YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers

YSoft SafeQ

Nyomtatási szolgáltatások ellenőrzése, biztonságossá tétele, méretezése és optimalizálása a cég vagy intézmény egészében

A nagyvállalati nyomtatásfelügyeletet biztosító YSoft SafeQ programcsomag világszínvonalú moduláris megoldásai révén a különféle vállalatok, cégek és intézmények hatékonyan felügyelhetik a nyomtatási környezetüket, csökkenthetik a költségeiket, fokozhatják a dokumentumaik biztonságát és megfelelőségét, eredményesebbé tehetik az irodai feladatokat és minimalizálhatják a nyomtatás környezetre gyakorolt hatásait.

Legyen szó vezető bankról, biztosítótársaságról, egyetemről, kis magáncégről, nonprofit vagy kormányzati szervről, a YSoft SafeQ teljes körű hozzáférési és ellenőrzési lehetőségeket nyújt a nyomtatási rendszerhez, ezenkívül támogatja a vállalatirányítási eljárásokat is. Mindezen funkciók és szolgáltatások együttese eredményesebbé és hatékonyabbá teszi a háttérirodai (back-office) tevékenységeket.

A szoftver próbaverziójának letöltése
Az információkért keresse fel helyi Xerox partnerét.

Legfőbb jellemzői

  • A Print Roaming funkcióval bárhonnan és bármikor gond nélkül elvégezhető a nyomtatás. Függetlenül attól, hogy melyik épületben, tanszéken, kirendeltségben vagy földrészen van éppen a felhasználó, dokumentumaihoz mindig biztonságosan hozzáférhet.
  • A Szabályalapú nyomtatás modulnak köszönhetően a felhasználói hozzáférési igények és a vállalatirányítás nyomtatási szükségleteinek megfelelően lehet beállítani a nyomtatási irányelveket.
  • A Hitelesítés modul révén biztosítható a nyomtatókhoz és a másolókhoz való biztonságos hozzáférés. A felhasználók csak hitelesítést követően tudnak hozzáférni az eszközökhöz.
  • A jelentéskészítő funkcióval összesített és részletes jelentések készíthetők felhasználónként, részlegenként és/vagy eszközönként, így meghatározható a nyomtatási környezet költségeinek megoszlása, erőforrás-felhasználása, kihasználtsága és hatékonysága. Az előre definiált és az egyéni jelentések könnyedén elérhetők és megjeleníthetők a weben keresztül vagy Microsoft Excel-dokumentumként.
  • A mobil nyomtatási funkciónak köszönhetően bonyodalmak nélkül, biztonságos módon lehet nyomtatni bármilyen mobil eszközről (például okostelefonról, iPadről, laptopról) és a weben keresztül egyaránt, és ehhez nem szükséges további szoftvereket vagy nyomtatóillesztőket telepíteni.
  • A Szkennelésfelügyelet modullal nehézségek és biztonsági kockázatok nélkül, egyetlen kattintással beszkennelhetők a dokumentumok akár e-mailbe, akár egy megadott mappába. A szkennelési munkafolyamatok testre szabhatók és tökéletesen integrálhatók a már meglévő üzleti folyamatokba.
  • Az önkiszolgáló jellegű Egyenleg és számlázás modullal hatékonyan megoldható a példányonkénti fizetős nyomtatás az oktatási intézményekben és a másolószalonokban. Ez a funkció tovább bővíti a nyomtatással kapcsolatos jelentéskészítési lehetőségeket azzal, hogy a költségek adott ügyfelekhez vagy projektekhez rendelhetők, lehetővé téve a költségek nyomon követését és beszedését.
  • A Y Soft professzionális szolgáltatásait felhasználva gördülékenyen tervezhetők meg, helyezhetők üzembe és használhatók ki a YSoft SafeQ programcsomag nyújtotta megoldások a Xerox szabványos Global Operational Excellence (GOE) keretrendszerén keresztül.
  • Szoftver-előfizetés megvásárlásával alacsony kezdeti költségráfordítással szerezhető be a YSoft SafeQ termék, hiszen csak a ténylegesen használt eszközök után kell fizetni.
A legtöbb cég vagy intézmény nincs tisztában azzal, hogy mennyit költ a nyomtatással összefüggő tevékenységekre, és azt sem látja tisztán, hogy milyen a nyomtatóinak kihasználtsága. Emiatt a nyomtatási környezet optimalizálása, a költségek csökkentése, a biztonsági szabályzatoknak való megfelelés és a hatékonyság fokozása igazi kihívás.

A YSoft SafeQ bevált megoldásaival figyelhető és felügyelhető a teljes nyomtatási környezet, így költségmegtakarítás érhető el, eredményesebbé tehetők a munkafolyamatok, fenntartható az adatok biztonsága és óvható a környezet.

A legfőbb kihívások

  • A nyomtatási költségek ismeretének hiánya. A költségkövetési hiányosságok és a központi jelentéskészítés hiánya miatt nehezen optimalizálható a nyomtatási környezet, és azon területek azonosítása is nehézségekbe ütközik, ahol költségek takaríthatók meg.
  • Nem megfelelő munkafolyamatok. A felhasználók többletfeladatokra kényszerülnek, ezáltal időveszteség lép fel és csökken a hatékonyság.
  • Csökkenő eredményesség. Ha a felhasználók nem a nekik legmegfelelőbb céges vagy intézményi nyomtatón tudják elvégezni a nyomtatást, netán nincs lehetőségük távolról vagy mobil eszközökről nyomtatni, számolni kell azzal, hogy csökken a munkavégzés hatékonysága.
  • Beszedhetetlen költségek. Amennyiben a nyomtatási feladatok ügyfelekhez és részlegekhez rendelése csak részben történik meg, a kiszámlázandó költségek nem biztos, hogy be is szedhetők.
  • Biztonsági kockázatok. Előfordulhat, hogy illetéktelenek férhetnek hozzá a bizalmas adatokhoz, és akár a megfelelőségi előírások sem teljesülnek.
  • Szennyeződik a környezet. A papírveszteség, a fogyóeszközök és a felesleges áramfogyasztás mind hozzájárul a szükségtelen költségekhez, egyúttal ellehetetleníti a cégek és az intézmények társadalmi felelősségvállalási célkitűzéseit.
  • Időigényes adminisztráció. Az üzembe helyezés és a folyamatos felügyelet (így például a felhasználói hozzáférési szerepkörök és jogosultságok) adminisztrációja nehézkes, nem hatékony és sok időt vesz igénybe.
A nagyvállalati nyomtatásfelügyeletet biztosító YSoft SafeQ programcsomag egyszerűen integrálható a Xerox nyomtatóival, így jól kihasználhatók a Xerox nyomtatási megoldásai, emellett intelligensebbé, ellenőrizhetőbbé, biztonságosabbá, jövedelmezőbbé és költséghatékonyabbá tehető a teljes nyomtatási környezet.
  • A részletes tevékenységkövetés csökkenti a nyomtatási költségeket, mivel központilag készíthetők átfogó jelentések minden egyes nyomtatási, másolási és szkennelési műveletről, lehetővé téve a költségek kordában tartását.
  • Az egyszerűsített munkafolyamatok révén a felhasználók érintőképernyőn megjelenő menüket használva könnyedén kinyomtathatják, másolhatják és szkennelhetik a dokumentumaikat a cég vagy az intézmény bármely nyomtatóján.
  • Fokozható a hatékonyság, hiszen a felhasználók a cég vagy az intézmény nekik legjobban megfelelő nyomtatóján végezhetik el a nyomtatást, ezenkívül a mobil nyomtatási funkciót használva távolról is nyomtathatnak.
  • Többszintű projektelszámolást alkalmazva ügyfelekhez és részlegekhez rendelhetők a nyomtatási feladatok, így mind az elszámolás, mind a költségtervezés pontosabbá tehető.
  • A felhasználók hitelesítése és a biztonságos nyomtatás segít megóvni a bizalmas adatokat, és biztosítható a jogszabályoknak való megfelelés is.
  • A környezetre gyakorolt kedvező hatások közül kiemelhető, hogy kevesebb papírra és festékre van szükség, továbbá nyomon követhető, hogy mennyivel csökken a környezet terhelése.
  • Egyszerűsíthető az adminisztráció azzal, hogy a teljes nyomtatási környezet (és vele együtt az üzembe helyezés, valamint a szabályok, a szerepkörök és a jogosultságok beállítása) központilag felügyelhető.

Miért éppen a Xerox?

A Xerox és a YSoft SafeQ együttműködése rendkívül hatékonyan felügyelhető nyomtatási környezetet eredményez.
  • A nyomtatási környezet optimalizálása. A Xerox multifunkciós eszközeinek és a YSoft SafeQ átfogó jelentéskészítési funkcióinak együttes használatával megfelelően méretezett és hatékonyabban üzemelő nyomtatási környezetek alakíthatók ki céges és intézményi környezetben egyaránt.
  • Adatbiztonság. A Xerox nyomtatókon elvégezhető egyszerű felhasználóhitelesítés, a biztonságos nyomtatási várólisták, a szabályalapú nyomtatás és a felhasználói szerepkörök együttesen szavatolják, hogy a bizalmas dokumentumok és információk védelme mindig biztosított legyen.
  • Eredményesebb munkavégzés. A YSoft SafeQ könnyen kezelhető, a nyomtatást, a másolást és a szkennelést egyaránt megkönnyítő és kényelmesebbé tévő funkcióval (köztük az igény szerinti nyomtatás, a kedvenceket tartalmazó mappa és a földrajzi kötöttségek nélküli mobil nyomtatás) teljes mértékben kiaknázhatók a Xerox nyomtatók szolgáltatásai.
  • Költségcsökkentés. A hatékonyan működő Xerox nyomtatók és a YSoft SafeQ nyomtatásfelügyeleti rendszer együttes használatával hatékonyabbá tehető a költségek elszámolása, csökkenthető a szükségtelen nyomtatások száma és mérsékelhető a környezet terhelése, így minden téren megtakarítás érhető el.
  • Memória: 2 GB szabad RAM memória (4 GB ajánlott)
  • Háttértár: 20 GB
    Megfelelő tárhelykapcsolat szükséges (50 eszközhöz például 120 Mb/s és 100 IOPS). A pontos követelményekről ügyfélszolgálatunk tud tájékoztatást adni.
  • CPU: 2 GHz-es vagy gyorsabb kétmagos processzor
  • Hálózat: 1 Gb/s
  • Operációs rendszerek:
    • 32 bites vagy 64 bites Microsoft Windows Server 2008
    • 32 bites vagy 64 bites Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1
    • 64 bites Microsoft Windows Server 2012
    • 64 bites Microsoft Windows Server 2012 R2