Outsourcing de documentos e serviços de eficácia comprovada, aumentam a eficiência, encurtam os prazos para obter lucros e melhoram o relacionamento com os seus clientes
O Xerox SMARTsend é uma solução integral de captação, conversão e envio de documentos que simplifica a gestão de informação, permitindo aos utilizadores partilhar de forma rápida, fácil e segura informação em papel.
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Software de avaliação
O software de avaliação Xerox SMARTsend permite-lhe avaliar o produto em todas as suas funcionalidades no seu sistema durante 60 dias, para o ajudar a tomar uma decisão de compra. > download > instruções de Download
Principais funções
Envio de documentos para diversos destinos numa única digitalização:
Endereços de e-mail
Pasta de rede Microsoft
Pasta Novell Netware (versão 5.x, 6.x)
Pastas FTP
Pastas Web Microsoft Exchange 2000
Web URL
Impressora
Repositórios de documentos:
DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
Domino (versão 5.x ou 6.0)
Domino.Doc (versão 3.1)
Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
Digitalização para formatos padrão do mercado tais como TIFF, PDF e JPEG.
Variação dos formatos de ficheiro de digitalização por destino. Por exemplo, com o SMARTsend Pro uma digitalização poderá enviar o documento como PDF de texto pesquisável para um repositório e como documento do Microsoft Word para um endereço de e-mail.
Acesso directo a endereços de e-mail disponíveis através do livro de endereços da empresa.
Acrescente informação de indexação (metadados) a qualquer documento digitalizado para pesquisa e abertura rápida no seu sistema de gestão de conteúdos.
Digitalize para repositório, ou imprima a partir de um repositório (versão SMARTsend Pro) directamente a partir do interface do utilizador de um dispositivo multi-funcional com capacidades EIP. Os repositórios podem incluir pastas Windows, Xerox DocuShare™ e Microsoft SharePoint
As folhas de rosto de digitalização do PaperWare (versão SMARTsend Pro) permitem modificar os destinos no momento da digitalização.
Diversos métodos de confirmação de digitalização (impressos ou e-mail).
Integrado na arquitectura Microsoft.Net para uma integração impecável com a sua rede existente.
Fácil utilização por profissionais TI. Facilidade de instalação e manutenção pelos Administradores de Sistemas. Optimização dos perfis de utilizador de rede em termos de segurança e de facilidade de acesso. Sem necessidade de configuração de utilizadores individuais.
Fácil de utilizar, Assistentes do Workflow proporcionam aos utilizadores uma funcionalidade de criação workflow fácil e passo a passo.
Os armários para arquivo de documentos em papel, começam rapidamente a ocupar demasiado espaço precioso. Além disso, aceder a estes documentos poderá ser um desafio. Sempre que a solução passa por arquivar digitalmente os documentos, esta deverá ser de implementação e manutenção fácil e económica.
Principais desafios
Satisfazer requisitos legaisrelacionados com informações à base de papel
Adicionar informação contida em papel no actual sistema de gestão de conteúdos electrónicos
Reduzir custos elevados do fax tradicional e envio rápido
Reduzir custos elevados de armazenamento e arquivo de papel
Encontrar documentos poderá ser um processo frustrante, demorado e impreciso
Fluxo de trabalho e colaboração pouco eficiente devido a uma lenta disseminação de informações em papel e em formato digital por toda a organização
O software Xerox SMARTsend torna a partilha de documentos mais fácil do que nunca, de modo a que mais informações estejam à disposição de mais pessoas. Optimize o investimento na sua rede e transporte os seus processos para o futuro com o software SMARTsend.
Poupe tempo definindo diversos destinatários e formatos de ficheiro num mesmo fluxo de trabalho.
Poupe em despesas de envio enviando documentos electronicamente, em vez de os enviar por correio.
Crie espaço de armazenamento convertendo documentos em papel arquivados em armários, para ficheiros em formato electrónico.
Uma mais rápida pesquisa e recuperação de documentos, adicionando informações de indexação (metadados) sempre que os digitalizar.
Um fluxo de trabalho e uma colaboração mais eficiente uma vez que os documentos em papel ou em formato digital podem ser obtidos rapidamente ou enviados para um único repositório partilhado de informações a partir de qualquer dispositivo multi-funcional com capacidades EIP
Envie documentos para diversos destinos em diferentes formatos, usando o mesmo fluxo de trabalho. Muitas soluções da concorrência obrigam-no a reenviar para cada destino ou formato…um processo que requer muito tempo.
Fácil de instalar e de fazer a manutenção sem software adicional para carregar no ambiente de trabalho do utilizador, ao contrário de alguns concorrentes.
Compatível com a maioria dos equipamentos- permite utilizar mais de 40 equipamentos Xerox WorkCentre Pro (incluindo equipamentos a cores) e equipamentos Document Centre com o SMARTsend. A compatibilidade da concorrência na sua própria linha de produtos é muito mais limitada.
Opções flexíveis de edição do workflow (workflows do equipamento com modelos e/ou PaperWare) que os concorrentes não conseguem igualar.
Desenvolvimento mais fácil e rápido de software personalizado de interface em relação à maioria dos concorrentes, uma vez que a Xerox Extensible Interface Platform se baseia em padrões web
O botão Scan to Home, que a maioria dos concorrentes não possui, simplifica a digitalização para utilizadores remotos, enviando automaticamente as digitalizações para um destino pré-definido.
TrueMatch, exclusivo da Xerox, um workflow de pesquisa e recuperação de documentos, que faz corresponder um documento digitalizado no equipamento ou documentos que contêm informação semelhante.
Processo de aquisição mais fácil do que a concorrência, uma vez que o seu técnico Xerox irá gerir, quer as suas necessidades de hardware, quer as suas necessidades de software.
Mais rápida resolução de problemas com um único ponto de contacto para apoio a hardware e/ou a software – ao contrário das ofertas da concorrência, que possuem diferentes contactos para apoio a hardware e a software.
Os premiados copiadores, impressoras e impressoras multi-funções da Xerox incluem plataformas flexíveis, que integram uma vasta diversidade de soluções de software. As funcionalidades do software poderão variar de acordo com o modelo do produto. Contacte o seu técnico de vendas local para obter informações mais pormenorizadas acerca da compatibilidade.
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