Xerox® ConnectKey® SharePointhoz®

Ez a termék már nem érhető el.

Áttekintés

Még mai, digitalizált világunkban is sok vállalat küzd a papíralapú dokumentumok kezelésével, melyek napi szinten halmozódnak fel az irodában, érkeznek postán vagy faxon. Számos iroda alkalmaz bonyolult, többlépcsős módszereket a dokumentumok beolvasására, hogy azután olyan dokumentumtárakban archiválhassák ezeket, mint a SharePoint vagy a Windows mappák. Ennek egyik oka az, hogy sok vállalkozás még mindig túl költségesnek, bonyolultnak és időigényesnek találja a munkafolyamatok automatizálását. A Xerox ConnectKey SharePointhoz megváltoztatja mindezt: olyan hatékony munkafolyamat-megoldást biztosít, melynek beállítása és használata egyszerű, és még a pénztárcáját is kíméli.

A Xerox ConnectKey SharePointhoz egy olyan munkafolyamat-optimalizáló megoldás, mely leegyszerűsíti és modernizálja a papíralapú dokumentumai szkennelését, digitalizálását és tárolását. A Xerox többfunkciós nyomtató segítségével közvetlenül a kívánt dokumentumtár-mappába küldheti a dokumentumait, pont ahogyan azt a számítógépén is tenné. A többfunkciós nyomtatón közvetlenül megkeresheti a mappát, elnevezheti a dokumentumot, és fontos index információkkal láthatja el még a szkennelés előtt. A SharePoint és a Windows mappákba való rugalmas beolvasásnak és továbbításnak köszönhetően a ConnectKey szinte bármely iroda számára megfelelő, ahol, papíralapú dokumentumokat kell archiválni és megosztani.

Legfőbb jellemzői

Egyszerű: könnyű beállítás, használat és karbantartás

  • Az egyszerű, konfigurátor-alapú beállításnak köszönhetően pillanatok alatt munkához láthat.
  • A beállítási rutinnal megtekintheti a SharePoint és Windows mappáit, melyeket egy kattintással hozzáadhat a Xerox többfunkciós nyomtató felhasználói felületéhez.
  • A SharePoint-környezetbe ágyazottságának köszönhetően a többfunkciós nyomtató kezelőfelülete olyan felhasználói élményt nyújt, mintha saját számítógépén dolgozna.
  • A dinamikus mappaböngészéssel nagyban leegyszerűsíti a dokumentumbeolvasási és -továbbítási munkafolyamatokat, így dokumentumait közvetlenül a többfunkciós nyomtatón nevezheti el, indexelheti, és küldheti a kívánt mappába.
  • A Scan to Home funkció segítségével az iroda dolgozói a saját kezdőkönyvtárukba szkennelhetnek.
  • Ideális a kis- és közepes méretű vállalkozások számára.

Intelligens: automatikus munkafolyamat-frissítések

  • A szkenneléssel teljes mértékben kereshető szöveges PDF-fájlokat hozhat létre, így gyorsan megtalálhatja a kulcsfontosságú üzleti információkat, ha ügyfelektől érkezett érdeklődések, megfelelőségi auditok miatt vagy bármely más okból szüksége van rájuk.
  • Pontosan digitalizálhatja régi Microsoft Word és Excel fájljait, mellyel időt takarít meg, és növeli az együttműködés hatékonyságát az iroda személyzete számára.
  • A „Ready-Now” munkafolyamatok biztosítják, hogy többfunkciós nyomtatója mindig naprakész legyen. Ha kiszolgálóján módosul a SharePoint vagy Windows dokumentumtárak tartalma, a változások autmatikusan életbe lépnek a többfunkciós nyomtatón is.

Rugalmas: továbbítás a SharePoint és Windows mappákba is

  • Hozza ki a legtöbbet hardvereiből és a SharePointból a Xerox többfunkciós nyomtatón keresztül közvetlenül elérheti a kívánt dokumentumtárakat.
  • A többfunkciós nyomtatóval korlátlan számú szkennelési célmappát kijelölhet.
  • A SharePoint 2007 és későbbi verziókkal működik együtt.
  • Hozzon létre PDF, PDF/A, kereshető PDF, JPEG, Tiff, MS Word és Excel fájlokat.

Az Ön kihívásai

A nagy papírigényű irodák legfőbb kihívásai a magas költségek, a hibák, a pontatlanságból fakadó eltérések és a korábbi dokumentumok újbóli létrehozásával járó nehézségek.

A legfőbb kihívások

  • A legfrissebb iparági adatok szerint az irodákban több a papír, mint valaha, köszönhetően a rendelkezésre álló új, digitális tartalmak létrehozására alkalmas eszközöknek, és számos irodának problémát jelent a papírmennyiség kezelése és rendszerezése.
  • A legtöbb irodában nincs közvetlen kapcsolat a többfunkciós nyomtató és a dokumentumtár között, ami több lépcsős hibákra ad lehetőséget, melyek javítása időigényes és költséges.
  • A beszkennelt dokumentumok általában nem kereshető PDF formátumúak, így szinte lehetetlen fellelni a kulcsfontosságú üzleti információkat, ha szükség van rájuk.
  • Egyre több iparágban kell kormányzati előírásoknak megfelelni, ami megköveteli a kulcsfontosságú információkhoz való gyors és könnyű hozzáférést. A papíralapú dokumentumok illetve a strukturálatlan digitális dokumentumok esetében ez szinte lehetetlen.
  • A régebbi, papíralapú dokumentumok újbóli felhasználásához gyakran a teljes dokumentumot újra létre kell hozni a számítógépen, ami időigényes és költséges folyamat.

Hogyan segít a Xerox Önnek

Legyen hatékonyabb

  • Az intelligens és könnyen használható munkafolyamatoknak köszönhetően munkáját kevesebb lépésben is elvégezheti, ezáltal időt takaríthat meg
  • Nem kell többé az e-mailbe szkenneléssel bajlódnia – a Xerox többfunkciós nyomtatóról közvetlenül a kívánt mappába szkennelhet
  • Csökken a hibák száma, nő a pontosság
  • Korábbi dokumentumait egyetlen gombnyomással újra létrehozhatja

Csökkentse költségeit

  • Az idő pénz – irodájában gyorsabbá és hatékonyabbá válik a munkavégzés és csökken a hibák aránya a pontos és egyszerű munkafolyamatoknak köszönhetően
  • Szállítási és faxköltségeit minimálisra csökkentheti, ha a dokumentumokat közvetlenül megosztott dokumentumtárakba irányítja
  • Nagy mértékű fizikai tárhelyet szabadíthat fel papíralapú dokumentumai egyszerű archiválásával
  • Gazdaságos beszerzés és fenntartás – megfizethető árú többfunkciós nyomtató felhasználói licencek nélkül

Gondoskodjon a biztonságról

  • A ConnectKey egy biztonságos szkennelési technológián alapul: a titkosítás és a biztonságos adatátvitel kizárja az adatvesztés lehetőségét.
  • A Microsoft Active Directory és a többfunkciós nyomtató bejelentkezési sémáival integrálható, így a felhasználók csak a munkakörük szempontjából releváns munkafolyamatokat látják

Támogassa a környezeti fenntarthatósági kezdeményezéseit

  • Az intelligens beolvasásnak és továbbításnak köszönhetően nem szükségesek többé a költséges papíralapú dokumentumok
  • Kevesebb nyomtatott példány is elegendő, így spórolhat az elektromossággal, a papírral és a kellékanyaggal
  • Csökkentheti az üvegházhatású gázok kibocsátását, ha kevesebb dokumentumot kell más telephelyekre szállítania beszállítóinak és üzleti partnereinek

Miért éppen a Xerox?

A versenytársak megoldásaival szemben, melyek több dokumentumtárba továbbítanak, a Xerox ConnectKey SharePointhoz tervezése során kimondottan a SharePoint-felhasználók igényeit tartottuk szem előtt.

  • A többfunkciós nyomtató kezelőfelülete a felhasználó számítógépén látható SharePoint mappákat jeleníti meg, így a ConnectKey használata rendkívül egyszerű
  • A többfunkciós nyomtató dinamikus mappaböngészésre is lehetőséget nyújt: a felhasználó egyetlen egyszerű lépéssel szkennelhet a kívánt mappába
  • Ha a SharePointot munkafolyamatokat átfogó eszközként használja, többre van szüksége, mint az egyszerű PDF-ek létrehozása. A ConnectKey segítségével korábbi, nyomtatott formában megmaradt Microsoft Word és Excel dokumentumait egy gombnyomással újra létrehozhatja digitális formában
  • Ha felhasználói számára létrehozott „Scan to Home” célkönyvtárakat, a ConnectKey segítségével könnyedén beállíthatja a mappákhoz tartozó munkafolyamatokat, és nem szükséges szkennelési sablonok létrehozásával bajlódnia

Információforrások