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YSoft® SafeQ®

Controle, asegure, escale y obtenga el máximo rendimiento de los servicios de impresión en toda la organización

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YSoft SafeQ Print Management Solution for Xerox Networked Printers and Multifunction Printers
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YSoft SafeQ es un conjunto de soluciones modulares de primer nivel para la administración de la impresión empresarial que permite a las organizaciones controlar el entorno de impresión, reducir los gastos, aumentar la seguridad y el cumplimiento de los documentos, mejorar la productividad administrativa y minimizar el impacto que provoca la actividad de impresión en el medio ambiente.

Ya sea su organización un gran banco, una empresa aseguradora, una universidad, una pequeña empresa independiente, una organización sin fines de lucro o una organización gubernamental, YSoft SafeQ le ofrece un control integral y un acceso total a su entorno de impresión en conformidad con las directrices corporativas. Toda esta inteligencia en su conjunto permite mejorar la eficacia y la eficiencia del trabajo de oficina.
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Funciones clave

  • Print Roaming ofrece una impresión sencilla en cualquier momento y en cualquier lugar que desee. Independientemente del edificio, el campus, la ciudad o el continente al que vaya a viajar, podrá acceder a su trabajo de impresión de forma fácil y segura.
  • Impresión basada en reglas le permite establecer las políticas de impresión de su organización conforme a la accesibilidad de los usuarios y las directrices de impresión corporativas.
  • Autenticación garantiza el acceso seguro a las impresoras y fotocopiadoras. Solo los usuarios que se hayan autenticado podrán acceder a estos dispositivos.
  • Elaboración de informes le permitirá obtener informes consolidados y detallados por usuario, departamento o dispositivo con los que podrá conocer la asignación de gastos, el consumo, la utilización y la eficacia de su entorno de impresión. Los informes predefinidos o personalizados son de fácil acceso y se pueden visualizar en línea o en un documento de Microsoft Excel.
  • Impresión móvil ofrece una impresión móvil y en línea de manera segura y sencilla desde cualquier dispositivo (smartphones, iPads, equipos portátiles, etc.) sin necesidad de instalar software o controladores de impresión adicionales.
  • Administración de digitalización permite realizar operaciones de digitalización de forma fácil y segura con un solo clic y enviar el resultado a un correo electrónico o una carpeta predeterminada. Los flujos de trabajo de digitalización se pueden personalizar e integrar sin dificultades en los procesos empresariales ya existentes.
  • Crédito y facturación es una solución de pago de autoservicio para impresiones que se utilizan en los centros educacionales y centros de copiado. Esta opción aporta otra dimensión a sus informes de impresión, ya que asigna gastos a los clientes o proyectos específicos para que pueda realizar seguimiento y obtener reembolso.
  • Servicios profesionales le garantizan un diseño, entrega y utilización optimizados del conjunto de soluciones YSoft SafeQ mediante el marco de trabajo estandarizado Global Operational Excellence (GOE).
  • Suscripción de software ofrece un ingreso inicial de bajo costo a la solución YSoft SafeQ con la que solo pagará por el número de dispositivos que vaya a utilizar.
La mayoría de las organizaciones desconocen cuáles son sus gastos relacionados con la impresión o la forma en que se utilizan sus impresoras. Por lo tanto, es un desafío optimizar el entorno de impresión e identificar oportunidades para reducir los costos, cumplir con la seguridad y aumentar la productividad.

YSoft SafeQ ofrece soluciones probadas para supervisar y administrar todo el entorno de impresión con el objetivo de reducir los gastos, aumentar la eficacia de los flujos de trabajo, garantizar la seguridad de los datos y proteger el medio ambiente.

Desafíos clave

  • Costos de impresión no conocidos. Un seguimiento insuficiente y la falta de informes centralizados dificultan la optimización del entorno de impresión y la identificación de las áreas de gasto excesivo.
  • Flujos de trabajo poco eficientes. Los usuarios tienen que realizar tareas adicionales que hacen perder tiempo y reducir la productividad.
  • Productividad reducida. La productividad se ve reducida por la imposibilidad de los usuarios de imprimir en la impresora más conveniente dentro de la organización o de enviar los trabajos de impresión de forma remota o mientras viajan.
  • Gastos no recuperados. La asignación incompleta de trabajos de impresión a los clientes y departamentos conlleva gastos facturables que no se recuperan.
  • Riesgos de seguridad. Los datos confidenciales pueden estar al alcance de personas no autorizadas e, incluso, podría suponer una infracción del cumplimiento normativo.
  • Daño al medio ambiente. Cuando se malgasta papel, insumos y energía se producen costos innecesarios y se socavan las responsabilidades sociales corporativas (RSC) de la organización.
  • Administración demorosa. La implementación y la administración posterior, incluidas las funciones y los permisos de acceso de los usuarios, son difíciles, ineficaces y lentos de administrar.
La solución de administración de impresión empresarial YSoft SafeQ se integra sin problemas con las impresoras Xerox, para de este modo aprovechar las ventajas que ofrece Xerox y hacer posible que el entorno de impresión sea más inteligente, controlado, seguro, productivo y rentable.
  • El seguimiento detallado reduce los gastos de impresión. Los informes centralizados y completos de cada impresión, copia y digitalización permiten controlar los gastos de la organización.
  • Los flujos de trabajo simplificados permiten a los usuarios imprimir, copiar y digitalizar mediante menús táctiles fáciles de usar en cualquier impresora de la organización.
  • Mayor productividad: los usuarios pueden imprimir en la impresora que mejor les convenga de la organización y enviar los trabajos de impresión de forma remota mediante Impresión móvil.
  • La contabilidad de proyectos de varios niveles permite asignar trabajos a clientes o departamentos para un proceso de facturación y presupuesto más preciso.
  • La autenticación de usuarios y la impresión segura protegen los datos confidenciales y garantizan el cumplimiento normativo.
  • Los beneficios para el medio ambiente incluyen la reducción del uso de papel y tóner, y la capacidad de realizar seguimiento del uso reducido de los recursos naturales.
  • Administración sencilla, con la administración centralizada de todo el entorno de impresión, abarca desde la puesta en marcha hasta la configuración de reglas, funciones y permisos.

¿Por qué elegir Xerox?

Con Xerox y YSoft SafeQ, podrá disfrutar de un control inigualable de su entorno de impresión.
  • Optimización del entorno de impresión. La gama completa de impresoras multifuncionales de Xerox junto con la elaboración de informes integrales de YSoft SafeQ permiten a su organización implementar un entorno de impresión del tamaño preciso que funcione con la máxima eficacia.
  • Información segura. La sencilla autenticación de los usuarios de las impresoras Xerox, las colas de impresión seguras, la impresión basada en reglas y las funciones de usuarios garantizan que la información y los documentos confidenciales estarán siempre protegidos.
  • Poder para los empleados. Los usuarios podrán hacer un uso completo de las funciones de las impresoras Xerox gracias a las sencillas opciones de YSoft SafeQ con las que la impresión, el copiado y la digitalización resultan más fáciles y más prácticas: impresión "pull", carpetas favoritas, impresión móvil desde cualquier lugar y mucho más.
  • Reducción de gastos. Mediante las eficaces impresoras Xerox y la solución de administración de impresión YSoft SafeQ, su organización dejará de malgastar en todo sentido y disfrutará de una mejor contabilidad de gastos, un menor número de trabajos de impresión innecesarios y un mayor ahorro medioambiental.
Las galardonadas copiadoras, impresoras e impresoras multifunción de Xerox incluyen plataformas flexibles que contienen una gran variedad de soluciones de software. La funcionalidad del software puede variar según el modelo del producto. Contáctese con su representante de ventas local para recibir información detallada acerca de la compatibilidad.

Multifunción

  • Memoria: 2 GB de memoria RAM disponible, 4 GB recomendados
  • Disco duro: 20 GB
    Conexión adecuada para almacenamiento, por ejemplo con una salida de un mínimo de 120 MB/s y 100 IOPS para 50 dispositivos; comuníquese con su representante de servicio para consultar sobre sus necesidades específicas.
  • Unidad de procesamiento central: Procesador de doble núcleo de 2 GHz o más
  • Red: 1 GB/s
  • Sistema operativo:
    • Microsoft Windows Server 2008 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64 bits)
    • Microsoft Windows Server 2012 (64 bist)
    • Microsoft Windows Server 2012 R2 (64 bits)

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