da sua MFP da Xerox entraram ao mesmo tempo que a digitalização, ou pode pesquisar por conteúdo. O nome de um fornecedor, uma morada, uma quantia… qualquer pista o levará instantaneamente ao documento certo.
  • Fácil de integrar Use a filosofia de abertura da iXware para integrar qualquer aplicação comercial (ERP/CRM/DM). O iXware Scanning coloca os seus documentos onde os precisa e da forma como os precisa.
  • Fácil de usar O utilizador tem uma simples interface EIP na sua MFP da Xerox para daí poder digitalizar, enviar faxes e e-mails. E-mails vêm facilmente da função Digitalização e/ou Fax. É intuitivo! É fácil!
  • Fácil de configurar Os templates do iXware Scanning dão-lhe completa liberdade no apoio ao seu negócio. Os templates são fáceis de criar e modificar. Simplesmente formule as questões mais relevantes para que o utilizador consiga responder. As respostas podem ser inseridas manualmente, com caracteres alfa-numéricos, ou selecionadas de tabelas pré-existentes na máquina Xerox.
  • Fácil de expandir O iXware Scanning pode ser facilmente expandido com outros módulos da iXware, já que um mais um módulo é igual a mais do que dois módulos! Por exemplo:
    • Fax e e-mail - A estrutura modular da iXware permite-lhe combinar outras funções agora ou mais tarde. A funcionalidade OCR do iXware Scanning acrescenta valor extra ao módulo iXware Fax, ao permitir que guarde faxes como ficheiros de PDF com texto pesquisável.
    • XML - O módulo XML deixa-o guardar documentos digitalizados em aplicações empresariais, tais como DM, CRM ou ERP, mas também o deixa fazer faxes a partir destas aplicações. Use a iXware para converter ficheiros digitais previamente existentes na sua network ou em aplicações empresariais em documentos PDF com texto pesquisável.
    • Redundância / load balancing - Implemente as opções iXware de redundância e load balancing em ambientes críticos.
Cada vez mais comunicações circulam na sua empresa. Precisa de ter uma perspetiva de todos estes tipos de comunicação e ser capaz de as gerir, de modo a maximizar a produtividade, melhorar o tempo de resposta e reduzir os custos.

Principais desafios

  • Integração dos documentos em papel nos fluxos de trabalho automatizados e/ou completa integração com os sistemas ERP, CRM e DM.
  • Conformidade: a Xerox e a iXware podem, numa auditoria, organizar o tráfego de faxes e digitalizações, evitando qualquer perda de informação, ajudando as organizações a alcançar conformidade com a Sarbanes Oxley, a HIPAA, as diretivas comunitárias, a legislação local, as exigências de ISO, etc.
  • Arquivo: arquivos em papel são pesados, caros e ineficientes. Um arquivo digital é infinitamente mais prático, fiável, seguro e rentável. A iXware digitaliza documentos em papel e o tráfego de faxes, tornando-os parte do workflow e arquivo digital.
  • Redução de custos: as organizações gastam entre 5% e 15% do total das receitas da empresa no manuseamento de documentos. (* IDC)
  • Eficiência: Através da integração da iXware com as MFPs da Xerox,com as aplicações de e-mail, com as soluções de arquivamento e com as aplicações comerciais, como a ERP e a CRM,os documentos digitalizados tornam-se parte integrante dos processos de negócio.
  • Transparência: centralização e digitalização criam uniformidade no processo, bem como transparência.
  • Emissões de carbono: O arquivo de documentos em papel é caro e prejudicial para o meio ambiente: com a iXware poupe espaço, papel, toner, evite a duplicação de documentos para partilhar, etc.
  • Recuperação de documentos em papel é demorado e muitas vezes impossível.
A iXware - parceira do ano para Fax e Digitalização - é uma solução de digitalização de documentos dedicada à Xerox. Use a iXware para intuitivamente digitalizar para o arquivo, digitalizar para o fax, digitalizar para o email, a partir de qualquer MFP ativada com EIP.

  • Fácil de integrar A filosofia de abertura da iXware permite a sua rápida integração em qualquer aplicação comercial, incluindo as menos comuns. SOAP/XML, serviços de internet e transferências de arquivo plano são apenas alguns exemplos dos padrões nos quais nos podemos integrar. Outros conectores estão disponíveis para as aplicações mais comuns, tais como MS SharePointPortal, SAP, DocuShare, MS Dynamics, etc.
  • Fácil de usar e de guardar Use a interface EIP da Xerox para responder a uma ou várias questões sobre o documento, pressione "digitalizar" e o módulo de iXware Scanning - OCR e guarde o documento como ficheiro PDF com texto pesquisável na sua network ou numa das aplicações.
  • Fácil de encontrar Simplesmente procure o documento por metadata ou conteúdo
  • Fácil de instalar Crie templates para utilizadores ou selecione a metadata com o assistente de templates
  • Fácil de combinar As funcionalidades Fax e Digitalização podem ser combinadas numa única solução e na interface EIP do utilizador. A estrutura modular da iXware deixa-o combinar agora ou adicionar mais tarde. A opção redundância da iXware (com failover e load balancing) está disponível para aplicações de missão crítica.

Porquê escolher a Xerox?

  • iXware Fax and Scanning solutions integrate natively with Xerox EIP-enabled equipment
  • Providing the Xerox MFP with scanning functionality in combination with the iXware Scan Server ensures an even more valuable MFP and considerably improves your workflows.
  • Xerox and iXware allow you to utilise and fully integrate with your organisations IT backbone
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.

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