Estratégias para gerenciar a sua empresa em tempos incertos

Por Carl Franzen

Muitos empregadores mudaram repentinamente a maneira de fazer negócios e estão fazendo a maioria dos funcionários trabalhar em casa, uma transição que apresenta desafios novos e imprevistos. Para os gerentes encarregados das equipes que se deslocam repentinamente de um ambiente de trabalho de escritório para um remoto, a grande questão é: como manter a coesão, a produtividade e a moral da equipe o máximo possível quando a equipe está dispersa fora do local de trabalho habitual? A situação específica de cada equipe é única, mas aqui estão as práticas recomendadas para proprietários e gerentes para ajudar suas equipes a se adaptarem, de acordo com especialistas.

Faça um inventário de TI

A tecnologia provavelmente é a espinha dorsal do seu local de trabalho, e isso não é menos verdade agora que sua equipe está trabalhando remotamente. Cabe aos gerentes avaliar qual TI sua força de trabalho remota precisa para realizar o trabalho, garantir que eles a tenham e garantir que ela permaneça seguro.

Um bom primeiro passo para os gerentes é pesquisar os funcionários – por telefone, e-mail ou pesquisa on-line (como formulários gratuitos do Google) – para aprender sobre o que eles têm e o que lhes falta. Alguns princípios básicos incluem laptops/desktops, software e conectividade à internet com rapidez suficiente para suportar chamadas de áudio e vídeo.

Lembre-se de que as necessidades tecnológicas não serão resolvidas de uma só vez. “As necessidades tecnológicas vão surgir em cascata”, diz Daniel McGinn, editor executivo da Harvard Business Review e co-apresentador do podcast Dear HBR. “Depois que todos se comunicarem no Slack ou em outras ferramentas, você poderá começar a identificar o que mais eles precisam”, sejam novos dispositivos, como laptops e impressoras.

Evite a tendência de deixar a solução de problemas técnicos para sua equipe. Como gerente, essa é uma área em que você pode e deve assumir a liderança. Se os seus funcionários remotos precisarem de novos laptops e impressoras entregues em suas residências ou suporte de TI 24 horas, a Xerox lançou recentemente um pacote Remote Worker para ajudar.

Como você lida com coisas como correio físico?

Uma coisa que os gerentes que transferem suas equipes dos escritórios físicos para as configurações remotas de trabalho geralmente ignora é: o que acontece com o correio da organização, de cheques e faturas a contratos e documentos jurídicos? Se todo mundo está trabalhando em casa, quem coleta, encaminha e age? Isto é especialmente verdade para organizações que processam faturas, reclamações, pedidos por correio e outros itens enviados regularmente através do "correio tradicional". “Estamos vendo cada vez mais organizações atendendo a uma necessidade de ajuda para lidar com o correio”, diz Dave Nesbitt, Líder Global, Capture & Content Services da Xerox.

Felizmente, existem soluções: O serviço Digital Mailroom próprio da Xerox pode coletar automaticamente as mensagens da sua empresa, digitalizá-las e enviá-las para proteger servidores em nuvem, permitindo que funcionários designados acessem e atuem de onde quer que estejam trabalhando. Além disso, o Capture & Content Services mais amplo da Xerox pode ajudar as organizações a digitalizar informações e convertê-las de documentos físicos em formatos legíveis eletrônicos.

Entenda isso: não há excesso de comunicação

Converse com a sua equipe. Então, fale com eles novamente. A repetição, agora mais do que nunca, é uma função essencial da liderança e da comunicação eficaz. Aqui está o motivo: Pesquisas mostram que até 50% de todos os e-mails são mal compreendidos, e muitos destinatários interpretam até mesmo as comunicações positivas como "bom trabalho", como sarcásticas ou negativas, de acordo com o Dr. Nick Morgan, fundador e CEO da Public Words, uma empresa de consultoria de comunicação corporativa com sede em Boston e autor do livro Can You Hear Me? (Você pode me ouvir, em tradução livre).

“Nós, humanos, temos um viés de negatividade”, diz Morgan. “Quando não obtemos informações que normalmente obtemos através de nossos cinco sentidos, nosso cérebro as enche de coisas inventadas.”

A videoconferência é obviamente uma solução importante, e algumas empresas experientes em tecnologia estão até se voltando para plataformas de jogos e realidade aumentada para se conectar. Ser capaz de ver o rosto que acompanha a voz é crucial, diz Morgan. Sua pesquisa mostrou que apenas 5% de todas as comunicações de negócios são feitas por videoconferência, mas ele acredita que 95% deve ser feito dessa maneira. Quanto menor, melhor: os gerentes devem manter as reuniões de videoconferência entre 30 e 45 minutos – depois disso, a atenção diminui.

“Se você tiver uma reunião da equipe da manhã, configure isso virtualmente”, diz John Curtis, gerente de marketing de leasing da Xerox Financial Services nas Américas e veterano de 35 anos na empresa. O mesmo se aplica às comunicações com parceiros de negócios e clientes. Não tenha medo de se aproximar.

Além de conversar com seus funcionários, você também deve ter tempo para ouvir. “Perguntar como os funcionários são, cuidar de como eles se sentem e garantir que eles sejam apreciados é algo que os bons gerentes podem fazer remotamente agora”, diz McGinn da HBR.

Enfatize o bem-estar dos funcionários

A HBR publicou recentemente uma história bem recebida sobre como tudo o que estamos passando agora é luto. Em vista disso, os gerentes devem estar especialmente sintonizados com o estresse e a exaustão. Certifique-se de que os funcionários, embora devam permanecer produtivos, não há problema em fazer pausas, reservar um tempo para exercícios, se a saúde permitir, sair no final do dia, seguir os últimos conselhos do governo local e das autoridades de saúde para manter um bom estado físico e mental.

“Se as pessoas estão trabalhando virtualmente, você pode, na verdade, trabalhar demais”, diz Curtis.

De fato, a conectividade instantânea e sempre acessível oferecida por smartphones e aplicativos on-line, como o Slack ou o Microsoft Teams, significa que aqueles que trabalham em casa – tanto gerentes quanto funcionários – se encontram trabalhando mais do que durante um dia de trabalho típico no escritório e sofrendo de esgotamento.

Uma tática simples para evitar isso é que os gerentes incentivem os funcionários a encontrar espaço dedicado em suas casas para trabalhar.

“Se você tem um espaço dedicado ao trabalho e, depois de sair dele, você o desliga, isso pode ser útil”, diz McGinn.

Os gerentes precisam garantir que também devem se cuidar

Ser gerente ou proprietário de uma empresa às vezes pode fazer alguém se sentir muito solitário, com toda a equipe dependendo de você para obter liderança e orientação, mas sem um ombro para se apoiar ou um ouvido para ouvir. É solitário no topo, como diz o ditado.

Para obter o suporte de que você precisa, os gerentes que estão migrando para o trabalho remoto devem considerar procurar mentores ou outros líderes dentro de sua empresa, em sua área local, em seu setor ou em todo o mundo para obter orientação.

“Entre em contato com a comunidade que você já tem”, sugere Curtis, “encontre um mentor que já tenha feito isso antes ou encontre grupos de recursos online.”

Redes sociais como LinkedIn, Grupos do Facebook, WhatsApp, Slack, Discord e até os recursos de mensagens diretas do Instagram e “amigos próximos”, oferecem aos gerentes a chance de encontrar uma comunidade de colegas líderes com ideias semelhantes e posicionados de maneira semelhante para ajudá-los, ouvir e resolver problemas comuns de trabalho remoto. Para isso, siga a Xerox nessas plataformas e conte para nós o que se passa com você. Estamos aqui para ajudar.