Xerox® SMARTsend™

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Información General

SMARTsend de Xerox es una solución completa de captura, conversión y envío de documentos que simplifica la administración de la información, ya que permite a los usuarios compartir información impresa de manera rápida, fácil y segura.

Folletos de productos

Funciones clave

  • Envíe documentos a varios destinos con sólo escanear una vez:
    • Direcciones de correo electrónico
    • Carpeta de red Microsoft
    • Carpeta Novell Netware (versión 5.x, 6.x)
    • Carpetas FTP
    • Carpetas de red Microsoft Exchange 2000
    • Web URL
    • Impresora
    • Repositorios de documentos:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versión 5.x o 6.0)
      • Domino.Doc (versión 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Escanee en formatos industriales estándar como TIFF, PDF y JPEG.
  • Utilice diferentes formatos de archivo según el destino. Por ejemplo, con SMARTsend Pro un escaneado puede enviar el documento como un archivo PDF que permite buscar texto a un repositorio, y como un documento de Microsoft Word a una dirección de correo electrónico.
  • Acceso directo a direcciones de correo electrónico disponibles mediante la libreta de direcciones de la empresa
  • Agregue información indexada (metadatos) a cualquier documento escaneado para obtener búsquedas y recuperaciones rápidas en el sistema de administración del contenido.
  • Escaneo a/impresión desde un repositorio (versión SMARTsend Pro) directamente desde la interfaz de usuario de un dispositivo multifunción con EIP. Los repositorios pueden incluir carpetas de Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint y Windows.

    más información sobre tecnología EIP

  • Las portadas de escaneado de PaperWare (versión SMARTsend Pro) permite modificar los destinos en el punto del escaneado.
  • Múltiples métodos de confirmación de escaneado (impresos o por correo electrónico).
  • Diseñado con la arquitectura de Microsoft.NET para una perfecta integración en la red existente.
  • Fácil administración de sistemas. Los administradores de software lo instalan y mantienen fácilmente. Mejora los perfiles de usuarios de red por razones de seguridad y para tener un acceso más fácil. No es necesario configurar usuarios individuales.
  • Fácil de usar. Workflow Wizards le brinda a los usuarios una capacidad de creación de flujos de trabajo fácil y paso a paso

Desafíos

Los gabinetes de archivos llenos de papeles pueden sobrepasar el espacio de las oficinas con facilidad. Además, tener acceso a estos documentos puede ser un desafío. Cuando la solución es archivar los documentos en forma digital, debe ser fácil de realizar y tener costos de implementación y mantenimiento bajos.

Desafíos clave

  • Cumplimiento de requisitos en materia de regulaciones con información en papel
  • Agregado de información en papel en un sistema de administración de contenido electrónico existente
  • Reducción de los costos altos de entrega de fax y de la noche a la mañana
  • Reducción de los costos altos del almacenamiento y el archivado de papel
  • Encontrar documentos puede ser frustrante, inexacto y lento
  • Flujo de trabajo y colaboración ineficientes debido a la distribución lenta de información impresa y digital en la organización

En qué puede ayudar Xerox

El software SMARTsend de Xerox hace que compartir documentos sea más fácil, de manera que más personas puedan acceder a la información. Optimice su inversión de red y lleve sus procesos comerciales al futuro con el software SMARTsend

  • Ahorre tiempo al definir varios destinos y formatos de archivos en un flujo de trabajo
  • Ahorre en costos de envío al enviar documentos electrónicamente y no por correo postal
  • Cree espacio de almacenamiento al convertir documentos impresos guardados en gabinetes de archivos en formato electrónico
  • Búsqueda y recuperación más rápida de documentos mediante al agregado de información indexada (metadatos) al digitalizarlos
  • Flujo de trabajo y colaboración más eficientes debido a que los documentos impresos y digitales puede recuperarse y enviarse rápidamente a un único repositorio de información compartido desde cualquier dispositivo multifunción con EIP

    más información sobre tecnología EIP

¿Por qué elegir Xerox?

  • Envíe documentos a varios destinos en diferentes formatos, todos en el mismo flujo de trabajo. Muchas soluciones de la competencia hacen que tenga que enviar el documento una vez para cada destinatario o formato, un proceso que consume mucho tiempo
  • Fácil de instalar y mantener sin tener que descargar software adicional en el escritorio, como sucede con muchos otros programas de la competencia.
  • Compatible con la mayoría de los dispositivos. Más de 40 dispositivos de Xerox WorkCentre Pro (incluso los dispositivos en color) y de Document Centre pueden utilizarse con SMARTsend. La compatibilidad de las soluciones de la competencia con su propia línea de productos es es más limitada
  • Opciones flexibles de publicación del flujo de trabajo (flujos de trabajo de dispositivos con plantillas o PaperWare) que los competidores no pueden igualar.
  • Desarrollo más fácil y rápido de software de interfaz de usuario personalizada que la mayoría de los competidores debido a que Xerox Extensible Interface Platform está basado en estándares web
  • Botón Escanear a ubicación personal, con el que no cuenta la mayoría de los competidores, simplifica el escaneado de los usuarios temporales enviando automáticamente los archivos escaneados a una ubicación predefinida
  • El flujo de trabajo de búsqueda y recuperación exclusivo de Xerox puede recuperar documentos que coincidan con documentos escaneados y guardados en el dispositivo, o con documentos que contengan información similar
  • Proceso de compra más simple que el de la competencia, ya que su representante de Xerox se encargará tanto de sus necesidades de hardware como de software
  • Solución de problemas más rápida con un solo punto de contacto para asistencia sobre hardware y software, a diferencia de la competencia que tiene contactos distintos para el hardware y el software

Recursos