Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend é uma solução completa para captura, conversão e roteamento de documentos que simplifica o gerenciamento de informações ao permitir que os usuários compartilhem informações em papel com rapidez, facilidade e segurança.

Principais características

  • Envia documentos para vários destinos com apenas uma digitalização:
    • Endereços de e-mail
    • Pasta de rede Microsoft
    • Pasta Novell Netware (versão 5.x, 6.x)
    • Pastas de FTP
    • Pastas da Web do Microsoft Exchange 2000
    • URL da Web
    • Impressoras
    • Repositórios de documento:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (versão 5.x ou 6.0)
      • Domino.doc (versão 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Digitaliza para formatos padrão da indústria como TIFF, PDF e JPEG.
  • Varia o formato dos arquivos de acordo com o destino. Por exemplo, com o SMARTsend Pro uma digitalização pode ser enviada para um repositório como documento em formato PDF, permitindo consulta de texto, e para um endereço de e-mail como um documento do Word.
  • Acesso direto a endereços de e-mail disponíveis por meio do catálogo de endereços da empresa.
  • Acrescenta informações de indexação(metadados) a qualquer documento digitalizado, para pesquisa e recuperação rápida em seu sistema de gerenciamento de conteúdo.
  • Digitalizar para ou imprimir a partir de um repositório (versão SMARTsend Pro) diretamente da interface do usuário de um dispositivo multifuncional com EIP ativada. Os repositórios podem ser Xerox DocuShare™, Microsoft SharePoint e pastas Windows
  • As folhas de rosto da digitalização PaperWare (versão SMARTsend Pro) permite modificar os destinos no momento da digitalização.
  • Vários métodos de confirmação das digitalizações (impresso ou por e-mail).
  • Desenvolvido com arquitetura Microsoft.Net para uma integração perfeita com a rede existente.
  • Amigável ao ambiente de TI. De fácil instalação e manutenção para os Administradores de sistema (SAs). Melhora os perfis de usuários da rede quanto à segurança e facilidade de acesso. Não é necessário configurar usuários individuais.
  • Fácil de usar. Os assistentes de fluxo de trabalho proporcionam aos usuários um recurso passo-a-passo, fácil de usar, para a criação de fluxos de trabalho.
Os gabinetes de arquivo cheios de documentos podem ocupar rapidamente um valioso espaço no escritório. E o acesso a esses documentos pode ser um desafio. Quando o armazenamento digital de arquivos é a solução, ele deve ser de fácil realização e barato de implementar e manter.

Principais desafios

  • Conformidade com exigências regulamentares envolvendo informações em papéis
  • Adição de informação em papel no sistema de gerenciamento de conteúdo eletrônico existente
  • Redução dos altos custos com envio de fax tradicional e noturno
  • Redução dos altos custos de armazenamento e arquivamento de papel
  • A procura de documentos pode ser uma tarefa frustrante, demorada e inexata
  • Colaboração e fluxo de trabalho ineficiente devido à lenta disseminação de informações em cópias impressas ou digitais pela organização
O software Xerox SMARTsend torna o compartilhamento de arquivo ainda mais fácil para que uma maior quantidade de informações seja acessada por um maior número de pessoas. Otimize o investimento em rede e leve seus processos de negócios para o futuro com o software SMARTsend.
  • Economia de tempo ao definir diversos destinos e formatos de arquivo em um único fluxo de trabalho
  • Economia no custo de endereçamento ao enviar documentos de maneira eletrônica, em vez do correio
  • Criação de espaços para armazenamento ao converter documentos impressos guardados em arquivos para o formato eletrônico
  • Pesquisa e recuperação mais rápidas de documentos ao acrescentar informações de indexação (metadados) ao digitalizá-los
  • Colaboração e fluxo de trabalho mais eficiente já que documentos digitais e em cópia impressa podem ser rapidamente recuperados ou enviados para um único repositório compartilhado de informações de qualquer dispositivo multifuncional com EIP ativada

Por que escolher a Xerox?

  • Envia documentos para vários destinos em diferentes formatos todos no mesmo fluxo de trabalho. Muitas soluções dos concorrentes exigem um reenvio para cada destino ou formato... um processo muito demorado.
  • Fácil de instalar e manter, sem a necessidade de instalar um software adicional na área de trabalho do usuário, diferente dos concorrentes.
  • Compatível com a maioria dos dispositivos- pode-se utilizar o SMARTsend em mais de 40 dispositivos Xerox WorkCentre Pro (inclusive com recursos de cor) e nos Document Centres. A compatibilidade do concorrente dentro de sua própria linha de produtos é muito mais limitada.
  • Opções flexíveis de publicação de fluxo de trabalho (fluxos de trabalho de dispositivos com modelos e/ou PaperWare) que a concorrência não possui.
  • Desenvolvimento mais rápido e fácil do software da interface do usuário personalizada do que a maior parte da concorrência, pois a plataforma da interface extensível Xerox está baseada em padrões da Web
  • Botão Enviar digitalização para, que a maioria dos concorrentes não tem, simplifica as digitalizações para usuários móveis, enviando os trabalhos digitalizados automaticamente para um destino de origem predefinido.
  • O fluxo de trabalho para busca e recuperação TrueMatch exclusivo da Xerox é capaz de recuperar documentos que correspondem a um documento digitalizado no dispositivo ou a documentos que contêm informações semelhantes.
  • Processo de compra mais fácil do que o da concorrência porque o representante da Xerox se encarregará de ambas as necessidades de hardware e software.
  • Solução mais ágil de problemas com um único ponto de contato para suporte de hardware e/ou software - diferente das ofertas dos concorrentes que têm contatos separados para suporte de hardware e software.

As copiadoras, impressoras e impressoras multifuncionais premiadas da Xerox incluem plataformas flexíveis que acomodam uma ampla variedade de soluções de software. A funcionalidade do software pode variar de acordo com o modelo do produto. Entre em contato com o representante de vendas local para obter informações mais detalhadas de compatibilidade.

Multifuncionais

Impressoras e copiadoras de produção

  • Para um melhor desempenho, recomendamos que o software SMARTsend seja instalado em um servidor/computador especializado. Os requisitos mínimos são:
    • UCP: 1.0 GHz ou superior
    • Disco rígido: 750 MB ou mais de espaço livre em disco
    • Memória RAM: 512 MB ou mais. O SMARTsend também pode ser instalado em uma impressão compartilhada ou servidor de arquivo com as especificações mínimas disponíveis acima.
    • Sistemas operacionais
      • Windows 2000 Server ou Advanced Server com IIS 5.0 ou versões superiores
      • Windows 2003 Server com ASP.NET e IIS
      • Plataforma Windows XP Professional Workstation SP2
        SMARTsend também pode ser instalado nos sistemas operacionais acima em conjunto com o VM Ware ou Microsoft Virtual PC/Virtual Server.
  • Requisitos do cliente
    A interface de cliente SMARTsend é baseada no navegador da Web e pode ser acessada pelos seguintes navegadores da Web compatíveis:
    • Clientes Windows: Microsoft Internet Explorer versão 5.5 e versões superiores
    • Clientes Windows/Mac: Netscape Navigator versão 7.0 e versões superiores
    • Mac OS X v10.2 ou versões posteriores: Mozilla versão 1.7 e versões posteriores, Mozilla FireFox versão 1.0.6 e versões superiores
    • Clientes Linux/UNIX:Mozilla versão 1.7 ou versões posteriores, Mozilla FireFox versão 1.0.6 e versões superiores