L'expertise de l'externalisation et des services document pour une meilleure efficacité, des revenus plus rapides et une plus grande satisfaction du client
Le logiciel Xerox SMARTsend est une solution complète de numérisation, de conversion et de routage de documents qui simplifie la gestion de l'information en permettant aux utilisateurs de partager rapidement, aisément et en toute sécurité les informations présentées dans des documents papier.
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Numérisation unique d'un document et envoi vers des destinations multiples :
Adresses de courrier électronique
Dossier de réseau Microsoft
Dossier Novell Netware (version 5.x, 6.x)
Dossiers FTP
Dossiers Web de Microsoft Exchange 2000
URL Web
Imprimante
Espaces d'archivage de documents :
DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
Domino (version 5.x ou 6.0)
Domino.Doc (version 3.1)
Microsoft SharePoint 2001/2003
Hummingbird DM 5.1.0.5 (en option)
Interwoven Worksite 8.0 (en option)
Documentum 5.2.5.SP3 (en option)
Livelink Enterprise Server 9.5 (en option)
TRIM Content 6 (en option)
Numérisation dans les formats standard tels que TIFF, PDF et JPEG.
Sélection du format de numérisation en fonction de la destination. Par exemple, SMARTsend Pro vous permet, en une numérisation, d'envoyer un document en tant que fichier PDF avec recherche de texte vers un espace d'archivage et en tant que fichier Microsoft Word vers une adresse électronique.
L'accès direct aux adresses de courrier électronique est disponible via le carnet d'adresses de la société.
Possibilité d'ajouter des informations d'indexation (métadonnées) à tout document numérisé, ce qui facilite la recherche et la récupération de documents dans votre système de gestion de contenu.
Numérisez vers un référentiel ou imprimez à partir d’un référentiel (SMARTsend Pro version) directement à l’aide de l’interface utilisateur d’un appareil multifonction dotée d’une EIP. Les référentiels peuvent inclure DocuShare™ de Xerox, SharePoint de Microsoft et des dossiers Windows.
Les bons de distribution PaperWare (version SMARTsend Pro) permettent la modification des destinations au point de numérisation.
Choix du mode de confirmation de numérisation (imprimé ou électronique).
Basé sur l'architecture Microsoft.Net, il s'intègre de manière transparente dans votre réseau existant.
Informatique conviviale. Facilite l'installation et la maintenance par les administrateurs système. Exploite les profils utilisateur réseau pour la sécurité et un accès facile. Il est inutile de configurer des utilisateurs individuels.
Facile à utiliser. Les assistants d’aide de workflow, avec des instructions pas à pas, vous facilitent la création de workflow.
L'espace de travail, si précieux, peut très rapidement se trouver envahi par des armoires pleines de documents papier. Dans ces conditions, retrouver des documents peut devenir un véritable tour de force. Lorsque l'archivage numérique s'avère la solution idéale, sa mise en place et sa gestion doivent être simples et peu coûteuses.
Principaux défis
Conforme aux exigences réglementaires des données papier
Intégration des données papier dans les systèmes de gestion de contenu électronique existant
Réduction des coûts élevés de télécopie et de livraison express
Réduction des coûts élevés de stockage et d'archivage des documents papier
Recherche des documents frustrante, longue et parfois vaine
Flux de travail et collaboration inefficaces en raison de la diffusion lente des documents imprimés et de l’information numérique au sein de l’entreprise
Avec le logiciel Xerox SMARTsend, le partage des documents est plus simple que jamais. Permettre au plus grand nombre d'accéder à plus d'informations devient donc enfantin. Optimisez votre investissement réseau et donnez une longueur d'avance à vos processus grâce au logiciel SMARTsend.
Gagnez du temps grâce à la possibilité de définir plusieurs destinations et formats de fichier en un seul workflow.
Économisez sur les frais d'envoi en transmettant vos documents sous forme électronique plutôt que par la poste.
Désencombrez votre bureau en convertissant les documents papier classés dans vos armoires en fichiers électroniques.
Accélérez vos opérations de recherche et récupération de documents en y intégrant des informations d'indexation (métadata) lors de leur numérisation.
Flux de travail et collaboration plus efficaces parce que les documents imprimés et numériques peuvent être récupérés ou envoyés rapidement à un seul référentiel d’information partagé à partir de n’importe quel appareil multifonction doté d’une EIP
Envoi de documents vers plusieurs destinations dans des formats différents, dans le même workflow. Avec de nombreuses solutions concurrentes vous êtes obligé de répéter l'envoi pour chaque destination ou chaque format…ce qui prend beaucoup plus de temps.
Simple à installer, facile à gérer : contrairement à certains produits concurrents, cette solution ne nécessite pas l'installation d'un logiciel supplémentaire sur le bureau de l'utilisateur.
Compatible avec la plupart des périphériques - plus de 40 systèmes Xerox WorkCentre Pro (y compris les systèmes couleur) et Document Centre peuvent être utilisés avec SMARTsend. La compatibilité des solutions concurrentes avec les produits de leur propre marque est beaucoup plus restreinte.
Des options souples de publication de workflow (workflows de périphérique avec modèles et/ou PaperWare) inégalées dans les solutions concurrentes.
Élaboration plus facile et plus rapide de logiciels d’interface utilisateur personnalisés que la plupart des concurrents parce que l’Interface utilisateur extensible de Xerox est fondée sur des normes Web.
Le bouton Scan to Home, non proposé dans les produits concurrents, facilite la tâche des utilisateurs en envoyant automatiquement les numérisations vers une destination personnelle prédéfinie.
Le workflow de recherche et de récupération TrueMatch, une exclusivité Xerox , permet de récupérer les documents correspondant au document numérisé sur la machine ou des documents contenant des informations similaires. (fonctionne uniquement en Anglais)
Processus d'achat plus simple que pour un produit concurrent, votre représentant Xerox se chargeant de l'ensemble de vos besoins, matériels et logiciels.
Résolution accélérée des problèmes: vous bénéficiez d'un même contact pour l'assistance matérielle et logicielle, ce qui n'est pas le cas pour les solutions proposées par nos concurrents.
Les copieurs, imprimantes et systèmes multifonctions Xerox, maintes fois primés, intègrent des plateformes d'une grande souplesse pouvant prendre en charge un large éventail de solutions logicielles. Les fonctionnalités logicielles peuvent varier d'un modèle à l'autre. Prenez contact avec votre représentant local pour toute précision relative à la compatibilité.
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