Xerox® ConnectKey® dla DocuShare™®

Łatwe, intuicyjne skanowanie bezpośrednio do procesów biznesowych

Dzięki Xerox® ConnectKey® dla DocuShare® pracownicy mogą bezpiecznie przechwytywać dokumenty papierowe i skanować je bezpośrednio do wykorzystania w ramach procesów biznesowych, a administratorzy IT i biznesowi mogą łatwo skonfigurować i zarządzać użytkownikami oraz procesami w ramach przepływu zadań.

Przekonaj się, jak proste, potężne i inteligentne jest ConnectKey dla DocuShare i w jaki sposób może zwiększyć produktywność użytkowników. Podstawowe skanowanie do wiadomości e-mail i skanowanie sieciowe to wspaniałe sposoby na wykorzystanie inwestycji w urządzenie wielofunkcyjne. Jeśli jednak musisz szybko i dokładnie przechwytywać informacje oraz natychmiast znaleźć dokumenty dla istotnych procesów biznesowych, jak płatności i przetwarzanie faktur, kwestie związane z obsługą klienta oraz audyty zgodności z przepisami, niezbędne jest więcej opcji.

Pożegnaj się z wieloetapowymi procesami i przywitaj produktywność wynikającą z płynnego przepływu zadań.

Kluczowe funkcje

Łatwe skanowanie – łatwe przechwytywanie i digitalizacja dokumentów poprzez konfigurację przycisków skanowania na urządzeniu wielofunkcyjnym do wybranego miejsca docelowego:
  • do adresów e-mail – osobiste lub zdefiniowane wcześniej
  • do bibliotek DocuShare, zarówno lokalnych, jak i w chmurze
  • do wspólnych folderów sieciowych
  • do automatycznych, skonfigurowanych wstępnie przepływów pracy
Przeglądanie z poziomu urządzenia wielofunkcyjnego – przeglądanie DocuShare bezpośrednio z ekranu dotykowego urządzenia wielofunkcyjnego w celu wyboru miejsca docelowego skanowania

Inteligencja biznesowa – dodawanie właściwości podczas skanowania lub wyciąganie ich z korporacyjnej bazy danych
  • Funkcja przeszukiwania bazy danych
  • Automatycznie tworzenie list wyboru
  • Automatyczne wypełnianie wartości własności
Przepływy zadań związane ze skanowaniem w jednym przycisku – skanowanie dokumentów bezpośrednio do skonfigurowanych wcześniej przepływów zadań
  • Konfiguracja przepływów zadań związanych ze skanowaniem dla danego działu, takiego jak dział finansowy, płatności, dział personalny lub prawny
  • Skanowanie do jednej lub wielu osób w celu uzyskania zatwierdzenia
  • Skanowanie do biblioteki (folderu)
  • Skanowanie do lokalizacji automatycznie uruchamiającej przepływ zadań
Autoryzacja przy użyciu zabezpieczonych kart
  • Obsługa LDAP/Microsoft Active Directory
  • Szyfrowanie i bezpieczne połączenia
  • Natychmiastowy dostęp do wszystkich przycisków skanowania poprzez proste przeciągnięcie zabezpieczonej karty
Środowiska o dużej ilości prac wykorzystujących papier stwarzają liczne wyzwania, włączając wysokie koszty, błędy, obniżoną produktywność, brak miejsca do przechowywania, trudności w zapewnieniu zgodności z przepisami oraz spadek satysfakcji klienta z powodu długiego czasu niezbędnego do odnalezienia dokumentów.

Kluczowe wyzwania

  • Aktualne ankiety branżowe stwierdzają, że firmy są obciążone większą ilością papieru niż do tej pory, a wiele z nich poszukuje najlepszych sposobów na zarządzanie i organizowanie dokumentów.
  • Większość biur nie posiada bezpośredniego połączenia między urządzeniami wielofunkcyjnymi a bazą danych dokumentów, co skutkuje błędami, koniecznością korzystania z wieloetapowego procesu w celu wstawiania zeskanowanych dokumentów, który jest czasochłonny i kosztowny.
  • Zeskanowane dokumenty to zazwyczaj pliki PDF bez możliwości przeszukiwania, co sprawia, że znalezienie krytycznych informacji, gdy są najbardziej potrzebne jest niemal niemożliwe.
  • Produktywność pracownika pozostaje niska, jeśli poświęca on godziny na przeszukiwanie dokumentów papierowych, a także naraża firmę na znaczne koszty.
  • Zapewnienie zgodności z przepisami to nieunikniony koszt prowadzenia działalności dla wielu firm – a zapewnienie zgodności z przepisami rządowymi wymaga łatwego wyszukiwania kluczowych informacji.
  • Utrzymanie zadowolenia klientów jest ważne dla każdej firmy, jednak opóźnienia czasu odpowiedzi mogą w dużym stopniu wpłynąć na doświadczenia i lojalność klientów.
  • Firmy również poszukują najlepszych sposobów na postęp dzięki inicjatywom zrównoważonego rozwoju – a utrzymywanie środowisk biurowych o dużej ilości papieru będzie pociągać za sobą koszty papieru, atramentu, tonerów, energii, transportu, przechowywania i opłat pocztowych.
Integracja MFP z systemem zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM) jest łatwym sposobem na oszczędność dla firmy. MFP mogą pomóc zautomatyzować nużące czynności biurowe, umożliwiając pracownikom skanowanie dokumentów bezpośrednio do obiegu zadań ECM, który automatycznie kieruje dokumenty do poszczególnych działów lub współpracowników.

Dlaczego wybrać markę Xerox?

Dzięki oprogramowaniu Xerox ConnectKey dla DocuShare możesz:
  • Skanować do wcześniej zdefiniowanych przepływów zadań na miejscu lub w chmurze
  • Skanować obrazy przy użyciu jednego przycisku do kolekcji DocuShare, wspólnych folderów sieciowych i wiadomości e-mail
  • Dodawać właściwości podczas skanowania lub pobieranie ich z korporacyjnej bazy danych
  • Łatwo instalować i konfigurować przyciski skanowania dla różnorodnych ustawień
  • Integrować jedno lub wiele urządzeń wielofunkcyjnych i wykorzystywać istniejącą infrastrukturę
  • Tworzyć przeszukiwalne dokumenty w formacie PDF lub PDF-A
  • Przeglądać DocuShare lub foldery sieciowe z poziomu urządzenia wielofunkcyjnego w celu wybrania miejsca docelowego skanowania
Sprytny sposób na wykonanie większej ilości pracy
W celu dodania inteligencji biznesowej do procesu skanowania, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa ConnectKey dla DocuShare umożliwia:
  • Wprowadzanie właściwości w trakcie skanowania w celu automatyzacji wypełniania lub przetwarzania
  • Wyszukiwanie wartości danych w firmowej bazie danych, systemie CRM lub ERP z poziomu urządzenia wielofunkcyjnego i stosowanie ich jako właściwości, pól do wypełniania automatycznego w celu zaoszczędzenia czasu
  • Automatyczne tworzenie nowych kolekcji w trakcie pracy (takich jak nr faktury lub nazwa klienta)
  • Dopasowanie do potrzeb biblioteki przepływów zadań dot. skanowania w MFP, zorganizowanej w wygodną hierarchię szablonów
  • Skanowanie dokumentów do wstępnie skonfigurowanych przepływów zadań, co zapewnia oszczędność czasu i zwiększa efektywność
  • Przyciski skanowania zabezpieczone loginem
  • Wykorzystanie LDAP/Microsoft Active Directory
  • Stosowanie wbudowanych opcji zabezpieczeń i szyfrowania w urządzeniach wielofunkcyjnych Xerox
Nagradzane kopiarki, drukarki i urządzenia firmy Xerox zawierają elastyczne platformy do obsługi szerokiej gamy różnych rozwiązań software'owych. Funkcje oprogramowania mogą się różnić w zależności od modelu produktu.

Drukarka wielofunkcyjna musi obsługiwać platformę Xerox Extensible Interface Platform (EIP) i posiadać zainstalowaną wersję EIP 1.5 lub wyższą.

Wielofunkcyjne

Drukarki Produkcyjne kopiarko-drukarki

Wymagania sprzętoweWymagania dotyczące oprogramowania
  • DocuShare 7.0. lub DocuShare 6.6.1, aktualizacja 3 lub wyższa
  • Aby skorzystać z opcjonalnej wtyczki OCR do DocuShare patrz Wymagania systemu OCR DocuShare.