YSoft® SafeQ®

Control, secure, and optimise print services across your organisation

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YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers
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YSoft SafeQ est une suite de gestion de l'impression en entreprise de premier ordre. Composée de solutions modulaires, elle permet aux entreprises de prendre le contrôle de leur environnement d'impression, de réduire les coûts, de renforcer la protection des documents et la conformité aux normes de sécurité, d'améliorer la productivité dans vos bureaux et de minimiser l'impact de l'impression sur l'environnement.

Que vous travailliez pour une grande banque, une compagnie d'assurance, une université, une petite entreprise indépendante ou encore un organisme public ou à but non lucratif, YSoft SafeQ vous donne le contrôle total de votre environnement d'impression et un accès complet à celui-ci, le tout dans le respect de votre politique globale. Grâce à la mine de renseignements collectés par YSoft SafeQ, vous pouvez optimiser les opérations de vos services administratifs et accroître leur productivité.
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Principales caractéristiques

  • Le module Print Roaming vous permet d'imprimer n'importe où et à tout moment. Quel que soit le bâtiment, le campus, la ville ou le continent où vous vous rendez, votre tâche d'impression est accessible en toute sécurité.
  • Le module Impression axée sur les règles vous permet de définir la stratégie d'impression de votre entreprise en fonction de l'accessibilité des utilisateurs et de votre politique d'entreprise.
  • Le module Authentification offre un accès sécurisé à vos imprimantes et photocopieurs. Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent accéder à ces appareils.
  • Le module Création de rapports vous permet de générer des rapports consolidés et détaillés par utilisateur, service et/ou appareil pour déterminer l'allocation des coûts, la consommation de ressources, l'utilisation des appareils et l'efficacité de votre environnement d'impression. Les rapports prédéfinis ou personnalisés sont facilement accessibles via le Web ou Microsoft Excel.
  • Le module Impression mobile vous permet d'imprimer en toute transparence et en toute sécurité à partir du Web ou de n'importe quel appareil mobile (téléphone intelligent, iPad, ordinateur portable, etc.) sans logiciel ni pilote d'imprimante supplémentaire.
  • Simple et sécurisé, le module Gestion des numérisations vous permet de numériser un document en un seul clic et de l'envoyer à une adresse courriel ou à un dossier prédéfini. Vous pouvez également personnaliser des flux de numérisation et les intégrer en toute transparence à vos processus existants.
  • Le module Crédit et facturation est un système de paiement en libre-service qui est utilisé dans le secteur de l'éducation et les centres de reprographie. Il permet d'affecter les coûts d'impression à des clients ou à des projets spécifiques afin de faciliter le suivi des dépenses et la facturation.
  • Des services professionnels sont proposés pour optimiser la conception, la mise en place et l'utilisation de la suite de solutions YSoft SafeQ conformément à la norme d'excellence opérationnelle globale (GOE, Global Operational Excellence).
  • De par son coût initial moins élevé, un abonnement logiciel constitue un moyen économique d'acquérir la solution YSoft SafeQ. Ici, seuls les appareils utilisés sont facturés.
La plupart des entreprises ignorent leurs coûts d'impression et la façon dont leurs imprimantes sont utilisées. Dans ces conditions, il est très difficile d'optimiser l'environnement d'impression et d'identifier des pistes pour réduire les coûts, respecter les normes de sécurité et accroître la productivité.

YSoft SafeQ propose des solutions éprouvées de suivi et de gestion de l'environnement d'impression qui visent à diminuer les coûts, accroître l'efficacité des flux de travail, sécuriser les données et protéger l'environnement.

Principaux défis

  • Ignorance des coûts d'impression. Le suivi incomplet des coûts et le manque d'informations centralisées freinent l'optimisation de l'environnement d'impression et l'identification des sources de gaspillage.
  • Flux de travail inefficaces. Les utilisateurs sont contraints d'effectuer des tâches supplémentaires qui leur font perdre du temps et qui nuisent à leur productivité.
  • Baisse de la productivité. Si les utilisateurs ne sont pas en mesure d'imprimer un document sur l'imprimante de leur choix ou qu'ils sont dans l'incapacité d'envoyer des tâches d'impression à distance ou lors d'un déplacement, leur productivité est vouée à la baisse.
  • Coûts non recouvrés. L'allocation incomplète des tâches d'impression aux clients et aux services se traduit par le non-recouvrement des coûts.
  • Risques en matière de sécurité. Il peut arriver que des données confidentielles tombent entre les mains de personnes non autorisées, entraînant éventuellement des infractions à la conformité.
  • Impact sur l'environnement. Le gaspillage de papier, de consommables et d'énergie occasionne des coûts inutiles et nuit à la responsabilité sociétale de l'entreprise (RSE).
  • Administration contraignante. Les opérations actuelles de déploiement et de gestion, notamment dans le domaine des rôles et des droits d'accès des utilisateurs, sont difficiles, inefficaces et fastidieuses.
La solution de gestion de l'impression en entreprise YSoft SafeQ s'intègre de façon transparente aux imprimantes Xerox pour tirer parti de leurs avantages et améliorer le contrôle, la sécurité, la productivité et la rentabilité de l'ensemble de l'environnement d'impression.
  • Le suivi détaillé des opérations permet de réduire les coûts d'impression : grâce à des rapports complets qui centralisent toutes les impressions, copies et numérisations effectuées dans votre entreprise, vous avez les moyens de contrôler les coûts.
  • Avec la mise en place de flux de travail simplifiés, les utilisateurs peuvent imprimer, copier et numériser des documents à l'aide de menus tactiles conviviaux sur n'importe quelle imprimante de votre entreprise.
  • Productivité plus élevée : les utilisateurs peuvent envoyer leurs documents à l'imprimante de leur choix dans l'entreprise ou les envoyer à distance via le module Impression mobile.
  • La comptabilité des projets sur plusieurs niveaux permet d'allouer des tâches à des clients ou à des services afin d'établir des factures et des budgets plus précis.
  • Les fonctions d'authentification des utilisateurs et d'impression sécurisée permettent de protéger les données confidentielles et de veiller au respect des règlements en vigueur.
  • La réduction de la consommation de papier et d'encre et la possibilité de faire le suivi des ressources naturelles utilisées contribuent à réduire l'impact sur l'environnement.
  • Les tâches administratives sont simplifiées, avec une gestion centralisée dans tout l'environnement d'impression, du déploiement à l'établissement de règles, de rôles et de droits.
Avec Xerox et YSoft SafeQ, vous exercez un contrôle sans précédent sur votre environnement d'impression.
  • Optimisation de l'environnement d'impression. En conciliant la gamme complète d'imprimantes multifonctions Xerox et les fonctions exhaustives de création de rapports de YSoft SafeQ, vous pouvez mettre en œuvre un environnement d'impression adapté et plus efficace.
  • Protection des données. Diverses fonctionnalités, comme l'authentification de l'utilisateur sur l'imprimante Xerox, les files d'attente à l'impression sécurisées, l'impression axée sur les règles et la définition de rôles utilisateur, garantissent la protection des données et des documents confidentiels.
  • Responsabilisation des employés. Plusieurs fonctionnalités conviviales de YSoft SafeQ, comme l'impression en mode « pull », la création de dossiers favoris ou encore l'impression mobile depuis n'importe quel endroit, facilitent grandement les tâches d'impression, de copie et de numérisation. Elles permettent aussi aux utilisateurs de tirer pleinement parti des fonctionnalités des imprimantes Xerox.
  • Réduction des coûts. En tirant parti de l'efficacité combinée des imprimantes Xerox et de la solution de gestion de l'impression YSoft SafeQ, vous pouvez éliminer le gaspillage et les déchets, améliorer la comptabilité analytique, réduire les tâches d'impression inutiles et protéger davantage l'environnement.
Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.

Multifonctions

  • Mémoire: 2 Go de mémoire RAM disponible, 4 Go recommandé
  • Disque dur: 20 Go
    Connexion appropriée à un espace de stockage, par exemple avec un débit d'au moins 120 Mo/s et 100 IOPS pour 50 appareils. Contactez votre représentant pour déterminer vos besoins individuels.
  • Unité centrale: Dual Core 2 GHz ou plus rapide
  • Réseau: 1 Gbit/s
  • Systèmes d'exploitation:
    • Microsoft Windows Server 2008 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 (64 bist)
    • Microsoft Windows Server 2012 R2 (64 bits)

Y Soft, Ltd.


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