EFI SendMe

Solution de pointe pour la distribution et la gestion des documents numériques pour les secteurs faisant une consommation intensive de papier. Doté d'une interface à écran tactile très simple d'utilisation, semblable à celle d'un distributeur bancaire, EFI SendMe associe valeur ajoutée, flexibilité, simplicité et sécurité à une technologie de pointe.
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Caractéristiques principales

  • Interface utilisateur avec écran tactile couleur pour guider les utilisateurs tout au long des processus.
  • Personnalisation avancée pour des flux de production spécifiques à un utilisateur ou à un groupe de travail.
  • Intégration transparente à vos flux numériques, quels que soient votre système de gestion documentaire ou vos applications d'entreprise (y compris MS Exchange).
  • Prévisualisation des documents numérisés en plein écran. Validation des données d'indexation pour préserver l'intégrité des documents.
  • Niveau de sécurité exceptionnel grâce à l'intégration LDAP, à un encodage 128 bits, aux fonctions d'authentification sous Windows par badge et empreintes digitales, ainsi qu'à la fonction d'impression sécurisée " Park & Print ".
  • Gestion et envoi de tout document via un flux de production rationnalisé géré en un seul point.
  • Outils d'édition tactiles pour permettre l'édition et la mise en page en temps réel en intégrant des corrections et des annotations. Les documents juridiques peuvent être marqués et organisés grâce à une fonction de numérotation électronique.
  • Recherche rapide de documents : grâce à des fonctions de reconnaissance optique des caractères, tous les fichiers PDF créés dans SendMe conservent leur format d'origine et sont affichables sur des périphériques portables Blackberry®, Treo® et PDA.
  • Connexion à tout périphérique multifonction en réseau ou à tout scanner compatible TWAIN.
  • Connecteurs gratuits : plus de 60 connecteurs dynamiques, tels que DocuShare, Documentum, etc., pour de nombreux systèmes de gestion documentaire, de récupération des coûts et de traitement des fax et des images.
  • Impression sans pilote des pièces jointes natives envoyées par e-mail BlackBerry, Treo ou via des téléphones portables.
  • Lecteur de média permettant aux utilisateurs de capturer des images et des documents à partir d'une carte mémoire ou d'un lecteur USB.
Numérisation vers Microsoft Office
  • Conversion rapide des documents papier en documents MS Word modifiables (récupération des textes, graphiques, etc.)
  • Récupération des documents en pdf, avec possibilité d'OCR pour archivage et indexation.
  • Numérisation vers MS Exchange pour un accès direct à l'infrastructure d'authentification grâce à une authentification et une sécurité de pointe.
  • Numérisation vers le réseau : Cette solution est intégrée à NetConnect, la meilleure option de connectivité.
La sous-utilisation des systèmes de gestion documentaire représente l'un des principaux défis des entreprises. Un manque d'intégration et des interfaces utilisateurs peu intuitives occasionnent des sources d'inefficacité préjudiciables pour les entreprises d'aujourd'hui, qui évoluent rapidement.

Principaux défis

  • Faible utilisation des systèmes de gestion documentaire existants.
  • Trop nombreuses étapes pour acheminer un document vers sa destination finale. Avec de nombreux systèmes de gestion documentaire, les documents sont acheminés vers un répertoire de fichiers, à partir duquel une autre personne se charge de leur indexation et de leur stockage.
  • Procédures de sécurité additionnelles pour se connecter manuellement au système lorsqu'il n'y a pas d'intégration avec les systèmes existants dans l'entreprise (badges, mots de passe).
  • Perte d'intégrité des documents : L'un des principaux problèmes de numérisation depuis une imprimante multifonction consiste à s'assurer que le document est numérisé dans l'orientation appropriée.
  • Absence d'intégration des e-mails à MS Exchange/Outlook lorsque on utilise la fonction de numérisation vers un message électronique sur les imprimantes multifonctions.
Convertissez rapidement et facilement tous vos documents papier en fichiers numériques afin de simplifier la collaboration, la distribution et le stockage à l'aide des imprimantes multifonctions Xerox associées à l'interface tactile d'EFI SendMe.
  • Ouverture de votre système de gestion documentaire à un plus grand nombre d'utilisateurs, contribuant à mieux amortir l'investissement réalisé.
  • Communication bidirectionnelle optimisée depuis l'imprimante multifonction, qui transmet le document directement au système de gestion documentaire, avec l'ensemble de toutes les métadonnées associées.
  • Productivité accrue grâce à une interface très simple d'utilisation et à des flux de production accessibles d'un simple clic.
  • Économies immédiates grâce à la rentabilisation de vos investissements déjà réalisés en multifonctions et en matériel informatique.
  • Système de sécurité efficace et économique grâce à l'utilisation de vos propres badges de sécurité comme méthode d'authentification sur le périphérique SendMe.
  • Renforcement de l'intégrité des documents. Les utilisateurs peuvent visualiser leurs documents numérisés sur un grand écran afin de s'assurer qu'aucune information ne sera perdue ou détériorée lors de la récupération du document à une étape ultérieure.
  • Intégration à MS Exchange pour permettre aux utilisateurs de numériser des documents vers la messagerie électronique à partir de SendMe, aussi simplement que s'ils les envoyaient depuis leur propre ordinateur. La fonction d'authentification de l'expéditeur, l'option de copie à l'expéditeur et celle d'accusés de réception et de lecture de Microsoft Exchange permettent la création d'un historique.
  • Réduction du risque d'erreurs, gain de temps grâce à un système centralisé pour de multiples fonctions, semblable à un distributeur bancaire.
  • Formation minimale et grande simplicité de configuration.

Pourquoi choisir Xerox ?

  • Gains de productivité élevés grâce à l'association d'EFI SendMe avec des imprimantes multifonctions Xerox, car les moteurs d'impression sont capables d'exécuter plusieurs fonctions simultanément.
  • Processus d'achat plus simple que celui de nos concurrents, un représentant Xerox gérant tous vos besoins en matière de matériel et de logiciels.